De adoptie van Copilot: ‘niet iedereen heeft hetzelfde nodig’

Wat is het rendement op AI?

Wat mij opvalt is dat veel mensen een beetje achter elkaar aan lopen als het gaat om artificial intelligence. De grote belofte is dat alles beter, productiever en efficiënter gaat worden bij het gebruik van AI. En dat enthousiasme vind ik op zich niet vreemd. Het werken met Copilot heeft bijna iets magisch: je stelt een vraag of geeft een opdracht en na een paar seconden verschijnt het resultaat op je beeldscherm, hoe complex de vraag ook is.

Wat ik vaak mis is een duidelijke visie op de manier waarop AI concreet waarde gaat toevoegen voor organisaties. Want er zijn veel testfases, demo-omgevingen en zeg maar ‘digitale speeltuinen’ geweest om de mogelijkheden van AI te ontdekken. Maar als het daarbij blijft, dan denk ik eigenlijk dat de tools daarvoor te duur zijn. Het is belangrijk om eerst na te denken over de meerwaarde van Copilot, in plaats van simpelweg te zeggen: ‘kijk eens hoe geweldig het is’. Want alleen wanneer u eerst nadenkt over wat u ermee wilt bereiken, kan het echt voor uw organisatie gaan werken.

Ontwikkel een visie op twee niveaus

De vraag moet dus zijn: wat kunt u met AI en wat niet? Wat kan AI? Bij PQR hebben we een visie op digitaal werken die ook op de adoptie van Copilot voor Microsoft 365 kan worden toegepast. Daarbij kijken we zowel naar de organisatie als geheel, als naar de individuele medewerker.

De manier waarop wij zelf binnen PQR omgaan met Copilot is daar een goed voorbeeld van. We beleggen sessies met bijvoorbeeld service delivery management en finance om op afdelingsniveau te bekijken hoe Copilot het werk kan vergemakkelijken of de productiviteit verhogen. Daarbij gaan we met behulp van persona’s en profielen heel specifiek in op de best passende variant van Copilot voor een afdeling. Een typische toepassing die veel waarde toevoegt voor finance is wanneer we met Copilot mensen kunnen helpen zelfstandig complexe dingen binnen Excel voor elkaar te krijgen, waar ze normaal Google of de hulp van collega’s voor nodig hebben.

Naast de organisatorische aspecten moeten natuurlijk ook de gebruikers worden ondersteund bij hun persoonlijke adoptie van AI. Hoe kunnen ze een goede prompt schrijven en die aanscherpen, zodat ze het maximale uit de mogelijkheden van Copilot halen? Er zijn trouwens nu al ongeveer 20 varianten van Copilot voor Microsoft 365 en de mogelijkheden ontwikkelen zich in een razend tempo. Daarom moet adoptie dus ook een continu proces zijn.

AI werkt niet voor iedereen

Accepteer ook dat Copilot niet voor iedereen werkt. We hebben de mogelijkheden binnen onze servicedesk onderzocht, die dag en nacht met klanten werken. Daar biedt Copilot op dit moment nog geen toegevoegde waarde. Veel klanten bellen namelijk naar de servicedesk en omdat Copilot geen voice ondersteunt, is het niet in staat de noodzakelijke informatie of vraag uit het gesprek te herleiden.

Onze aanpak

Ik schreef al in een eerdere blog: IT-adoptie is een veranderproces en daar moet je mensen in meenemen. Bij de klassieke adoptietrajecten voor een applicatie of moderne werkplek is dat vooral op de persoon gericht. Bij Copilot is het op een hele groep of keten binnen de organisatie gericht. Copilot voor Microsoft 365 maakt het namelijk mogelijk om sommige werkzaamheden compleet anders in te richten. Denk aan een offerte die met behulp van Copilot wordt gemaakt. Die bestaat uit allerlei stukken informatie en daar zit een hele keten mensen en afdelingen aan vast. De adoptie van AI is dus veel meer een vraag hoe je met de processen omgaat en hoe je maximale waarde creëert.

Mijn advies: think big, start small

De praktijk is nu vaak: laten we de licenties aanschaffen, dan zien we in de praktijk wel hoe we ze inzetten. Het risico: voor u het weet bent u maanden verder en zijn er veel kosten gemaakt met weinig rendement. Ik adviseer een stapsgewijze aanpak, want als u het in één keer te groot aanpakt dan krijgt u geen perfect resultaat. Begin met een klein aantal licenties en schaal op wanneer de toegevoegde waarde is aangetoond.

Wij ondersteunen u graag bij uw komende Copilot-reis, onder andere met:

• Inspiratiesessies over de mogelijkheden en voordelen van Copilot voor Microsoft 365.
• Het in kaart brengen van uw bestaande IT-omgeving en uw data governanceprocessen.
• Het uitvoeren van de noodzakelijke aanpassingen en maatregelen.
• En uiteindelijk natuurlijk het adoptietraject, het leveren van de licenties en een gefaseerde uitrol.

Wilt u hier meer over weten?

Kies de weg van de minste weerstand en maak van adoptie een onderdeel van uw AI-strategie. PQR helpt u graag op weg. Wilt u een keer van gedachten wisselen over dit onderwerp? Neem dan contact met me op via Jeroen.Laurijsen@pqr.nl.