Toerekening ICT­kosten rammelt

­ Oneconomische gebruik van de aangeboden ICT­diensten door de afdelingen; ­ ICT­afdelingen die niet of nauwelijks reageren op de behoeften van de afdelingen; ­ Onproductieve of zelfs contraproductieve administratieve kosten voor de uitvoering van de doorberekening van ICT­kosten; ­ Conflicten met managers die menen dat hun afdeling onterecht zwaar wordt aangeslagen; ­ Het nodeloos vervreemden (‘outsourcen’) van ICT­afdelingen. OTR signaleert dat bedrijven te weinig gedifferentieerde methoden van kostentoerekening gebruiken. Een simpele omslag van ICT­kosten als overhead, zoals ook gebeurt met kosten voor verwarming of elektriciteit, kan soms de beste keuze zijn. Toch leidt dit er doorgaans toe dat afdelingen weinig of geen inzicht hebben in de ICT­kosten en bij gebrek aan direct gevoelde rendementsconsequenties ook weinig geneigd zijn met de kosten rekening te houden. Andersom komt het ook regelmatig voor dat bedrijven onder het motto ‘boter bij de vis’ een veel te gedetailleerd systeem van kostentoerekening hanteren. Bij het OTR­onderzoek bleek zelfs dat 30 procent van de ondervraagde bedrijven van mening is dat de kosten voor de gehanteerde toerekeningsmethodiek groter zijn dan de besparingen op ICT die dat oplevert. In het onderzoek, met de titel ‘Charging methods for ICT services ­ What works best?’ laat OTR het overigens niet bij de vaststelling dat er nog immer veel mis is met de wijze waarop bedrijven met hun ICT­kosten omgaan. Min of meer tot hun eigen verrassing stelden de onderzoekers vast dat er een sterke samenhang bestaat tussen de dynamiek van de onderneming en het onderscheidend vermogen van de toerekeningsmethodiek. De onderzoekers troffen vier bedrijfstypen aan waarbij, één­op­één, vier toerekeningsmethodieken passen: ­ wie alledaagse artikelen levert in een stabiele markt, kan volstaan met overheadomslag; ­ in een zich geleidelijk ontwikkelende markt kun je het beste doorberekenen op basis van gebruik; ­ Bedrijven die in een onvoorspelbare markt opereren doen goed aan toerekening op basis van tijd en materiaalkosten; ­ ‘Creatieve ondernemingen’, die hun eigen zakelijke omgeving modelleren, zijn gebaat bij een contractgebaseerde toerekening van ICT­kosten.