Verhoef: Past performance
Heb je een R&D-club, doe je aan continuous learning, is er een kenniscentrum? Ja. Oké, afgevinkt. Iedereen die voldoet, door naar de volgende ronde: concurreren op prijs.
Begrijp me niet verkeerd: dat zijn aardige aanzetten tot kwaliteitsonderzoek. Maar het is niet genoeg. In de volgende ronde bied je namelijk gewoon een prijs, want dan komt de derde ronde nog. Anoniem krijg je alle biedingen te zien en degene die het meeste belang bij het project heeft, biedt gewoon lager. Dat belang hoeft niet dat van de klant te wezen: we moeten nog jonkies opleiden on-the-job, we hebben veel bankzitters, etc. Kortom: dit beleid remt innovatie, en vraagt om problemen.
Wat moet je nu doen om kwaliteit werkelijk te betrekken in een prijs-prestatieverhaal? Dat is als je erover nadenkt eigenlijk niet zo heel moeilijk. Stel, je kent een bedrijf dat geen falende IT-projecten kent. Dan kun je blind je geld wegbrengen, omdat je weet dat je niet in de steek gelaten zult worden. Het kost wat, maar dan heb je ook wat. Maar als een bedrijf soms wel en soms niet een IT-project aflevert, dan wordt het een ander verhaal. Want hoe hoog is die kans?
Dit kun je vrij scherp krijgen. Maar dan moet zowel de klant als de leverancier wel even wat huiswerk doen. De klant moet zich bedenken wat redelijke kosten zijn voor het aan te besteden project: een kostenschatting op basis van een reëel plan. Verder moet men een indicatie hebben van de verwachte inkomsten. Op die manier kun je de toegevoegde waarde berekenen. Dat komt vaak neer op de netto contante waarde (NCW), een standaard economische indicator voor gewin. Is die indicator gunstig, dan kunnen we verder. In plaats van de eigen kosten kunnen nu de kosten per leverancier gebruikt worden om een aantal NCW’s te berekenen. Goedkopere leveranciers hebben een hoger gewin want lagere kosten.
We weten dat IT-projecten kunnen falen, dus de vraagkant moet zich realiseren wat dat kost. Conservatief zijn dat de volledige ontwikkelkosten. Wat je tevens nodig hebt, is de faalkarakteristiek van de leverancier. Daar kun je in een tender om vragen, en die faalkans moet per externe accountant auditbaar zijn. Je krijgt dan inzicht in de past performance van de leverancier. Hoe beter men de zaak op orde heeft, hoe fijnmaziger de faalkans eruit kan zien. Die kan bijvoorbeeld afhangen van grootte, complexiteit, type, CMM-level, budget, doorlooptijd, en meer. Op die manier kom je dan tot een zeer betrouwbare faalkans voor jouw specifieke situatie.
Leveranciers die tegensputteren wegens te grote diversiteit of onvergelijkbare gevallen geven nu meteen inzicht: zaken niet voor mekaar, of nog nooit zoiets gedaan. Als men geen faal-verhaal kan opleveren, dan vallen we terug op deze aanpak: hoeveel projecten heb je de afgelopen tien jaar uitgevoerd, en hoe vaak is dat op tijd, binnen budget, en het gewenste resultaat? Dat geeft je een percentage.
Wat doe je daar nu mee? Simpel. Je berekent voor elke leverancier wat de verwachte opbrengsten zullen zijn, en die rangschik je op hoogte. Die winnaar maakt jou een winnaar: de grootste kans op een succesvol project tegen de beste prijs. Even een fictief voorbeeld om de gedachte te bepalen. Stel je hebt twee leveranciers: A heeft een faalkans van 20 procent, en B een faalkans van 5 procent. Leverancier A vraagt 40.000 euro, en B maar liefst 60.000 euro. De kosten bij A zijn lager, dus je NCW zal hoger zijn, zeg 100.000 euro. De kosten bij B zijn hoger dus de NCW lager, zeg 90.000 euro.
De verwachte opbrengt is de kans op falen maal het verlies plus de kans op slagen maal het gewin. Die van leverancier A is dan 20 procent van 40.000 verlies plus 80 procent van 100.000 maakt 72.000 euro. Bij leverancier B is het 5 procent van 60.000 verlies plus 95 procent van 90.000 wat veel hoger op 82.500 euro uitkomt. Een verschil in verwachte opbrengst dus van 10.500 euro.
Het te verwachten resultaat bij de duurdere leverancier is dus hoger dan dat van de leverancier die veel goedkoper is, bovendien is het risico op falen lager omdat de duurdere leverancier een veel betere past performance heeft. Door falen mee te nemen in het prijskaartje ga je met leverancier B in zee, wat anders uitvalt bij aanbestedingen die eerst kwaliteit zeven, en dan op prijs concurreren. Op deze manier kun je in de prijs de prestatie zuiver in kaart brengen omdat die integraal is gebaseerd op past performance. Tevens stimuleer je innovatie en voorkom je problemen.
Prof. dr. Chris Verhoef is hoogleraar Informatica aan de Vrije Universiteit in Amsterdam. Hij schrijft maandelijks een column in AG II.