De Britse gemeente Cardiff stroomlijnt HR-processen

De afdeling HR- en salarisadministratie nam hiervoor bijvoorbeeld de personeelsbezetting en de systemen onder de loep, omdat het niet-gestandaardiseerde processen had en ook geen e-HRM tools gebruikte zoals Employee Self Service (ESS) en Manager Self Service (MSS). Hierdoor had de afdeling beperkte mogelijkheden in het inzien en controleren van bijvoorbeeld urenregistratie.

Ook maakte het kennisbeheersysteem geen gebruik van bedrijfsbrede beleidslijnen en procedures. Er waren meerdere varianten van formulieren en processen die tot verwarring bij de eindgebruiker leidde. Voor elf processen werden er ruim 88 loonformulieren gebruikt. Daarnaast werden meerdere systemen gehanteerd voor dezelfde functie en waren silo's ontstaan. Zo werden er bijvoorbeeld 11 verschillende documentbeheersystemen en 13 casebeheersystemen gebruikt in combinatie met papieren processen.

Geïntegreerde oplossing

Om hier verandering in te brengen koos de gemeente Cardiff voor het Framework Oriented Architecture (FOA) -model van TCS om zo aan een goede oplossing te bouwen. TCS heeft een geïntegreerde oplossing voorgesteld met TCS DigiGOV, om de HR-bedrijfsprocessen van de gemeente te configureren volgens hun beleid en te integreren met een bestaande SAP-salarisoplossing. De belangrijkste SAP-salarismodules bleven behouden, terwijl een complete HRMS-oplossing werd geleverd met behulp van het flexibele en schaalbare DigiGOV-framework met Rapid Transformation Methodology.

Het nieuwe HR-platform maakt het mogelijk om realtime financiële implicaties als gevolg van ziekteverzuim in de hele gemeenteraad te identificeren en individuele prestaties te monitoren en te beoordelen. Daarnaast geeft het platform medewerkers 24/7 toegang tot hun persoonlijke dossier om bijvoorbeeld verlofaanvragen in te dienen. De oplossing is bovendien smartphone-compatibel en is toegankelijk vanaf alle apparaten.

Contact

Met een kloksysteem kunnen werknemers hun werktijd registreren in overeenstemming met de Regeling Flexibele Werkuren. Ook leverde TCS een 'digitaal communicatieplatform' bovenop het DigiGOV-framework waarmee de gemeente haar personeel altijd en overal kan bereiken. Toen de pandemie uitbrak, hielp het platform de Raad om in contact te blijven met werknemers.

“Ik heb vanaf het begin met TCS gewerkt en ik waardeer de relatie en de flexibiliteit van TCS enorm. Ik ben altijd van mening dat het de mensen zijn die ertoe doen in relaties en we hebben het geluk gehad dat de diverse TCS-teams waarmee we hebben gewerkt allemaal uitstekend waren – dit kan geen toeval zijn,” zegt Phil Bear, hoofd ICT van de gemeente Cardiff.