Contentanalyse is succesfactor

In de ultieme digitale organisatie is ieder stukje informatie vindbaar en is de relatie ervan met de bedrijfsdoelstelling en -processen duidelijk. Denk aan bedrijven als Facebook, Google of LinkedIn. Alle beschikbare en te verkrijgen informatie wordt gebruikt om een nog betere focus op de primaire bedrijfsuitoefening en de optimalisatie van het verdienmodel te realiseren. Iets dat voor bestaande organisaties met een door de jaren heen opgebouwde en gefragmenteerde informatiehuishouding een behoorlijke uitdaging is. Een uitdaging die, als het gaat om ongestructureerde informatie (content), nog veel groter is. Deze informatie staat vaak op diverse locaties of in verschillende generaties contentmanagementsystemen en is vaak afdelingsgericht gestructureerd.

Denk aan Facebook, Google of LinkedIn: alle beschikbare informatie wordt gebruikt

Om alle content tot één organisatiebrede informatieverzameling te smelten, investeren vrijwel alle leveranciers van contentmanagementoplossingen in koppelingen met andere contentbeheer- en opslagsystemen. De strategie is om vanuit hun specifieke softwareoplossing alle aanwezige content te vinden en te presenteren: dus om de functies van de eigen software ook te gebruiken voor de content in systemen van andere leveranciers. Een goede en ook voor de toekomst stabiele interface is een vereiste om de verschillende contentverzamelingen als één geheel beschikbaar te hebben en te houden. De ene leverancier kiest voor een bibliotheek van functierijke individuele connectoren, terwijl de andere een meer generiek interfaceplatform tussen zijn en de andere systemen prefereert.

Waarde

De bedrijfswaarde van de integratie wordt mede bepaald door de werkbaarheid van de gepresenteerde content. En daar ligt een extra uitdaging. Content is bij de creatie en opslag ervan vaak matig tot slecht geïndexeerd. De oplossingen zijn vaak afdelingsgericht zonder uniforme naamgevingsconventie of metadatavelden. Het zijn de gebruikers die hiervoor de verantwoordelijkheid hebben en de velden naar eigen inzicht en gemak invullen. Slecht ontsloten content blijft ook in een geïntegreerde omgeving slecht ontsloten content. De waarde ervan kan dan alleen worden bepaald door naar de inhoud te kijken. Als dit tijdens de uitvoering van het werkproces moet gebeuren, is het voor de gebruiker een extra en vaak frustrerende activiteit.

Ook het weggooien van niet relevante informatie is onderdeel van het analyseproces

Om direct de juiste, actuele en relevante content te kunnen vinden en te presenteren is een inhoudelijke contentanalyse, classificatie en schoning van de bestaande verzamelingen noodzakelijk. Dit als belangrijke succesfactor voor de gebruiksacceptatie van een contentintegratieproject. Weten wat de betekenis van content is – geactualiseerd en van bedrijfsuniversele kenmerken voorzien – maakt van een contentobject geen verrassing, maar waardevolle informatie. Ook het weggooien van niet meer relevante of verboden informatie is onderdeel van het analyse- en classificatieproces. Dit om zo een inhoudelijk optimale contentverzameling te creëren. De wet- en regelgeving op dat gebied wordt steeds stringenter en de boetes worden steeds hoger. Denk vooral aan de per mei 2018 verplichte AVG.

Parallel

De analyse en classificatie van diverse contentverzamelingen kunnen parallel lopen aan een contentintegratie- en consolidatieproject. Het wordt dan een proces van incrementeel verbeteren. Het van tevoren doen van de analyse heeft veel voordelen, omdat de verzameling dan actueel, uniform en vaak aanzienlijk gereduceerd van omvang is. Gelukkig dat er op dit gebied steeds betere software beschikbaar komt die razend snel ook de historische content herkent en classificeert. Want als ieder object door een deskundige medewerker moet worden verwerkt, wordt het een langdurig project.