Kyocera helpt klanten met procesoptimalisatie

Seminar
In het kader van Put knowledge to work houden we onze klanten via seminars periodiek op de hoogte van relevante thema’s en ontwikkelingen. Op 1 juni jl. stond procesoptimalisering op de agenda. Om efficiënt, flexibel en klantgericht te blijven is het namelijk essentieel dat organisaties hun processen voortdurend verbeteren.

Er zijn vier belangrijke gebieden van procesoptimalisatie:

• Digitalisering van werkprocessen zorgt voor naadloze samenwerking, toegankelijkheid en verbeterde productiviteit. Papieren documenten zoeken en terugvinden is tijdrovend, vooral als een fysiek archief niet optimaal is ingericht. Een digitaal document is altijd toegankelijk, waar je ook bent. Meerdere teamleden kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken en er hoeven geen kosten meer gemaakt te worden voor afdrukken, opslag en distributie van documenten.
• Optimale verwerking van documenten uit verschillende bronnen, waarmee informatie soepeler door een organisatie stroomt, de hoeveelheid handmatig werk vermindert en de nauwkeurigheid verhoogt. Elke organisatie heeft te maken met documenten uit verschillende bronnen, zoals e-mails, webformulieren, fysieke post en externe systemen. Als alle documenten op één locatie staan kunnen medewerkers snel de benodigde informatie vinden, of het nu een e-mail of gedigitaliseerde brief is.
• Geoptimaliseerde goedkeuringsprocessen, die zorgen voor minder vertragingen, betere besluitvorming en efficiëntie. Bij een papieren goedkeuringsproces, waarbij meerdere functionarissen hun goedkeuring moeten geven, komt het nogal eens voor dat het proces ergens blijft steken. Met een digitaal goedkeuringsproces worden de betrokken personen geïnformeerd over een taak en worden ze herinnerd aan een deadline en de status van het goedkeuringsproces.
• Veilige informatieverwerking die voldoet aan wet- en regelgeving, waarmee gevoelige gegevens worden beschermd, vertrouwen wordt opgebouwd en juridische risico’s worden beperkt. Met het toenemend aantal datalekken en de strenge regelgeving voor gegevensbescherming is het van groot belang om prioriteit te geven aan gegevensbeveiliging en compliance. Het versleutelen van bedrijfsinformatie, zowel in rust als in transit, beschermt tegen onbevoegde toegang. Als informatie opgeslagen wordt in veilige, versleutelde opslagsystemen en er regelmatig back-ups worden uitgevoerd verminderd dat de risico’s aanzienlijk. Het uitvoeren van regelmatige beveiligingsaudits brengt mogelijke beveiligingslekken of kwetsbaarheden aan het licht.

Continue proces
Door de huidige werkstromen regelmatig opnieuw te beoordelen, feedback van medewerkers en gebruikers te vragen en gebruik te maken van gegevensanalyses wordt op basis van onderzoeksresultaten duidelijk welke verbeteringen moeten worden doorgevoerd.

Naar aanleiding van de uitkomsten van het assessment kunnen wij ons klanten relevant advies geven, die toegespitst is op hun situatie. Interesse in het laten uitvoeren van een assessment? Klik hier voor meer informatie.