Doormodderen of doorpakken?

Maar als we op de “werkvloer” van een (middel)grote onderwijsinstelling of universiteit vragen waar de meeste vragen over gaan, waar mensen 8 uur per dag druk mee zijn, waarom het zo moeilijk is om te voldoen aan wet- en regelgeving en de wensen van studenten en leerkrachten dan lijkt dat in de verste verte niet op de zaken die op de IT agenda staan. Onderwijs instellingen kampen nog dagelijks met hybride systemen waar applicaties als silo’s werken en gegevens uit verschillende bronnen alleen maar gecombineerd kunnen worden door middel van data-extracten, downloads, het overtypen van informatie of hier en daar een point-to-point integratie. Privacy gevoelige informatie zwerft in verschillende vormen door de organisatie en studenten en onderwijzend personeel beschikken niet over één simpel overzicht van alle zaken die met hun studie of studierichting te maken hebben.

Pompen of verzuipen
Het resultaat is dat gedurende 8 weken in de zomer iedereen druk is om te zorgen dat alle wijzigingen in studies, studielocaties, beschikbare leerkrachten, onderwijsmateriaal, budgetten en huisvesting doorgevoerd zijn om het nieuwe studie jaar zonder al te veel brokken te kunnen starten. Tel daar de personeelstekorten over de gehele linie bij op en veel instellingen zullen toegeven dat dit vaak een periode van pompen of verzuipen is. En helaas kiezen veel instellingen er dus voor om te kiezen door doorgaan op dezelfde voet in de hoop dat er ooit verbetering komt.

Simpel en ontnuchterend
Eigenlijk willen we doorpakken want als we er van uitgaan dat 99% van alle benodigde informatie wel ergens in digitale vorm binnen een onderwijsinstelling aanwezig is, waarom hebben we dan zoveel problemen met het aanpassen van systemen, het combineren van gegevens en het bieden van de juiste informatie aan de personen die dat nodig hebben? Het antwoord is even simpel als ontnuchterend; deze systemen zijn vaak niet ingericht om eenvoudig gegevens uit te wisselen daarom is het bijvoorbeeld ingewikkeld, duur en tijdrovend om informatie uit standaardsoftware als OSIRIS of Magister te combineren met gegevens uit andere systemen. Integraties tussen verschillende applicaties moeten namelijk aan heel veel voorwaarden voldoen; mag de persoon die de informatie aanvraagt de informatie wel zien? Moeten er gegevens uit de cloud gecombineerd worden met gegevens uit legacy (on-premise) applicaties? Is de koppeling wel veilig voor hackers en worden alle procedures en regels die we hebben afgesproken wel eenduidig afgedwongen?

Snel en efficiënt oplossen
Met te weinig specialisten, veel nieuwe IT projecten en hoge eisen van het management is het voor veel instellingen niet haalbaar om een apart integratie-team in te richten terwijl men zich echt wel realiseert dat, met de juiste integratie strategie, ook die andere problemen veel sneller, efficiënter en simpeler opgelost kunnen worden. Gelukkig zijn er twee manieren om dit op te lossen:

1. U heeft de juiste mensen om de integraties te bouwen maar het beheer en onderhoud van een volledige iPaaS omgeving is te duur en te tijdrovend. U kunt uw mensen wel beter gebruiken!
2. U wilt dat uw specialisten bezig zijn met zaken waar zij ervaring mee hebben; het oplossen van onderwijs-specifieke IT uitdagingen. En dus laat u het bouwen van integraties en het beheren en beveiligen hiervan over aan specialisten.

In de komende jaren zal het aantal integraties tussen applicaties, systemen en instellingen exponentieel toenemen. De digitalisering, maar ook de toegenomen samenwerking tussen onderwijsinstellingen zijn daar debet aan. Een goed integratie strategie en keuze voor de juiste partners vandaag zal zorgen voor een IT infrastructuur waarmee het in de komende jaren veel simpeler wordt om te voldoen aan alle nieuwe wensen en eisen van de overheid, uw studenten en ow eigen personeel. Neem een specialist in de arm om eens te kijken wat er binnen uw organisatie allemaal mogelijk is.

Meer informatie? Lees dan ook ons whitepaper Onderwijs! Maak een einde aan complexiteit.