IT-samenwerking bespaart gemeenten geld

Weliswaar kon de gemeente binnen een dag weer draaien op nieuwe servers, maar: “Het drong toen goed door dat je heel erg afhankelijk bent van ICT”, aldus Ningen. Het tempo waarin de infrastructuur vervangen moest worden, werd hierdoor verhoogd. Besloten werd samen te werken met Grootegast en Marum, die al langer hun ICT gezamenlijk verzorgen. “Samen sta je sterker dan alleen”, verklaart Frits Moorlag, Hoofd automatisering voor Grootegast en Marum, de samenwerking.

Efficiënter
De samenwerking dwong ook een eenduidiger ICT-beleid af, dat uiteindelijk efficiënter bleek. Zo werd gekozen voor eenzelfde platform voor het besturingssysteem en dezelfde infrastructuur. Ningen: “We hebben nu één leverancier. Daar hebben we een vieruurscontract mee afgesloten voor de eventuele calamiteiten.”
Ook beëindigen de gemeentes alledrie begin 2008 de contracten met het uitwijkcentrum in Lelystad. Dat scheelt per gemeente 16.000 euro per jaar. “Wij kunnen het efficiënter zelf regelen met onze buren. Wij zijn elkaars uitwijk. Bovendien is het dichterbij. Want een nadeel was ook dat de uitwijk in Lelystad zit en onze burgers hier.”
Een belangrijke besparing wisten de drie gemeentes tevens te realiseren met een nieuw San. Grootegast en Marum werkten al met een San op glasvezel. Doordat Grootegast en Leek ver uit elkaar liggen, zo’n 25 kilometer, was dit niet geschikt om mee door te gaan. “Glas kan die afstand niet goed overbruggen. Wij wilden dus een San op IP”, zegt Moorlag. Maar die wens was niet eenvoudig te vervullen. “De grote leveranciers, EMC, NetApp en HP, hadden die destijds niet. Ze beloofden wel dat er een ‘over een half jaar’ zou zijn. Maar het leek ons niet verstandig daar op te wachten.” Ze kwamen uit bij EqualLogic, dat wél een San op IP heeft, maar een relatief kleine speler is. “Het kon snel en simpel worden gerealiseerd. Ze konden ons een installatie laten zien in tien minuten. Dat was erg overtuigend.”
Belangrijk voordeel was ook dat het beheer veel goedkoper te realiseren was. “Afgezien van het feit dat ze nog geen San op IP hadden, moesten onze beheerders bij de andere leveranciers allemaal nog eens apart op cursus anders mochten ze er geen beheer op doen. Bij EqualLogic was dat inbegrepen. Eén dag cursus volstond voor de beheerders. Het was dus ook nog eens stukken goedkoper. We hebben het daardoor uit het lopende budget kunnen betalen waardoor we niet een nieuwe aanvraag hoefden te doen bij het bestuur.”
Dat EqualLogic in Nederland een nieuwe en kleine speler is, was geen probleem voor de Groningse gemeentes. “Wij hadden de technologie gezien en die werkte prima. IP is niet nieuw, in de VS draaide het al dus het is een bewezen technologie. Bovendien garandeerde Microsoft de koppelingen ernaartoe.”
Moorlag: “De zekerheid van grote namen kost veel geld. Als je dan voor minder ook iets kunt gebruiken, moet je dat zeker niet terzijde schuiven. Trouwens, de NASA werkt er ook mee.”
Moorlag is tevreden: “We hebben nu 22 TB opslag. Dat staat op 2 locaties: in Grootegast en Leek. Er worden elke dag kopieën gemaakt en overdag snapshots bij wijzigingen. We hebben een compleet gespiegelde omgeving. De backupcyclus gaat geheel via het San.”
Daarnaast is het aantal servers verminderd van circa 35 naar 4, onder meer door gebruik te maken van virtualisatie met VMWare. Ningen: “Door de samenwerking hebben we nu geen 6 maar 2 mailservers, één blackberry-server in plaats van drie en nog maar een databaseserver. Dat waren er ook drie. Dat betekent ook minder beheer.”
Ook de applicaties zijn virtueel gemaakt. Dat vereiste wel een virtualisatie van de applicaties met behulp van SoftGrid, dat inmiddels is overgenomen door Microsoft. “Het vergemakkelijkt de installatie van software en updaten en je kan meer versies naast elkaar beheren.”

Consolidatie
Er is geconsolideerd op Windows Server 2003 als besturingsssyteem. Moorlag: “We zijn gestopt met Novell. Unix en AS400 verdwijnen op termijn.” Op dat laatste draait het GBA van Grootegast nog maar dat is niet makkelijk over te zetten. De gemeentes verwachten echter ook hierdoor te kunnen besparen op beheer, want Unix en zeker AS400 vereisen zeer gespecialiseerd en dus duur beheer. De hardwarekosten zijn er ook fors door verlaagd. Moorlag: “De AS400 kostte bij aanschaf 120.000 gulden. Die is vervangen en door een Windows-server inclusief virtualisatie van rond de 6000 euro.”
Sinds deze zomer vormen de gemeentes een juridische entiteit om samen licenties te kunnen inkopen. Ningen: “Wij hadden bijvoorbeeld licenties over en Marum tekort, maar we mochten dat niet uitwisselen. Straks kunnen we daar gewoon mee schuiven.”