Tsunami van e-mails dwingt tot maatregelen
Elke dag worden volgens onderzoeksbedrijf IDC zo’n 39,7 miljard persoonlijke e-mails, 17,1 miljard automatische e-mails en 40,5 miljard spamberichten verstuurd. Kantoormedewerkers krijgen gemiddeld 140 berichten per dag. Marsha Egan van IDC meent dat zelfs de drukste e-mailer er iets aan kan doen en gaf een aantal tips aan USA Today:
1. Gebruik geen e-mail alleen om elkaar te ontlopen. Scot Dockter, CEO van PBD: “Ik kon niet geloven dat er collega’s waren die op hetzelfde kantoor zaten en elkaar nooit zagen.” Door de e-mailloze vrijdagen worden er bij PBD nu 75 procent minder berichten verstuurd.
2. Check niet voortdurend je mail, want dat haalt je uit je concentratie. Volgens Egan kan het namelijk vier minuten duren voor je je weer kunt concentreren na het lezen van een nieuwe mail. Jay Ellisson van U.S. Cellular heeft berekend dat de 7000 werknemers minstens anderhalf uur per dag bezig zijn met mails lezen. E-mailloze vrijdagen zorgen ervoor dat er meer tijd is om klantenproblemen op te lossen.
3. Reageer alleen op urgente mails, ook al zijn ze ingewikkeld. De mindere belangrijke berichten kunnen op vrije momenten worden gedaan.