Hoe je bedrijfsregels beheert en zorgt voor universele implementatie

Ondanks de duidelijke voordelen van het gebruik van bedrijfsregels hebben veel bedrijven echter moeite om deze effectief te implementeren en te beheren. Medewerkers moeten de juiste ondersteuning krijgen om ervoor te zorgen dat bedrijfsregels altijd op het juiste moment naar voren komen en dat de regels zelf goed georganiseerd en onderhouden worden.

Een obsessie met processen

Elke organisatie heeft beleid, criteria, ‘checkpoints’ en regelgeving (intern en extern). Deze helpen u specifieke doelen te bereiken en zorgen ervoor dat de belangrijkste waardedrijvers en ‘must haves’ worden bereikt.

Het is verstandig om een organisatie op een bepaalde manier te runnen. De tendens is echter om deze dingen puur in termen van processen te beschouwen – waarbij de specifieke volgorde wordt beschreven waarin dingen worden gedaan, en door wie. Hoewel processen erg belangrijk zijn, slagen ze er niet in de ingewikkelde details vast te leggen, en elke poging om details toe te voegen aan het procesdenken creëert een laag van extra complexiteit met beperkte transparantie.

Bedrijfsregels kunnen daarentegen slechts een paar woorden gebruiken om veel details vast te leggen over de specifieke voorwaarden en criteria die van toepassing zijn op acties. Bedrijfsregels vormen een integraal onderdeel van elk proces in je organisatie. Bedrijfsregels gebruiken ook natuurlijke taal om dergelijke criteria en voorwaarden voor acties uit te drukken, wat perfect het zakelijke perspectief weerspiegelt.

Deze kijk op bedrijfsregels heeft krachtige implicaties voor hoe organisaties functioneren. Neem bijvoorbeeld gebieden zoals supply chain-optimalisatie, inkoopvoorwaarden en e-commerce logistiek, waar processen direct kunnen veranderen om zich aan te passen aan nieuwe regels als gevolg van veranderende marktomstandigheden en regelgeving.

Een voorbeeld van een bedrijfsregel kan iets zijn als “wanneer een klant een bestedingsdrempel van X bereikt, moet er contact met hem worden opgenomen door een adviseur”. Of ‘als een bestelling naar land X wordt gestuurd, dan moet dat via logistiek bedrijf Y.’

Een eenvoudige zin zegt precies wat je wilt dat er gebeurt. Deze regels kunnen slechts een paar woorden zijn, maar ze kunnen worden toegepast in veel verschillende contexten. Het is echter essentieel dat de juiste regel tevoorschijn komt wanneer dat nodig is. Hoe kan dit worden bereikt?

Wereldwijde normen voor het vastleggen en beheren van bedrijfsregels

In 2008 kwam de Object Management Group met een internationale standaard voor bedrijfsregels: Semantics of Business Vocabulary and Rules (SBVR). Met deze mondiale standaard werkt de USoft Studio-oplossing voor het beheer van bedrijfsregels.

SBVR is een taalstandaard die bedrijfsregels duidelijke standaarden geeft, vergelijkbaar met bekende standaarden die voor processen worden gebruikt. Business Process and Model Notation (BPMN) is bijvoorbeeld de standaard die wordt gebruikt voor processen, waardoor deze in een soort stroomdiagram worden geplaatst. Op dezelfde manier maakt SBVR het mogelijk dat regels op een uniforme manier worden afgehandeld door verschillende software en platforms.

Bedrijfsregels geschreven in SBVR zijn ‘atomischer’ dan processen. In tegenstelling tot processen, die alleen als geheel goed kunnen worden begrepen en geëvalueerd, kunnen regels afzonderlijk op geldigheid worden onderzocht. Dit maakt het voor een organisatie gemakkelijker om naar zijn regels te kijken en zich af te vragen: ‘Is dit hoe we willen dat het is?’ Het betekent ook dat individuele regels kunnen worden bijgewerkt of verwijderd, zonder dat hoeft te worden nagegaan waar de regels worden toegepast; wanneer de regel verandert, wordt elk proces dat hiervan gebruik maakt ook bijgewerkt.

Als we kijken naar de impact die dit heeft op softwareontwikkeling, is het duidelijk dat bedrijfsregels veel nauwer aansluiten bij moderne benaderingen van softwareontwikkeling (zoals low-code, Scrum/Agile), terwijl BPMN bijna een watervalbenadering vereist. Met regels bent u beter voorbereid op toekomstige innovatie.

Eén database

Bedrijfsregels kunnen alleen werken als ze worden gecombineerd met een goed gedefinieerd zakelijk vocabulaire. U wilt een database met onderling verbonden regels, termen en definities die gemakkelijk te onderhouden is.

De regels kunnen in veel verschillende contexten worden gebruikt, maar ze worden slechts één keer vastgelegd. Het resultaat is dat u één compacte, goed zichtbare en unieke bron van waarheid heeft voor de hele organisatie.

Met één database is het veel eenvoudiger om softwaretools te gebruiken die kunnen helpen bij het implementeren van de juiste regel op het juiste moment, zonder enige menselijke inspanning.

Weerstand tegen bedrijfsregels

Een van de redenen waarom bedrijven moeite kunnen hebben met het implementeren van een op regels gebaseerde organisatie, is interne weerstand tegen verandering. Als je deze verbetering succesvol wilt doorvoeren, moet dit frontaal worden aangepakt. Hoewel veel mensen snel het voordeel inzien van het gebruik van kleine stukjes tekst om te definiëren hoe een orgnisatie werkt, hebben anderen enige overreding nodig.

Verandermanagement

Mensen houden van het gevoel van kennis en controle dat stroomdiagrammen hen geven, en voelen zich meer op hun gemak als ze in deze termen denken. Visuele denkers zullen zich natuurlijker aangetrokken voelen tot kleurrijke vakken en knoppen dan tot een lijst met eenvoudige tekst. Het opgeven van deze bronnen van comfort zal voor hen onnatuurlijk aanvoelen, dus verandermanagement is nodig en de voordelen moeten duidelijk zijn.

Niet nieuw, maar verbeterd

Het is belangrijk om te benadrukken dat je al bedrijfsregels gebruikt, alleen niet op een bijzonder effectieve manier. De meeste bedrijven wisselen voortdurend grote hoeveelheden documenten uit die in een of andere vorm bedrijfsregels bevatten – alleen doe je het nu in een vereenvoudigd en zichtbaar systeem.

Makkelijk maken

Een andere belangrijke factor bij de implementatie komt voort uit hoe gemakkelijk je het maakt om bedrijfsregels in een praktische omgeving te gebruiken, bijvoorbeeld met de USoft Studio-oplossing. Dankzij je compacte database met bedrijfsregels kan dit soort tooling er eenvoudig voor zorgen dat de juiste regels worden toegepast wanneer dat nodig is. Dit kan een grote last van collega’s wegnemen en innovaties mogelijk maken, zoals webapps, die je bedrijfsregels in nieuwe contexten gebruiken. Wat de toekomst ook brengt, het is gemakkelijker om je aan te passen met een database met regels.

Klein beginnen

De meeste bedrijven zien het grootste succes bij het implementeren van regels als ze klein beginnen, leren, verbeteren en het proces opschalen. Dit komt omdat het helemaal aan het begin van deze verandering een steile leercurve kan zijn.

Je goed gedefinieerde project moet iets zijn dat relatief eenvoudig is, maar met een duidelijke drijfveer voor verandering – iets met waarde, maar dat duidelijk verbetering behoeft. Door op deze gerichte manier te beginnen, met een klein project, is het veel gemakkelijker om naast bekende systemen te werken waar mensen aan gewend zijn, en de praktijk geleidelijk op te bouwen.

Bedrijfsregels verbinden met business software, ERP’s en oudere software.

Het creëren van bedrijfsregels met natuurlijke taal is eenvoudig. Het lastige is ervoor te zorgen dat de juiste regels komen wanneer ze nodig zijn.

Het is goed om te weten dat er softwaretools bestaan die specifiek zijn gemaakt voor het beheer en de toepassing van bedrijfsregels, en dat deze naadloos kunnen samenwerken met bedrijfssoftware, softwareontwikkelingsprocessen en andere scenario’s. Deze staan bekend als rules engines.

Wanneer mensen nadenken over software voor bedrijfsregels, maken ze vaak vergelijkingen met inferentie-engines, die enkele overeenkomsten vertonen. Dit zijn echter zeer gespecialiseerde tools, die werken volgens een specifieke procedure met een beslisboom om tot een antwoord te komen.

Een rules engine kan daarentegen veel rijker en krachtiger zijn in een zakelijke context. Regels kunnen worden gebruikt in meerdere scenario’s en beslissingsbomen, en door gebruik te maken van een rules engine kunnen ze worden toegepast op verschillende soorten bedrijfssoftware, waarbij gegevens cruciaal zijn.

USoft biedt op regels gebaseerde tooling op twee niveaus. Op een bepaald niveau bouwt een rulesengine een netwerk van regels in natuurlijke taal, omdat deze automatisch begrijpt hoe deze regels met elkaar in verband staan en wanneer ze naar boven moeten komen. Op een ander niveau implementeert een rulesengine feitelijk sets regels door deze om te zetten in werkende bedrijfssoftware.

Wanneer we worden geconfronteerd met de uitdaging van oudere software, bieden bedrijfsregels een unieke kans. Door de atomaire aard van regels kunnen bedrijven hun betrouwbare, bestaande software op een effectieve manier stukje bij beetje reverse-engineeren, door naar elk specifiek proces en elke context te kijken en daaruit relevante regels af te leiden.

De bijzondere eigenschappen van bedrijfsregels zijn ideaal voor het ontwikkelen van moderne bedrijfssoftware, omdat ze organisaties in staat stellen precies te modelleren wat de software moet doen om specifieke doelstellingen te bereiken. Deze duidelijkheid is belangrijk, omdat ruim 40% van de softwareprojecten het budget overschrijdt en 30% geheel mislukt. De oorzaak hiervan is vrijwel altijd dezelfde: onduidelijke behoeften en inconsistente eisen.

Met een op regels gebaseerde aanpak begint alles met een bedrijfsregel die het perspectief van de organisatie weerspiegelt, en wordt de samenwerking tussen business en IT veel duidelijker gemaakt.

Lees meer over Usoft Studio en hoe het je kan helpen uw projecten goed en op tijd af te ronden, inclusief functies die de samenwerking verbeteren, inconsistenties detecteren en je helpen met het nauwkeurig vastleggen van processen en bedrijfsregels.