Een mogelijke oplossing voor mislukkende IT projecten

Falende IT-projecten leveren al jaren gespreksstof op in Nederland en gaan vaak gepaard met grote financiële verliezen. Bijna nooit is er één aantoonbare reden voor het mislukken van projecten, maar spelen tal van factoren een grote rol. Om erachter te komen hoe dit bij toekomstige projecten voorkomen kan worden, kijken we in deze serie artikelen samen met experts naar de achtergrond en mogelijke oplossingen. Experts vertellen je hoe je startklaar aan een IT-project begint, hoe je de business erin meekrijgt en waarom vlijmscherpe doelstellingen onmisbaar zijn. In het dit deel van deze reeks, vertelt Jonathan Wigmans (Lead UX Designer bij LINKIT) waarom IT-projecten mislukken en legt hij uit hoe je het faalrisico minimaliseert door Design Thinking toe te passen. “Want door het voortraject goed aan te pakken, voorkom je mislukkingen”, zegt Jonathan.

Oorzaken van falende projecten

Een mislukt project, het is de angst voor iedere organisatie. Het falen kan verschillende oorzaken hebben, maar er zijn ook veelvoorkomende redenen zo legt Jonathan uit. “Vaak heeft het te maken met een slechte planning, onrealistische deadlines of een gebrek aan kwaliteitsborging. Oorzaken die ertoe leiden dat klanten, gebruikers en medewerkers ontevreden raken.”

Ook is een andere reden waarom IT-projecten stroperig verlopen: het gebrek aan betrokkenheid van belanghebbenden. Jonathan: “Wanneer belanghebbenden onvoldoende betrokken zijn bij het project, mist er relevante input. Dat resulteert aan een gebrek aan richting en onvoldoende aansluiting op hun behoeften.”

Omarm het daadwerkelijke probleem

Het begint dus met het achterhalen en omarmen van het daadwerkelijke probleem, waarbij de te ontwikkelen oplossing waarde moet toevoegen aan de (eind)gebruikers. “Vaak is vooraf niet helder welk probleem opgelost moet worden, met als resultaat dat er een wirwar van ‘oplossingen’ ontstaat en applicaties in gebruik worden genomen die niet doen wat ze zouden moeten doen.”

Een van de manieren om je IT-project goed te starten en succesvol te doorlopen, is Design Thinking. Deze procesgerichte benadering van probleemoplossing (en innovatie), richt zich op het begrijpen van de behoeften van gebruikers en het creëren van oplossingen die aansluiten op deze behoeften. Jonathan: “Zie het als een framework waarmee je werkt als een designer, zodat je problemen op doelgerichte en effectieve wijze kunt oplossen.”

Zie het als een framework waarmee je werkt als een designer, zodat je problemen op doelgerichte en effectieve wijze kunt oplossen.

Praktische, strategische methode

Design Thinking is een praktische, strategische methode om te achterhalen of je de juiste weg bent ingeslagen. “Is wat we doen het juiste? Heeft het de impact die we willen?”. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de Scrum-methode (dat gericht is op het bouwen en uitwerken van zaken), bepaal je met Design Thinking de juiste richting. In feite wordt Design Thinking ook wel als het voortraject gezien, waarna Scrum kan worden ingezet om de ontwikkeling van het product uit te voeren.

Deze methodiek bestaat uit verschillende principes: empathie (het begrijpen van de gebruikers en hun probleemervaring), definieer (het definiëren van het probleem), ideate (ideeën genereren om het probleem op te lossen), prototype (het ontwikkelen van een prototype) en als laatste de test (het testen van het product met de gebruikers).

“Tijdens het proces kruipen we in het hoofd van de gebruikers, zodat we hen écht begrijpen. Op die manier ontstaan er creatieve oplossingen die aansluiten bij de daadwerkelijke behoeften en wensen van de gebruiker”, aldus Jonathan. “Bovendien resulteert deze methodiek tot een hogere werknemerstevredenheid, verbeterde efficiënte en meer (bedrijfs)innovatie omdat alle betrokkenen hebben bijgedragen aan de oplossing cq. het eindproduct.”

Op zoek naar de kernvraag

Dat Design Thinking daadwerkelijk kan helpen bij het voorkomen van een falend IT-project, blijkt wel uit het voorbeeld dat Jonathan geeft. “We hebben intensief traject doorlopen met een klant die actief is in het leggen van leidingen voor warm- en koud water in kantoorpanden. Deze gebouwen hebben vaak een oppervlak van 20.000 m2 tot 50.000 m2 en talloze bochten, verschillende diktes en aan- en afsluitpunten in het leidingsysteem. Al deze variabelen (in totaal ruim een half miljoen, red.) werden bijgehouden in een Excel-sheet. Hun vraag was dan ook of we hier een efficiëntere oplossing voor konden bedenken.”

Maar in plaats van lukraak een applicatie te ontwikkelen waarin alle data zou worden gebundeld, was het voor Jonathan en zijn team veel interessanter om te weten welk probleem er achter het Excel-sheet ten grondslag lag. “Na verschillende sessies met de klant bleek dat er verschillende Excel-versies in omloop waren, ze onvolledig waren en de kennis van Excel niet wijdverspreid was door de organisatie. Samen zijn we intensief op zoek gegaan naar de oorzaak van het probleem en hebben we een kernvraag opgesteld vanuit waar we zijn gaan ontwikkelen en testen. In zo’n drie maanden tijd hebben we binnen LINKIT uiteindelijk een applicatie ontwikkeld waar alle eindgebruikers ongelooflijk enthousiast over waren en ze veel efficiënter kunnen werken.”

Samen zijn we intensief op zoek gegaan naar de kern van het probleem en hebben we een kernvraag opgesteld vanuit waar we zijn gaan ontwikkelen en testen.

Champagne ontkurken

“Binnen LINKIT hebben we de kennis van Design Thinking en kunnen we met ons team zelfs binnen een week tot een prototype oplossing komen”, geeft Jonathan aan. “Dit noemen we de ‘Design Sprint’, een workshop van vier dagen waarmee we samen met de klant razendsnel van idee tot geteste oplossing komen. Een intensieve week, maar haast onmisbaar om uiteindelijk samen (met de business en de IT) een probleem op te lossen.”

Jonathan Wigmans - Lead UX Designer
Jonathan (40) heeft Bestuurskunde gestudeerd en werkt als Lead UX Designer bij LINKIT. Samen met zijn collega’s helpt hij bedrijven hun IT-projecten tot een succesvol eind te brengen, waarbij Design Thinking een grote rol speelt.