Technologie als transformator voor optimale productiviteit

Hoewel de arbeidsproductiviteit in Nederland hoog is vergeleken met andere landen en hoewel het CPB schat dat de Nederlandse productiviteitsgroei in 2019 zal aantrekken, moeten Nederlandse bedrijven niet stilstaan. Om concurrerend te blijven moeten ze innoveren en investeren in technologische ontwikkelingen om de arbeidsproductiviteit op peil te houden en om te zorgen dat werknemers gemotiveerd, productief en gepassioneerd zijn over het bedrijf en de missie.

Hoewel er geen ‘silver bullet’ bestaat om de productiviteit te verhogen, richten vooruitdenkende organisaties hun pijlen steeds vaker op de inzet van technologie. Technologie draagt namelijk bij aan het transformeren van de werkplek; van een plek waar 'het werk wordt gedaan' naar een plek waar medewerkers samenwerken, elkaar inspireren en mooie resultaten bereiken − in minder tijd en met minder inspanning. Onderzoek laat zien dat werknemers dit waarderen. Werknemers vinden het belangrijk dat bedrijven met de nieuwste technologieën werken; een bedrijf wordt hierdoor aantrekkelijker. En uit een recent onderzoek van Dell Technologies in 17 landen, blijkt dat 91 procent van Generatie Z (16 tot 23 jaar) − bij het kiezen tussen vergelijkbare banen − kiest voor het bedrijf dat gebruikmaakt van moderne technologie. Als bedrijven echt de productiviteitstrend willen doorbreken, moeten ze luisteren naar (potentiële) werknemers en bieden wat zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.

Vijf generaties op de werkvloer

In het digitale tijdperk waarin we nu leven is een aantal zaken ingrijpend veranderd, zoals onze manier van socializen, organiseren en de manier waarop we veel taken uitvoeren. Dit zien we ook terug in de relatie die we hebben opgebouwd met technologie. Drie op de tien huishoudens in Nederland (29%) hebben bijvoorbeeld één of meerdere smart home-apparaten. Organisaties die deze relatie tussen mens en technologie niet kunnen bieden in een werkcontext, zullen moeite hebben om talent aan te trekken en te behouden. Talent dat ze nodig hebben om het bedrijf te laten groeien.

Er is geen grotere voorstander van goede technologie op de werkplek dan Generatie Z. Deze nieuwe generatie van werknemers vindt technologie in een organisatie net zo belangrijk als carrièreperspectieven. 'Gen-Z' wordt gevormd door mensen die geboren zijn na 1995 en zijn opgegroeid met bijvoorbeeld touch-technologie in klaslokalen. Zij zijn gewend om digitale tools te gebruiken om samen te werken. Deze manier van werken verandert de dynamiek tussen werkgever en werknemer fundamenteel. Bedrijven moeten bereid zijn hun omgeving aan te passen om tegemoet te komen aan deze verschuiving naar op technologie gebaseerde interactie- en samenwerkingsplekken. Organisaties die dat niet doen, lopen het risico gezien te worden als ouderwets en onaantrekkelijk voor iedereen die gewend is aan mens-machine relaties.

Bedenk wel dat dit slechts één generatie van de vele is die deel uitmaakt van de Nederlandse beroepsbevolking. Het is dus belangrijk om te luisteren naar de behoeften van Gen-Z, maar organisaties kunnen het zich niet veroorloven om de mensen die met legacy-technologie werken, links te laten liggen Het is cruciaal om hier een balans in te vinden door het huidige talent kennis te laten maken met nieuwe technologie, maar niet in hetzelfde tempo als de nieuwe generatie die op de arbeidsmarkt komt.

Werknemersvertrouwen

Fundamenteel is echter dat de technologie moet werken zoals wordt beloofd. Bedrijven die de fout maken hun hardware te upgraden om talent aan te trekken en medewerkers te behouden en tegelijkertijd de back-end-infrastructuur vergeten, voeren een verloren strijd. Als hardware en software niet compatibel zijn, zal dit vertragingen veroorzaken en uiteindelijk een bron van frustratie op de werkplek worden. Bovendien kan downtime van cruciale systemen resulteren in een kostenpost van miljoenen euro’s dankzij gemiste inkomsten en verminderde productiviteit. Dit heeft een negatieve impact op klantvertrouwen, merkintegriteit, maar ook op het werknemersvertrouwen. Denkend aan de eerdere uitspraken over productiviteit is dit downtime die bedrijven zich niet kunnen veroorloven.

Dit alles betekent dat bedrijven bereid moeten zijn om te investeren in technologie, anders worden ze onderdeel van het probleem. Werknemers willen de nieuwste tablets, laptops en smart office-technologie gebruiken om op een productieve manier met elkaar samen te werken, maar deze technologie mag hun totale ervaring niet belemmeren. Downtime en vertragingen zijn zeer storend, dus bedrijven moeten hun IT-omgeving onderzoeken om maximale impact te kunnen hebben.

Technologie en kantoor op elkaar afgestemd

Het in stand houden van een hoog productiviteitsniveau is sterk afhankelijk van de totale ervaring van werknemers. Werkgevers moeten de juiste balans vinden tussen het introduceren van technologie die gebruiksvriendelijk is, een verbeterde service biedt en het moreel van de werknemers verhoogt.

Een goede plek om hiermee te experimenteren is een vergaderruimte. Werknemers verspillen vaak tijd met het wachten op de verbinding bij een conference call of doordat iemand aan de andere kant van de lijn geen compatibele technologie heeft. Behalve dat het frustrerend en storend is, kan het ook de toon zetten voor het hele gesprek, of het nu gaat om een call van 20 minuten of een vergadering van drie uur. 20 procent van Generatie Z brengt tenminste de helft van zijn/haar dag door aan de telefoon, in een videogesprek of een conference call. En de populariteit van conference calls neemt alleen maar toe.

Geïntegreerde Skype-systemen, grote interactieve monitoren en hoogwaardige laserprojectors zijn voorbeelden van enkele fundamentele technologieën. Skype room-systemen helpen werknemers om op afstand contact te houden met werknemers over de hele wereld, terwijl interactieve monitoren de samenwerking tussen werknemers stimuleren en ruimte bieden voor creatieve expressie. Laserprojectoren bieden een professionele, naadloze ervaring die een innovatieve omgeving bevordert. Deze technologieën passen goed bij de verandering naar een meer creatieve, collaboratieve werkplek waar werknemers kunnen inbellen, hun presentaties kunnen delen en live aanpassingen kunnen doen, waar ze ook werken. Deze technologieën kunnen dus in elk kantoor een rol spelen.

Een intelligente assistent is een voorbeeld van een geavanceerde oplossing die op kantoor kan worden gebruikt om de productiviteit te verbeteren. Ondanks de trage adoptie is de verwachting dat de inzet van digitale assistenten zal toenemen; Gartner verwacht dat 25 procent van de werknemers dagelijks virtuele assistenten zal gebruiken in 2021. Tijdens de Consumer Electronics Show van dit jaar werden er veel aankondigingen gedaan over Google Assistent, Amazon Alexa en Apple Siri. Of we het nu leuk vinden of niet, de intelligente assistent zal niet snel verdwijnen. Sterker nog, ze zullen alleen maar toenemen. Zo bevatten inmiddels meer dan 1 miljard apparaten de slimme AI-assistent van Google. Deze assistenten kunnen nuttig zijn op de werkplek; ze kunnen omgaan met eenvoudige beheertaken zoals agendaplanning, zoekopdrachten op internet en to-do lijsten die vaak kostbare tijd en middelen kosten en werknemers afleiden van belangrijk werk. Werkgevers moeten een gedoseerde aanpak hanteren bij de implementatie zodat medewerkers eraan kunnen wennen en ze het meeste uit hun investering kunnen halen.

Technologie en de moderne manier van werken

Veel mensen zijn voor hun werk tegenwoordig niet langer gebonden aan kantoor. Ze kunnen werken op een plaats en tijd die hen het beste uit komt. Hoewel dit een voordeel is voor werknemers, kan het betekenen dat de helft van het personeel op kantoor zit en de andere helft elders. Om dit te laten werken moet het bedrijf technologie bieden waarmee medewerkers verbonden blijven met het bedrijf en tegelijkertijd een naadloze en veilige ervaring hebben.

Thin client-technologie is een kant-en-klare optie. Het is een eenvoudig te beheren oplossing waar geen lokale opslag voor nodig is, het biedt toegang op afstand en kan eenvoudig thuis geïnstalleerd worden of in een andere werkomgeving. Er is bovendien geen zwaar IT-onderhoud nodig. Medewerkers kunnen eenvoudig inloggen op hun systeem thuis en hebben zo toegang tot dezelfde applicatie en bestanden zonder software opnieuw te moeten installeren of bij te werken. Daardoor kunnen werknemers onderweg of op externe locaties net zo productief zijn als op kantoor.

Dit voorbeeld laat zien dat er geen grote veranderingen aangebracht hoeven te worden in een bedrijfsmodel of budget-toewijzingen moeten worden herzien; technologie kan veel eenvoudiger impact hebben. Werknemers zijn het meest productief als ze comfortabel en zelfverzekerd zijn en als ze de ruimte krijgen om samen te werken en innovatief te zijn. Door de juiste technologie te kiezen en samenwerking te bevorderen, zullen organisaties ontdekken dat deze taak een stuk eenvoudiger, goedkoper en minder ontmoedigend is dan aanvankelijk gedacht.

Een modern, vooruitstrevend bedrijf denkt eerst aan technologie. Verouderde, gebrekkige of incompatibele technologie is niet alleen demotiverend en frustrerend voor huidige werknemers, maar het is ook niet aantrekkelijk voor nieuw talent. Door opnieuw te beoordelen hoe technologie in een bedrijf past, moderne manieren van samenwerken te bieden en ervoor te zorgen dat werknemers veilig en efficiënt vanuit huis kunnen werken, kunnen bedrijven de hulpmiddelen bieden die werknemers nodig hebben om hun werk goed en met plezier te kunnen doen.

---

Door: Patrick van de Coolwijk, Managing Director Commercial, Dell Technologies Nederland