Opdrachtgeverschap staat nog in kinderschoenen
De onderzoekers concluderen dat opdrachtgever zijn over het traject van idee, via uitvoering naar beheer persoonlijke moed vergt.
Het is volgens hen een rol die niet altijd erkend en gewaardeerd wordt, en historisch bezwaard kan zijn met negatieve ervaringen. Het kost doorgaans veel energie om een opdracht met succes door de eigen organisatie heen te laveren. Uit de interviews blijkt dat het vooral aan organisatorische support ontbreekt. Bij gebrek aan ondersteuning dient een opdrachtgever daarom desnoods veranderingen te forceren.
Volgens de onderzoekers wijst dit op onvolwassenheid van de organisatorische ondersteuning en invulling van opdrachtgeverschap. De geïnterviewde organisaties erkennen de behoefte aan betere ondersteuning in processen, organisatie en producten maar hebben nog niet voldoende resultaten hierin bereikt.
De auteurs concluderen dat de organisatiecultuur van opdrachtgeverschap een volwassenheid heeft die zich laat vergelijken met projectmatige werken in de beginjaren 90. Voor projectmatig werken geldt dat de resultaten van professionalisering over de afgelopen vijftien jaar goed zichtbaar zijn. Dit levert voor de betrokkenen een herkenbare en geaccepteerde werkwijze op. In opdrachtgeverschap zien de onderzoekers dit als een nog te behalen doel. Ook hoger management dient zich hier te houden aan de beoogde werkwijze: ‘walk the walk, talk the talk’.
Het opdrachtgever-eigenbeeld laat zich anno 2007 het beste beschrijven als ‘bewust onbekwaam’. De geïnterviewden kunnen goed aangeven waar de pijnpunten van opdrachtgeverschap in de organisatie liggen. Voor aanvang van een opdracht weet een betrokken opdrachtgever vaak al waar, wanneer en waarom de kinken in de kabels gaan komen, maar kan het niet altijd tegenhouden!
In 50 procent van de gevallen geven de respondenten aan dat de organisatie om dit op te vangen, beperkt of onvoldoende ingericht is.
Opvallend is de strikte scheiding tussen business en ICT. Een voorbeeld uit de interviews: de business mag en wil zich niet met de ‘hoe-vraag’ bemoeien (technologie) en vice versa heeft ICT weinig begrip voor de uiteindelijke doelstelling van de business bij de opdracht. Tijdens drie interviews is duidelijk aangegeven dat de businessinspanning (uren) onvoldoende in het project wordt meegenomen. Business en ICT vieren ieder een eigen feestje. Op basis van deze uitkomst adviseren de onderzoekers om het projectbureau liefst buiten ICT te plaatsen, direct onder de operationele directie.
Er is in de interviews een eenduidig patroon te vinden in het gebruik van procedures; men gebruikt ze vooral om verantwoordelijkheden af te schuiven. In de praktijk blijkt vaak dat er aanvankelijk te weinig richtlijnen zijn vastgesteld en vervolgens, bij verlies van controle, stijgt de roep om meer procedures. Op basis van deze bevindingen bevelen de onderzoekers aan dat bedrijven werken aan een organisatiecultuur waarin opdrachtgeverschap professioneel wordt ingevuld. Zorg voor structuur in werkwijze en verlies de afhankelijkheid van de ‘local hero’. Institutionaliseer de juiste stuur- en controlemogelijkheden. /w.westerveld@sdu.nl