Fluke centraliseert systeem voor beeldverwerking
Fluke Europe in Son is het Europese hoofdkantoor van het Amerikaanse bedrijf Fluke, dat al sinds 1948 test- en meetapparatuur produceert. Vanuit dit kantoor worden verkoopkantoren in elf Europese landen ondersteund. “Drie jaar geleden beschikten we over een grote hoeveelheid beeldmateriaal, waarvan een fors deel nog in de vorm van dia’s”, vertelt Gerda Meijer. “Uit verschillende Europese landen kregen wij regelmatig verzoeken om beeldmateriaal. Dat vroeg veel uitzoekwerk, daarnaast bleek dat enkele dia’s in verschillende landen steeds weer opnieuw gelithografeerd werden.” De oplossing daarvoor lag in het centraal digitaliseren van al het beeldmateriaal en het publiceren ervan op het eigen extranet. Dat werd het zogeheten ImageStore, een beeld-database die via een webbrowser door eigen medewerkers, maar ook door de distributeurs, te benaderen is. Vanuit ImageStore kunnen beelden worden geknipt en geplakt voor digitale presentaties, worden gedownload of zelfs, in hoge resolutie, op cd-rom worden besteld voor gebruik in drukwerk. ImageStore is handig, maar vandaag de dag zeker niet opzienbarend. Meijer is echter verder gegaan. Zij ontwikkelde een systeem waarin alle mogelijke kant-en-klare publicaties van het bedrijf werden opgeslagen. De teksten zijn enerzijds op te vragen en in presentaties te gebruiken. Anderzijds biedt Publication Store de Fluke-vestigingen én de distributeurs de mogelijkheid om centraal publicatiemateriaal te bestellen. “Bovendien hebben we in het systeem standaard-kits gedefinieerd”, vertelt Meijer. “Een Fluke-vestiging die voor een aantal klanten over een specifieke productgroep informatie aanvraagt, kan voor een standaard-kit kiezen, die bijvoorbeeld uit een brochure en een prijslijst bestaat.” Het voordeel hiervan is dat eindgebruikers, ongeacht de regio, dezelfde informatie krijgen. Voorheen was dat heel divers en hing dat vaak af van degene in de vestiging die de informatie- aanvraag behandelde. Centraal beheer van het informatiemateriaal biedt volgens Meijer meer voordelen. “We kunnen de voorraad van het materiaal beter bijhouden en zijn daardoor beter in staat om de aanmaak van nieuw drukwerk te plannen. Voorheen werden pallets vol drukwerk naar de landenkantoren verstuurd, maar had je geen controle over het verbruik ervan.” Centraal beheer verkleint bovendien de kans dat verouderd informatiemateriaal wordt gebruikt. Nog interessanter is de automatische koppeling van informatie-aanvragen met het CRM-systeem. Dat biedt Fluke de mogelijkheid om informatie-aanvragen desgewenst te laten volgen door directe marketingacties of een wervend telefoontje. Een tweede integratie versterkt het systeem verder. Als Europese dochter van een Amerikaans moederbedrijf heeft Fluke Europe te maken met verkoopprijzen die, onder meer door koerswijzigingen, aan veranderingen onderhevig zijn. Voorheen moesten productmanagers aan de hand van Excel-files de regionale prijslijsten samenstellen. Dat was tweemaal per jaar een heidens karwei, omdat rekening moest worden gehouden met landspecifieke productinformatie. Het gevolg was een bonte verzameling van prijslijsten en bestandsformaten. Een meertalige database met centraal beheerde prijsinformatie was hiervoor de oplossing. Dit systeem is weer gekoppeld aan de productpagina’s op de website van Fluke. Bovendien kunnen vanuit deze database via een publishing link met Quark Xpress automatisch alle landversies van de prijslijsten worden gegenereerd. Deze worden weer in PDF-format toegevoegd aan de informatie-kits in de eerder beschreven Publication Store. “Zo voorkomen we veel arbeidsintensief werk en hebben we internationaal gelijkvormige prijslijsten”, aldus Meijer. “Bovendien kunnen we hierdoor desnoods vaker dan tweemaal per jaar prijsaanpassingen doorvoeren.” Gerda Meijer: “We voorkomen veel arbeidsintensief werk en hebben internationaal gelijkvormige prijslijsten.” foto: bert jansen