12 actiepunten krijgen big-data klein

Een klein, maar significant aantal (11 procent) van de respondenten zegt dat hun hogere leidinggevenden het punt niet zien.

Gebaseerd op klassieke principes

Voor het onderzoek werden 760 uitvoerende leidinggevenden ondervraagd, actief in de IT, marketing, klantenservice en juridische afdelingen van vijf branches in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. De bevindingen roepen het beeld op van een grote groep middelgrote bedrijven die de weelde van een overvloed aan informatie ervaren als een last. Om dat leed enigszins te verlichten reikt informatiebeheer-dienstverlener Iron Mountain bedrijven de helpende hand in de vorm van een plan met 12 actiepunten, die lijken te zijn gebaseerd op verrassend klassieke beheerprincipes:

1. Begin bij het einde. Beschrijf de zakelijke doelstellingen en baseer daar de Big Data-strategie op.

2. Verklein het probleem en maak het beheersbaar. De informatiewereld verandert zo snel dat het onmogelijk is de perfecte oplossing te vinden die alle situaties dekt. Beslis waar de grootste kansen en risico´s liggen en richt daar de beschikbare tijd en middelen op.

3. Krijg greep op binnenkomende data. Prioriteer binnenkomende data, bepaal wat bewaard moet worden en gooi de rest gewoon weg. Big Data zijn soms rommelig, verspil er geen tijd aan alles te ordenen - besteed aandacht aan wat het bewaren waard is.

4. Maak een plan voor de rest. Gebruik hulpmiddelen en richt processen zo in, dat de informatie wordt gesegmenteerd en de broninformatie wordt gescheiden van onnodige documenten en rommel. Dat scheelt waarschijnlijk een derde tot de helft aan opslagruimte op de servers en maakt ruimte en middelen vrij voor belangrijke zaken. Tape blijft het beste opslagmedium voor de lange termijn. Het is een energiezuinig en voordelig medium, en betrouwbaarder en veiliger dan ´de cloud´.

5. Richt een robuust, ´Big Data-bestendig´ informatiemanagementsysteem in dat ook ongestructureerde data zoals e-mail en social media kanaliseert, analyseert en archiveert.

6. Ken de wettelijke verplichtingen. Bij technologische ontwikkelingen geldt dat de wet altijd achterloopt op de praktijk en het is daarom belangrijk om de nieuwe wetgeving te volgen ten aanzien van social media, contextuele klantgegevens, locatiegebaseerde gegevens en dergelijke inhoud.

7. Vermijd verlammingsverschijnselen. Big Data kan niet zonder het eigen oordeel en de persoonlijke intuïtie. De hoeveelheden maken dat Big Data enorme mogelijkheden biedt om betere beslissingen te nemen, maar kunnen vertragingen opleveren wanneer managers proberen duizenden of zelfs miljoenen gegevens na te pluizen om hun beslissingen op te baseren.

8. Verkies voortgang boven perfectie. Het is vooral belangrijk om het beleid handen en voeten te geven. Ontwikkel beleid naar beste kunnen en voer dat beleid consequent door. Het bijzondere aan informatiebeheer is dat het iedereen binnen de organisatie raakt. Het is belangrijk iedereen mee te krijgen. Bedenk dat de kosten voor training en doorvoering vrijwel altijd hoger zijn dan het vormgeven van het beleid.

9. Maak informatie toegankelijk. Mensen willen informatieprocessen die handig, helder en makkelijk zijn. Zorg dat mensen informatie kunnen vinden en analyseren, bijvoorbeeld door opslagformaten te standaardiseren en papieren bestanden te digitaliseren.

10. Beschouw informatie binnen de context. Geïsoleerde data zijn in essentie waardeloos. Bij verregaande detaillering gaat het grotere plaatje verloren.

11. Voorkom energieverspilling. Tape gebruikt maar een fractie van de energie van harde schijven en minder dan al die data in ´de cloud´ - wat in de praktijk een voortdurend draaiende server in een gekoeld datacenter is.

12. Weet altijd welke data wanneer waar zijn, en wie er verantwoordelijk voor is.