Informatiestroom rammelt

Het onderzoeksbureau ondervroeg begin oktober 1085 informatiewerkers in vier branches: bouw, detailhandel, bank- en verzekeringswezen en zakelijke dienstverlening. In totaal zijn in deze bedrijfstakken 2,86 miljoen personen werkzaam. Met het afhandelen van informatie gaat veel tijd heen: zowel het ontvangen als versturen kost 20 procent van de werkweek. Het aan anderen verstrekken van informatie blijkt hoofdzakelijk via direct contact (64 procent), de telefoon (54 procent), e-mail (46 procent), vergaderingen (23 procent) en de fax (15 procent) te gebeuren. Vooral het belang van e-mail is snel toegenomen. Elektronische post blijkt te zijn uitgegroeid tot de meest frequent gebruikte vorm van informatieverstrekking in bedrijven. Hierna volgen geautomatiseerde systemen, de telefoon en oog-in-oogcontact. Ruim eenderde deel ervaart e-mail als een verlichting van de werkzaamheden. Per dag krijgen medewerkers op het werk gemiddeld vijftien zakelijke e-mails plus drie van persoonlijke aard. Keerzijde van deze ontwikkeling is dat e-mail veel irritatie oplevert, vooral in de vorm van ongevraagde commerciële berichten (spam). Bijna tweederde deel van de informatiewerkers heeft last van spam. Daarnaast ondervinden gebruikers hinder van computervirussen (50 procent), nieuwsbrieven en reclame (43 procent) en het ‘voor ieder wissewasje’ versturen van een mailtje (28 procent). Een op acht klaagt verder over het niet aankomen van e-mail. Productiever Ruim de helft van de ondervraagden denkt dat het geven van informatie aan anderen enigszins tot aanzienlijk productiever zou kunnen verlopen dan nu het geval is. Vooral informatiewerkers in de financiële sector (70 procent) denken er zo over en ondervraagden in de detailhandel het minst (40 procent). Gemiddeld verwacht men door betere automatisering en koppeling van informatiesystemen zelf ruim acht uur per week aan ander werk te kunnen besteden. De grootste productiviteitsstijging valt volgens de bevindingen van TNS NIPO te halen bij druk bezette medewerkers die op veel verschillende manieren (fax, e-mail, intranet, geautomatiseerde systemen, vergaderingen) informatie verstrekken. Ook bij het ontvangen van informatie is direct contact het meest gebruikte communicatiemiddel (66 procent), gevolgd door de telefoon (53 procent) en e-mail (44 procent). De onderzoekers vinden het opvallend dat er flinke verschillen tussen de vier branches bestaan, maar die lijken grotendeels nogal voor de hand te liggen. Zo wordt in de detailhandel en de bouw veel minder van e-mail gebruikgemaakt dan bij banken/verzekeraars en zakelijke dienstverleners. Binnen de ondervraagde groepen zitten uitschieters die bepaalde informatievormen onevenredig veel gebruiken. Zo ontvangen mensen die financiën als aandachtsgebied hebben relatief vaak informatie op handgeschreven briefjes. Verder wordt vertrouwelijke informatie veelal (57 procent) mondeling overgebracht en in een op drie gevallen op papier. Net als het verstrekken van informatie zou ook het aanleveren van informatie door derden productiever kunnen, meent een deel van de ondervraagden. In totaal is 37 procent die mening toegedaan, met als uitschieter het bank- en verzekeringswezen (53 procent). In de detailhandel denkt maar een op drie informatiewerkers net zo.