Aanbestedingen en RFP's botsen met de uitdagingen in de zorg

De wereld van de zorg verandert, de uitdagingen zijn groot en complex. In mijn gesprekken met zorginstellingen zijn onderstaande uitdagingen eerder regel dan uitzondering. Bestuurders en IT-verantwoordelijken in de zorg hebben te maken met:

• Oververmoeid en overbelast zorgpersoneel door de enorme werkdruk en doordat er met minder beschikbare zorgmedewerkers steeds complexere zorg moet worden geleverd:
• IT wordt door steeds snellere technologische ontwikkelingen en strengere wetgeving steeds complexer;
• De sector moet bewegen naar online behandelen waarbij e-health en de inzet van arbeidsbesparende technologie steeds belangrijker wordt;
• Pilots worden gestart, maar komen niet goed van de grond;
• Door krapte op de arbeidsmarkt zijn gekwalificeerde IT’ers lastig te vinden en te behouden;
• IT heeft moeite om het tempo van innovaties bij te benen;
• De vertaling van strategie (Raad van Bestuur/Directie) naar uitvoering en concrete oplossingen is lastig.

De druk en noodzaak om te vernieuwen en te investeren in zorginnovatie is groot, maar door alle uitdagingen moeilijk van de grond te krijgen. En die complexe uitdagingen kunnen in mijn optiek het beste aangegaan kunnen worden door te starten met een gesprek en gerichte aanpak.

Toch komen we nog vaak tegen dat er een aanbesteding in de markt wordt gezet met de verwachting dat dat de beste IT-oplossing gaat geven in dit complexe speelveld. Waarom botsen RFP's, oftewel aanbestedingen met het aanpakken van de IT-uitdagingen?

De werkwijze is dat de uitgenodigde inschrijvers op papier worden beoordeeld. De eerste echte persoonlijke kennismaking tussen zorginstelling en mogelijk nieuwe IT-leverancier vindt vaak pas plaats in de eindronde. In de eindronde komen de potentieel nieuwe IT-partijen zichzelf voorstellen en lichten zij het ingediende voorstel met hun oplossing toe. Op basis hiervan moet er dan een nieuwe IT-partner worden gekozen en wordt er vaak een meerjarige IT-overeenkomst aangegaan.

Ik vind het niet gek dat zorginstellingen koudwatervrees hebben om zo’n beslissing te nemen, op basis van een beoordeling en een enkel gesprek. Want wat zijn de mogelijke risico's na ondertekening die kunnen opdoemen? Denk maar aan:

• Is de IT-partner nog steeds die meegaande partij na het zetten van de handtekening?
• Hebben ze echt de ervaring in vergelijkbare trajecten?
• Gaat hun aanpak en oplossing ons vandaag, morgen en overmorgen echt verder helpen in de broodnodige digitale transformatie?
• Hebben ze niet te minimaal aangeboden en komen we later niet alsnog voor hoge kosten te staan?

En zo zijn er natuurlijk nog veel meer vragen die beslissingsnemers in de zorg zichzelf stellen als ze uiteindelijk de knoop doorhakken. Het zijn hele legitieme vragen en ook heel begrijpelijk als je een langjarige IT-beslissing moet gaan nemen.

RFP – ja of nee?

Kijk, natuurlijk beantwoorden we altijd een RFP van een zorginstelling, want dat is nu eenmaal hoe het werkt. En ik ga niet de barricades op, omdat ik vind dat zorginstellingen moeten stoppen met het uitsturen ervan. Maar wat ik elke keer wel merk, is dat als wij rechtstreeks en vanaf het begin met een zorginstelling in gesprek gaan, over wat je als zorginstelling wilt bereiken, dat dat zoveel waardevoller is dan sec op papier beantwoorden.

In zulke gesprekken groeit het oorspronkelijke plan tot een groter iets, doordat mijn collega's de ervaring hebben en meedenken. Daardoor kan de echte zorgvernieuwing op gang komen, want ze brengen nieuwe ideeën in en weten wat werkt. Die synergie is fantastisch om te merken, want je bent dan geen leverancier versus afnemer meer, maar werkt van begin af aan als partners samen.

Die synergie ontstaat doordat we consultants hebben die de zorg van binnen en buiten kennen. Mijn collega's Marcel Laan, Eric Huskes, Hayo Swierstra en Maayan Martens zijn al jaren werkzaam in het zorgdomein en hebben in diverse soorten en maten IT- en zorginnovatieprojecten geleid. Ze weten dus ook wat er nodig is wanneer een project vastloopt, er tegenstand is en hoe belangrijk het is dat IT gewoon werkt in de zorg.

Wat is onze ideale aanpak?

Vaak starten we met het vertalen van de strategische organisatiedoelen naar een IT-visie, omdat die vertaling nog ontbreekt. Vanuit de IT-visie ontwikkelen we samen met de organisatie een meerjarenplan voor IT die wordt onderbouwd met een businesscase. Dit is een roadmap waarin we stap voor stap de aankomende jaren schetsen om overzicht, samenhang en logische volgorde in de veelheid der dingen te creëren.

Samen met de betreffende zorginstelling bewandelen we de roadmap en adviseren of ze dit zelf kunnen doen of beter kunnen laten doen. De vertaling van architectuuruitgangspunten naar deelprojecten volgt daaruit.

Het succes ontstaat dus door samen met de zorgorganisatie aan de voorkant mee te denken en vanuit die basis samen verder te bouwen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen door de slimme inzet van ICT.

Die synergie (of noem het magie) krijgt weinig kans om te groeien bij een RFP of aanbesteding. Daardoor is het pad naar succes langer en lastiger en in het ergste geval eindigt het voortijdig, zonder resultaat. En dat terwijl zorginstellingen zitten te springen om innovatie.

Herken je de uitdagingen en wil je gewoon eens een eerste gesprek hebben met mijn collega's en mij hierover? Stuur me een berichtje.