Google Apps: de mailserver kan gewoon de deur uit

E-mail naar info@bibiotheekmaasland.nl komt al sinds vorig jaar binnen via het Google Apps-account van de bibliotheekorganisatie. Jan de Waal, in feite als enige verantwoordelijk voor de ICT binnen Bibliotheek Maasland, ziet zich sindsdien van veel beheerwerk verlost. “Het draait gewoon, terwijl ik hier geen machine meer heb staan. Het aanmaken van een nieuwe gebruiker is erg eenvoudig. De vernieuwingen rollen automatisch binnen, ik hoef niets meer te installeren. Vroeger hielden we nog wachtwoorden bij, maar dat doen we ook niet meer.”De Waal denkt dat een nieuw bedrijf dat met zijn IT van nul af begint wel gek zou moeten zijn om nog zelf zaken als een mail- en een fileserver neer te zetten. “Ik denk dat veel ICT-afdelingen dit soort zaken tegenhouden, want het ondergraaft hun positie.” Maar ook voor een bestaande organisatie als de zijne was overstappen op Google Apps geen complexe zaak. “Je moet je bestaande mailstructuur omzetten naar Google en daar zijn wij een paar maanden mee bezig geweest.” De Waal doelt op het plannen van het omschakelmoment, het moment waarop de bestaande mailadressen worden ‘doorgelust’ naar de Google-mailserver. In technische zin moeten de MX-records in het DNS door de provider aangepast worden. “Het is perfect gelopen, maar het is even specialistenwerk.” De meeste aandacht vergden vervolgens de 120 medewerkers die van hun sinds 1995 gebruikte mailprogramma Eudora moesten overstappen op de online Gmail-interface.Bibliotheekmanager Hans van Duijnhoven is ook enthousiast geworden. “Sommige mensen worden geacht op meer plekken te werken en om dat allemaal in Novell of zo te gaan regelen, dat is een heel gedoe en met Google Apps hoeft dat niet. Het is nu Gmail, wat agenda’s, en een aantal documenten en spreadsheets. Dat zal langzamerhand steeds meer gaan worden. We zijn de laatste maanden echt bewust documenten aan het maken waar mensen aan kunnen werken en die je dus niet meer eindeloos hoeft door te sturen.” Een in Google Apps bijgehouden gemeenschappelijke evenementenagenda dient sinds kort ook als onderdeel van de website.Reisorganisatie Bizztravel is nu bezig met de implementatie voor 62 medewerkers. “We zijn nog met de voorbereidingen bezig en de gebruikers aan het informeren”, zegt Frank Hart, directeur van Bizztravel-onderdeel NetClever. “Wat wel handig is, is dat Google voorbeeldmailtjes heeft voor de gebruikers als je gaat migreren.” Bizztravel gebruikt nu nog Thunderbird als mailprogramma en een eigen mailserver. Medewerkers zouden Thunderbird kunnen blijven gebruiken maar Hart heeft het liefst dat ze standaard gebruikmaken van de Google-interface, zodat ze daarnaast makkelijk bijvoorbeeld afspraken kunnen maken met Google Calendar en overleggen via Google Talk. Het vervangen van de mailserver is dus niet het uitgangspunt geweest. “Die voldoet op zich prima. Google Apps heeft juist meerwaarde omdat alles online gehost wordt. En het is goedkoper dan wanneer je bijvoorbeeld Exchange aanschaft, zelfs als je voor de betaalde versie van Google Apps kiest. En je kunt het zo gefaseerd invoeren als je wilt.”Die betaalde versie, Premier Edition, biedt voor 40 euro per gebruiker per jaar enkele extra’s, waaronder een gegarandeerde uptime en vooral meer opslag – 25 GB per account in plaats van 7 GB. Frank Hart zegt het in eerste instantie met de gratis versie te gaan proberen. “Maar ik kan me wel voorstellen dat we overgaan. We zijn een reisorganisatie en die maken veel gebruik van agenten in andere landen die foto’s en films versturen. De mailbox raakt snel vol.”Die verwachting had ook De Waal, maar Bibliotheek Maasland werkt nog steeds met de Standard Edition. Van het aanvankelijke voornemen na een tijdje over te stappen naar de betaalde versie omdat dan immers de opslaglimiet bereikt zou zijn, is het nog niet gekomen omdat de opslaglimiet (nu 7 GB) door Google al een paar keer is verhoogd. “En van de 120 gebruikers zijn er maar 30 die enigszins als heavy users aangemerkt kunnen worden. Maar als we naar de betaalde versie van 40 euro per jaar overstappen, moet je dat voor iedereen gaan betalen. Dat zou ik graag anders zien; dan zou ik meteen het betaalde abonnement nemen.” Bizztravel gaat te zijner tijd net als Bibliotheek Maasland ook de Docs- en Spreadsheet-onderdelen van Google Apps gebruiken. Hart: “En wat ik prettig vind: Als je normaal een softwarepakket met een licentie aanschaft, kun je gebruikmaken van de mogelijkheden van het pakket op dat moment en als je meer wilt, moet je upgraden. Maar Google voegt zelf steeds meer nieuwe mogelijkheden toe. Minimaal eens in de week hebben ze iets nieuws verzonnen.” Bibliotheek Maasland is ook in bredere zin bezig met een zo ‘dun’ mogelijke infrastructuur. Voor de komende jaren is echter nog wel voor Microsoft Office gekozen. De Waal denkt dat over een paar jaar weer te kunnen uitfaseren. “Een brief opstellen kun je makkelijk in Docs doen. Maar je moet niet alles tegelijk willen veranderen.”