Column: Puinhoop

Hoewel er een groot deel van de tijd beelden getoond worden van lassende en beukende kerels, is het een publiek geheim dat een van de meest essentiële materialen helemaal niet van de schroothoop afkomstig is. Geen enkel voertuig zou namelijk ooit van zijn plek komen - laat staan de finish halen - zonder plakband.

Het automatiseringsequivalent van plakband is ongetwijfeld de Office-suite. Zit er een gat in de gegevensverwerking? Pak het spreadsheet er maar bij. Zijn we te lui om onze gegevens te structureren? Grijp maar naar de tekstverwerker. Ik kom zelden een bedrijf tegen dat niet vergeven is van de templates. Twintig jaar geleden haalde je een formuliertje bij de secretaresse, vulde dat in en deponeerde het op de daarvoor aangewezen plek. Nu download je een template, vul je hem in, druk je hem af en deponeer je hem op de daarvoor aangewezen plek.

Wauw, wat hebben we toch een vooruitgang geboekt in twintig jaar!

Het probleem wordt pas duidelijk als al die formuliertjes op de een of andere manier verwerkt moeten worden. Zoeken is al heel lastig. Zo'n document is namelijk gewoon een brei aan informatie waarmee een computer weinig kan.

Vergelijk het met Google. Als u mijn naam intikt, blijk ik een bijzonder veelzijdig persoon te zijn. Ik ben niet alleen columnist, maar beklim ook bergen, heb een fraaie verzameling oldtimers, bespeel een breed scala aan instrumenten, ben directeur van een aantal bedrijven en signeer boeken op diverse Doors-festivals. En dat allemaal terwijl ik al een tijdje ben overleden. U begrijpt het al: er zijn meer hondjes die Fikkie heten. Waren deze gegevens ondergebracht in een fraai gestructureerde database, dan zou dat al snel duidelijk zijn geworden, maar nu is het verband tussen die stukjes informatie volledig verloren gegaan. En dan hebben we het nog niet eens over het maken van aggregaties.

En er is nog een nadeel. Voor de komst van de pc was het nogal omslachtig om een document bij te werken en te verspreiden, maar met de komst van Office-applicaties is dat een stuk gemakkelijker geworden. Zinnetje erbij, zinnetje eraf, even een getalletje wijzigen, op de e-mail zetten en hup, we hebben weer een nieuwe versie. Met als gevolg dat het hele bedrijf met enigszins verschillende versies werkt. Bij het begin van een vergadering vormt het vergelijken van de documentstatus altijd weer een uiterst vermakelijk tafereel.

Maar het allermooiste zijn toch wel de prachtige stukjes huisvlijt die met Office-applicaties worden vervaardigd. De meeste bedrijven hebben om die reden de desktopdatabase al in de ban gedaan, maar dat belet een aantal mensen niet om allerlei handige toepassingen te maken met behulp van spreadsheet en tekstverwerker en de bijgevoegde scriptingtaal. Vaak ligt daaraan een echte informatiebehoefte ten grondslag en worden dergelijke applicaties grootschalig uitgerold, met alle gevolgen van dien. Gedocumenteerd is het meestal niet en als de vlijtige maker besluit om zijn heil elders te zoeken, heeft het bedrijf echt een probleem. Bijvoorbeeld als de Officeomgeving geüpgraded moet worden en niemand de applicatie in onderhoud kan of wil nemen.

Kreunend en puffend kruipt het voertuig tergend langzaam naar de finish. Zes van de acht cilinders hebben het al opgegeven, er komt stoom uit de radiator en het geluid van de versnellingsbak doet het ergste vrezen. Het laswerk is weinig solide gebleken en het plakband laat los. Onwillekeurig dwalen mijn gedachten af naar een niet nader te noemen Office-applicatie, die nog een aantal jaren kunstmatig in leven moet worden gehouden.

De finish is nog niet in zicht en er is geen champagne na afloop.

Hans Bezemer is configuration manager bij Ordina en gastdocent bij Fontys Hogeschool Venlo (thebeez@xs4all.nl).