Nederland haalt XBRL-buit nog niet binnen

Daarnaast is serieus werk gemaakt van de inzet van ICT voor het beschikbaar maken van informatie en het stroomlijnen van informatiestromen en rapportages. Een van de methoden daarbij is XBRL, een op XML (Extensible Markup Language) gebaseerde open standaard voor het samenstellen en elektronisch uitwisselen van bedrijfsgegevens. XBRL Nederland en het Nederlandse Taxonomie Project roepen het al jaren, en om het hardst: “Administratieve lastenverlichting voor ondernemers door middel van XBRL.”

Nederlandse taxonomie
Het Nederlandse Taxonomie Project heeft ondertussen een Nederlandse taxonomie opgeleverd. Hierin worden de relevante begrippen en de relaties daartussen beschreven voor meerdere rapportages die bedrijven moeten inleveren bij de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek. Gebruik ervan zou de administratieve verwerking van deze verplichte rapportages sterk vereenvoudigen. Recent onderzoek liet zien dat gemeenten met minder dan 50.000 inwoners bij het uitwisselen van financiële rapportages gemiddeld één tot vier uur per rapportage kunnen besparen, met uitschieters tot zestien uur.
De Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek, de afnemers van informatie, staan te trappelen om de XBRL-rapportages in ontvangst te nemen omdat die zeer goed geautomatiseerd verwerkbaar zijn. Maar er komt bijzonder weinig binnen. Dat doet een mens zichzelf afvragen: “Wil die ondernemer dan helemaal geen administratieve lastenverlichting?”
Het antwoord is: “Natuurlijk wel, maar dat kan de ondernemer, of zijn adviseur, niet alleen!” Daar heeft zijn boekhouder, accountant of belastingadviseur administratieve software voor nodig die XBRL-rapportages of delen daarvan kan maken. En hier worden kansen gemist: de gemiddelde automatiseerder die administratieve software maakt voor de Nederlandse markt heeft de XBRL-ontwikkelingen namelijk niet geïdentificeerd als kans op voordelen voor hem en de klanten. XBRL wordt vooral gezien als extra kostenpost, waarvoor pas ‘echte’ inspanningen worden gestart als de klanten er om vragen. De klanten vragen er echter niet om; het interesseert ze niet hoe het onder de motorkap werkt, als het maar weinig kost. De automatiseerder wil echter pas aan de slag als klanten bereid zijn in de buidel te tasten. Er moeten immers weer programmeurs aan de slag om de extra rapportageformaten uit de toch al zo complexe report-module te persen.
Daar laat de automatiseerder de buit liggen. XBRL biedt juist kansen op meer flexibele applicaties en meer functionaliteit terwijl ontwikkel- en beheerkosten teruglopen. Daarnaast wordt door de specifieke technische mogelijkheden van XBRL het rapportageproces voor de klanten ook nog eens efficiënter en effectiever. In gewoon Nederlands betekent dat dat leveranciers klanten meer kunnen bieden tegen lagere kosten.

Geautomatiseerd
De sleutel daartoe ligt in het feit dat niet alleen XBRL-rapportages, maar ook de achterliggende XBRL-taxonomieën − de programma’s van eisen en wensen ten aanzien van de uit te wisselen informatie − heel erg goed geautomatiseerd verwerkbaar zijn. Hier liggen de kansen voor de makers van administratieve software. Nagenoeg alle complexe materie die betrekking heeft op onder andere structuur, presentatie, navigatie, referenties, documentatie en controleregels van deze rapportages hoeft dankzij deze mogelijkheid niet meer uitgewerkt te worden in hun software. Die hebben de softwareleveranciers gewoon cadeau gekregen met de publicatie van de Nederlandse taxonomie. Om daarvan te profiteren, hoeven de leveranciers alleen maar een koppeling te leggen tussen het gegevensmodel van de rapportages in de taxonomie en het gegevensmodel van hun eigen rapportagemodule. Dat komt neer op het geschikt maken van de rapportagemodule voor het geautomatiseerd importeren van in XBRL opgestelde taxonomieën. Zodra dit gedaan is, kan de gebruiker van de module beschikken over alle eisen en wensen, waaronder het gegevensmodel voor de rapportages, die in een taxonomie zijn gespecificeerd.
Bij administratieve software die een eigen intern gegevensmodel hanteert, zoals het rekeningenschema van boekhoudsoftware, moet de ontwikkelaar vervolgens nog wel de relaties vastleggen tussen de specificaties in de taxonomie en die van het interne gegevensmodel. Als dat gedaan is, kan de eindgebruiker van de administratieve software met een druk op de knop de gewenste informatie in de XBRL-rapportage plaatsen.
Vanaf dat moment kan de eindgebruiker de standaardvoordelen van de rapportagemodule genieten. Informatie die in de door de taxonomie voorgeschreven vorm zijn geïmporteerd, kunnen geautomatiseerd verwerkt worden tot formulieren waarin de te rapporteren gegevens getoond worden, zodat de gebruiker zijn rapportage kan beoordelen en zo nodig aanvullen danwel aanpassen. Vervolgens kan de module alle data met behulp van de taxonomie controleren op structuur, datatypering en controleregels alvorens ze op te slaan en of te verzenden.
Door eenmaal de rapportagemodule ‘echt’ geschikt te maken voor XBRL kunnen alle XBRL-rapportagestromen ondersteund worden, bijna met een druk op de knop. Per rapportage is de enige inspanning het eenmalig realiseren van de koppeling tussen het interne en het XBRL-gegevensmodel. Het implementeren van een veelvoud aan nieuwe rapportages wordt extreem eenvoudig. Denk hierbij aan bedrijfsschappen, banken, verzekeraars en allerhande controleurs en toezichthouders.

Minder inspanning
Op die manier kan de softwareleverancier niet alleen meer doen, het kost ook nog eens minder inspanning. Een volledige XBRL-implementatie helpt immers bij het realiseren van de koppeling ook voor de ondersteuning van een nieuwe extra rapportage. Waar voorheen dikke boeken vol berichtspecificaties nodig waren, is met XBRL de complexe materie die betrekking heeft op structuur, presentatie, navigatie, referenties, documentatie en controleregels van deze rapportages direct in de rapportagemodule beschikbaar en toepasbaar om koppelingen te maken en te testen.Daarnaast helpt XBRL ook nog eens bij het versiebeheer van de door de administratieve software ondersteunde rapportages. Voor volgende versies van de rapportage zullen de gemaakte koppelingen moeten worden gemigreerd. Doordat elke volgende XBRL-taxonomie gedetailleerde versie-informatie in XBRL-opmaak zal bevatten in een zogenaamde versie-linkbase, kan veel van dat werk automatisch worden uitgevoerd. In de versie-linkbase worden zeer gedetailleerde relaties tussen verschillende versies van eenzelfde taxonomiekader vastgelegd, inclusief geautomatiseerd verwerkbare verklaringen en acties van verschillen. Hierdoor wordt voor de XBRL-koppelsoftware inzichtelijk welke koppelingen geldig blijven en welke herzien of gemaakt moeten worden. Het beheer van de rapportagemodule wordt hiermee uitermate inzichtelijk en naar verwachting stukken goedkoper.
Hoe zit het nu met die administratieve lasten? Met de nieuwe goedkopere rapportagemodules kan de boekhouder of adviseur nog sneller voor meer afnemers geautomatiseerd rapportages van betere kwaliteit maken. Tel uit je winst... en die van je klanten natuurlijk!

Ron van Ardenne is directeur van Batavia Business Reporting (www.batavia-xbrl.com)

ron.van.ardenne@batavia-xbrl.com

XBRL in de praktijk
Het realiseren van ondersteuning voor nieuwe rapportages is voor de maker van de administratieve software in het vervolg net zo eenvoudig als het maken van de eerste koppeling. Bij het maken van die koppeling beschikt men dankzij de taxonomie over onder andere structuur, presentatie, navigatie, referenties, documentatie en controleregels van de rapportage. Tegelijkertijd geschiedt het onderhoud bijna als vanzelf middels de versie-linkbase. Nu kunnen de ontwikkelaars dus eindelijk hun creativiteit en energie stoppen in de echte cutting-edge functionaliteit waarmee hun pakket zich onderscheidt van al die andere.