Centraal personeelssysteem is technologisch geen sinecure
"Onze analyse is dat je over een periode van tien jaar een totale besparing kunt realiseren van 400 miljoen euro", zegt Sandor Gaastra, bij het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) momenteel opdrachtgever voor het project. Hij stelt dat het SSC HRM kan voortbouwen op een historie van samenwerking die is ingezet met het IPA, het salarissysteem dat vanuit BZK werd aangeboden aan tientallen overheidsinstanties. "Daarbij zag je dat het met 64 klanten heel moeilijk is duidelijk te maken wat je nu eigenlijk wilt van de markt." Dat wil Gaastra nu zien te voorkomen. "Ik denk dat we in de gevarenzone terechtkomen als we de vraag naar de markt niet helder weten te formuleren." Technologie en de wijze waarop deze wordt ingezet spelen een hele wezenlijke rol, stelt Ronald Westerhof, de ‘kwartiermaker’ van het SSC. De architectuur ervan staat nog lang niet vast. "Wat we gaan doen is op korte termijn beginnen met de voorbereiding van de aanbesteding. Dat zullen we zorgvuldig doen. En we denken dat we op basis van die voorbereiding en oriënterende gesprekken ons beeld met betrekking tot de architectuur nog aanzienlijk kunnen aanscherpen en dat vinden we ook noodzakelijk alvorens echt over te kunnen gaan tot aanbesteding." Het kabinetsbesluit spreekt van een ‘nadere inventarisatie’ van HRfuncties en taken die eventueel overgeheveld worden naar het SSC HRM. Werving en selectie zou zo’n taak kunnen zijn. Die ‘waterscheiding’ tussen centraal en decentraal moet nog niet te hard worden getrokken, vindt Westerhof. "Ik denk dat het belangrijk is die scheidslijnen niet in beton te gieten. Anders heb je een grote kans dat je daarmee mogelijkheden die wellicht beter zijn, laat liggen.Als je dingen samen met de markt gaat doen, moet je weten wat je wilt, maar ook een beweeglijkheid aanhouden." De complexiteit van het SSC zal niet gering zijn. Het bouwen van interfaces met de centrale systemen van de verschillende ministeries, het standaardiseren van HRprocessen en het opschonen van gegevensformaten voor de conversie naar het centrale systeem zijn maar een paar van de technische hobbels die genomen moeten worden. Paul Gribnau van HRdienstverlener Arinso vindt het SSC technisch dan ook wel degelijk een uitdaging. Mogelijkheden creëren voor ‘employee self service’ of het automatiseren van de salarisverwerking vormen geen technische uitdaging, vindt hij, "die zit vooral in de koppeling van back officesystemen met frontofficeprocessen maar ook in de specifieke wijze waarop het SSC daarmee omgaat en het bewaakt. Daarbij zal het SSC de beschikking moeten hebben over een soort CRMomgeving die specifiek geschikt is voor de HRsituatie. De uitdaging daarbij is de integratie van callcentertechnologie, communicatiemiddelen, HR en payroll systemen." In een risicoanalyse bij het kabinetsbesluit over het SSC is vermeld dat Gartner de kanttekening plaatst dat een ‘bestofbreed’oplossing pakweg een kwart duurder uitvalt dan een systeem van één leverancier. Integratiekosten zorgen daarvoor. Vier ministeries hebben echter al een keuze gemaakt voor een salarisverwerkingssysteem dat is gebaseerd op SAPtechnologie. Volgens Gaastra en Westerhof zit het SSC daardoor niet automatisch met extra integratiecomplexiteit opgezadeld. "Wij sluiten de ogen niet voor de best practices die op dit moment al in ontwikkeling zijn binnen de Rijksoverheid en het traject van de vier SAPdepartementen is daar bij uitstek een voorbeeld van", zegt Gaastra daarover. Westerhof: "Je moet in beginsel neutraal staan tegenover bestof breed dan wel één systeem. En de aanbesteding moet uitwijzen wat daar uit komt." Volgens HRdeskundigen is het niet verstandig salarisverwerking en de centrale HRmodule van verschillende leveranciers te betrekken. Michel van Rosendaal, partner van Accenture, stelt overigens dat juist de centrale HRmodule en het portal niet ‘los’ moeten worden gekocht. Maatwerk kan ook nog een complicerende factor zijn. Gaastra: "Het SSC zal zeker maatwerk kunnen leveren, maar er zal bij de klant een prikkel liggen niet al te veel maatwerk te vragen, want daaraan hangt een prijskaartje."