Office 12 bezorgt beheerder extra werk

Tag-schema’s Afgezien van het werk dat een ‘uitrol’ van een nieuwe versie van Office binnen een organisatie oplevert, zal de beheerder moeten zorgen voor een strikt beheer van zogeheten tag-schema’s en moet hij vrijwel zeker orde zien te krijgen in een grote hoeveelheid documenten die opgeslagen zijn in een mix van formaten. Want Microsoft levert wel converters waarmee documenten omgezet worden naar XML, maar dat zal nooit voor honderd procent van de documenten uitgevoerd worden. "Je kunt alles in één keer converteren van.doc naar XML, maar er zullen altijd meerdere bestandsformaten in een organisatie aanwezig blijven. Bij veel grote organisaties wordt heel veel lokaal opgeslagen en dat gaat dan niet mee", zegt Hans van der Meer van Microsoft. "Laat je gebruikers dat zelf doen? Zetten ze er dan allemaal zelf de add on op? Een uitrol-uitdaging, lijkt me. Wij bieden bij een update straks de converters als add ons aan. Zo kan het een automatisch proces zijn. Sommige grote klanten kiezen er echter voor om de update zelf centraal uit te rollen." Daarbij komt dat alleen documenten in Word, Excel en PowerPoint geconverteerd worden; daarin is het gros van de Office-documenten gemaakt. De rest, zoals documenten in Publisher, FrontPage en Infopath, blijft in het oude formaat opgeslagen. Van der Meer: "Ja, de taak van de beheerder wordt daardoor zwaarder, maar de voordelen van XML voor de rest van de organisatie zijn zo groot, dat dat daar tegen opweegt. Bovendien zien klanten het nu nog als een technologiekeuze en over de gevolgen voor het beheer denkt men nog niet na." Want de beheerder moet straks ook zorgen voor een goed beheer van vastgestelde schema van tags in XML. Hierin wordt heel precies omschreven welke tags op welke manier gebruikt worden in een document. Die schema’s kunnen gebruikers zelf maken. Een oliemaatschappij zou daarin bijvoorbeeld kunnen vastleggen welke gegevens nodig zijn om het succes van een olieveld te meten. De schema’s hebben als groot voordeel dat er eenduidigheid is. Het nadeel is echter dat iedereen zo’n schema kan ontwikkelen en ook zou kunnen aanpassen. Beheerders moeten er dan bijvoorbeeld op toezien dat die schema’s niet door iedereen aangepast kunnen worden. "Zij bieden daarmee de garantie dat er een Single Point of Truce is - een punt waar aangegeven wordt wat de juiste informatie is. Dat is een heel nieuwe materie voor beheerders. Het betekent voor hen dat ze dichter tegen de business aan moeten gaan zitten. Maar voor de organisatie zitten er heel veel voordelen aan." De zogeheten Office Open XML Formats zijn vrij beschikbaar.