Duet kan Essent helpen bij ‘gedoebestrijding’
Ook de moeizame realisatie van andere kleine dingen, zoals de toegang tot een netwerkschijf of een maildomein, blijkt bij dit soort veranderingen tot veel frustraties te leiden.
Toen de directieraad moest besluiten over de aanpak van dit soort gedoe, was het in ieder geval een problematiek waar ze zelf ervaring mee had, zegt Léon Smits, director information management op het hoofdkantoor van Essent. “Vorig jaar hebben we zo’n beetje 5000 van de 9000 mensen administratief omgehangen van een divisie- naar een businessunitstructuur. Toen werd wel duidelijk dat het vaak een drama is om redelijk simpele dingen goed te regelen.”
Zelf regelen
Daarom begon Essent vorig jaar met het project View (Virtual Integrated Essent Workplace). De uitgangspunten van View zijn een uniforme interface voor de gebruikers (die voortaan veel zelf moeten kunnen regelen); het integreren van de vele verschillende applicaties aan de ‘achterkant’; en ‘end-to-end-processing’. Dat laatste legt Smits uit aan de hand van de binnenkomst van nieuwe medewerkers. Dat zijn er jaarlijks 2000 – vooral uitzendkrachten. De tijd tussen aanmelding en startdatum is meestel erg krap en dat levert vervolgens problemen en frustraties op met telefonie, de toegang tot gebouwen, applicaties en maildomeinen. “Het duurt gemiddeld een maand voordat een nieuwe medewerker voluit kan werken. Je moet je afvragen wat dat doet met zijn commitment, zeker bij een tijdelijke kracht.”
Met de nieuwe View-architectuur moet de administratieve afhandelingstijd met 45 procent kunnen worden verminderd, rekenden Smits en zijn collega’s uit. En met een betere architectuur zou door de duidelijke ‘ontkoppelpunten’ ook de strategie van het bedrijf gediend zijn. Van de te verwachten besparingen door het sneller op gang krijgen van nieuwe medewerkers is geen harde business case gemaakt.
View is in feite de aanzet tot een SOA- en web-servicesconcept, waarin de nieuwe bedrijfsportal een belangrijke rol speelt. Essent heeft door zijn fusieverleden een veelheid aan systemen verzameld – waaronder een twintigtal SAP-systemen met elk hun eigen test-, acceptatie- en ontwikkelomgeving. Daarop is nu bijvoorbeeld een tijdsregistratiesysteem gebouwd dat de betreffende financiële SAP-modules via Tibco-middleware verbindt met de – wel – centrale SAP-HR-applicatie en de portal.
Smits toont hoe hij nu zelf te werk gaat op de portal. “Je kunt bijvoorbeeld als manager bestellingen, facturen, uren en declaraties online goedkeuren. Medewerkers kunnen online de meest voorkomende producten en diensten inkopen, faciliteiten reserveren en declaraties of wijzigingen in arbeidsvoorwaarden regelen. Ik kan als manager het digitale personeelsdossier inzien of mensen met een klik ziekmelden. Het is eenvoudiger dan de telefoon pakken en dat is dus hoe je een self-servicescenario wilt hebben.”De komst van Duet (voorheen project Mendocino), dat een integratie bewerkstelligt tussen SAP en Outlook (en in mindere mate ook Word en Excel) doorkruiste het View-scenario enigszins, maar Essent vond de software interessant genoeg om er een fors pilotproject aan te wijden. “Duet regelt voor een deel wat wij nu ook al met portal-technologie aan het realiseren zijn. Toch vind ik het geweldig. Daarbij denk ik steeds aan één van onze managers op het hoofdkantoor. Die staat model voor veel medewerkers. Voor hem is maar één applicatie belangrijk, één user interface: Outlook. En daar doet hij alles mee. Hij beheert zijn agenda en zijn post en wil mensen kunnen vinden. En wel 60 procent van onze tienduizend medewerkers doet zijn werk voor een groot deel met Outlook. Vanuit mijn beleving als IT’er is het gewoon een kanaal erbij, maar wel een kanaal dat heel erg aansluit bij de gebruikersgroep, die zich comfortabel voelt met die gebruikersinterface.”
Die 6000 Essent-medewerkers zullen met de eerste versie van Duet, onlangs verschenen, wel uit de voeten kunnen. De software biedt scenario’s voor budgetbewaking en voor urenverantwoording. “Iedereen binnen Essent moet zijn uren verantwoorden, voor het inzicht en de interne kostentoewijzing.” Zelf zou Smits ook de urenverantwoording via Duet afhandelen, in plaats van via de portal. Hij vestigt ook zijn hoop op volgende versies van Duet, waarin meer scenario’s verwerkt zullen zijn, zoals personeelswerving en de registratie van dienstreizen.
Essent neemt Duet nog niet meteen in gebruik. De licentiekosten vormen nog een van de hindernissen. “Bij een beoogde populatie van 6000 zijn die nog redelijk fors”, zegt Smits.
Kader: Duet
Duet is een gezamenlijk door SAP en Microsoft ontwikkelde server die processen uit MySAP ERP integreert met de Office-applicaties (Outlook, Word en Excel), waarin nieuwe velden verschijnen. De in juni verschenen eerste versie is geschikt voor urenregistratie, budgetbewaking, verlofbeheer en organisatiebeheer. Value Pack 1, dat in september verschijnt, voegt daar drie nieuwe scenario’s (personeelswerving, dienstreizen en analyse) aan toe. Value Pack 2 (datum onbekend) voegt daar scenario’s voor verkoop- en inkoopactiviteiten aan toe.
Gartner denkt dat gebruikers vooral zitten te wachten op de mogelijkheid zelf scenario’s te creëren. Daarnaast zal het feit dat de release-schema’s van Microsoft Office en mySAP ERP niet met elkaar in de pas lopen een probleem kunnen zijn.
De licentiekosten kunnen aardig oplopen. Het gebruikende bedrijf moet MySAP ERP 2004 hebben geïmplementeerd, met voor iedere Duet-eindgebruiker een SAP ‘Employee Self Service’-licentie, evenals de vereiste Office-licentie (voor Value Pack 1 is Office 2003 Professional nodig) en een Exchange-eindgebruikerslicentie (CAL). Daarbovenop komt nog de prijs voor Duet zelf, die rond de 100 euro ligt.