Kosten uitbesteding applicaties moeilijk vooraf in te schatten

De uitbesteding van specifieke IT, met name het onderhouden en ontwikkelen van bedrijfsapplicaties, is anders en heeft geheel eigen kenmerken.

Onderzoek heeft uitgewezen dat de belangrijkste reden voor uitbesteding nog steeds kostenbesparing is. In het huidige economische klimaat spelen daarnaast innovatie en toegevoegde waarde een steeds belangrijkere rol. In lijn met deze trend komt de uitbesteding van applicatieontwikkeling en onderhoud op bedrijfsapplicaties steeds prominenter op de agenda van de CIO te staan. Dit roept vragen op: Wat zijn de verschillen tussen uitbesteding van bedrijfsapplicaties en uitbesteding van ICT-infrastructuur? Wat zijn de specifieke kansen en uitdagingen?
Flexibiliteit van applicaties biedt organisaties een korte time-to-market en meer mogelijkheden om innovatieve diensten te leveren aan de markt. Termen als ‘enterprise agility’ – de wendbaarheid van de organisatie – zijn nauw verbonden met de flexibiliteit van applicaties.

De risico’s bij uitbesteding van applicatieontwikkeling en -onderhoud zijn echter anders dan bij commodity ICT. Dit stelt specifieke eisen aan de afspraken bij uitbesteding en de besturing ervan.
Uitbesteding van applicaties heeft eigen voordelen en risico’s. Al bij de strategievorming, voorafgaande aan de uitbesteding, moet hiermee rekening worden gehouden. Tijdens de uitbesteding vereist dit specifieke afspraken en gedurende de uitvoering moet hierop getoetst worden. De uitdagingen zijn groter en de groeiende markt is nog niet volwassen.
De drie toegevoegde kaders geven in grote lijnen een beeld van: de bestuurlijke afwegingen bij uitbesteding van applicatie-onderhoud en -ontwikkeling, de verschillen tussen applicaties en infrastructuur met het oog op uitbesteding en de bestuurlijke valkuilen bij applicatie-uitbesteding.

Verschillen applicatie en infrastructuur
Veel van de kennis die is opgedaan bij de uitbesteding van infrastructuur is toepasbaar op applicaties. Applicaties hebben echter enkele specifieke eigenschappen die de uitbesteding ervan uniek maken:

Overdraagbaarheid van applicaties
Een infrastructuur is opgebouwd uit gestandaardiseerde componenten waarover veel kennis in de markt beschikbaar is. De overdraagbaarheid is daarom groot. Bedrijfsapplicaties zijn speciaal voor een organisatie gebouwd en bevatten daarom een unieke structuur, architectuur en technische implementatie. Bij uitbesteding moet een (nieuwe) leverancier ook deze kennis opdoen waardoor de overdraagbaarheid minder is.
Alleen door applicaties inzichtelijk te houden (bijvoorbeeld door complexiteitsreductie, documentatie en herhaalbare tests) blijven ze overdraagbaar. Een goede overdraagbaarheid minimaliseert de negatieve impact op het onderhoud tijdens een (verandering van) uitbesteding.

Transparantie van de markt
bij applicatiesBedrijfsapplicaties zijn geen standaardproducten, dat betekent dat er ook geen standaardprijzen zijn. Waar bij nieuwbouw soms een prijspeil per ontwikkeld functiepunt wordt gehanteerd, is dat bij uitbesteding van onderhoud op bestaande applicaties moeilijker. De kenmerken van de bestaande applicaties beïnvloeden de afspraken van de uitbesteding in hoge mate. Benchmarks en globale marktvergelijkingen zijn hierdoor moeilijker dan bij commodity ICT-diensten.

Managen van de vraag bij applicaties
Bij commodity ICT-infrastructuur zijn de specificaties vaak vooraf vastgesteld; bijvoorbeeld in een producten/dienstencatalogus. De vraag beperkt zich daarom tot het maken van een keuze uit vaste producten. Bij applicatie-onderhoud of -bouw is een virtueel ongelimiteerd scala van veranderingen mogelijk. Het afstemmen van vraag en levering is daarom elke keer uniek waardoor kosteninschattingen vooraf lastig te maken zijn. Een andere structuur voor besturing is nodig.

Internationale uitbestedingsmogelijkheden bij applicaties
De mogelijkheden voor een internationale inrichting van (onderdelen van) applicatie-uitbesteding zijn groter. Mits het management van de vraag goed is ingericht, kunnen onderdelen van applicatie-ontwikkeling en -testing in het buitenland plaatsvinden (offshore/nearshore). Software laat zich immers makkelijker transporteren dan infrastructuur, en moderne technologieën vergemakkelijken sturing van en communicatie met ontwikkelpartijen op afstand. Steeds meer Nederlandse leveranciers bieden deze mogelijkheid aan en steeds meer buitenlandse leveranciers worden actief op Nederlandse bodem.

Mogelijkheden voor innovatie bij applicaties
Applicaties kunnen door hun unieke kenmerken vernieuwende producten mogelijk maken, de time-to-market verkleinen en het onderscheidend vermogen van een organisatie vergroten. Een infrastructuur is vanwege haar standaardkarakter minder onderscheidend; terwijl bedrijfsapplicaties per organisatie sterk kunnen verschillen.
Een bekend voorbeeld hiervan is de zoekmachine Google die eind jaren negentig in korte tijd de gevestigde partijen in de markt passeerde dankzij een uniek en beter applicatief product.