Voortgang project eenvoudig meetbaar
Afgelopen juni konden we in Automatisering Gids de resultaten lezen van de ‘Ernst & Young ICT Barometer’. Nieuwe cijfers, bekende teneur: minder dan de helft van alle ICT-projecten is volledig succesvol. Bij ongeveer twee derde van de niet-succesvolle projecten voldoet het resultaat niet aan de verwachting of overschrijdt het project het geplande budget (in tijd of kosten). Deze twee situaties zijn overigens communicerende vaten: het eerste komt vaak voort uit een poging het tweede te voorkomen. Projecten worden soms zo onder druk gezet om tijdig op te leveren, dat requirements opportunistisch worden geïnterpreteerd. Hoelang denkt de ICT-sector zulke magere rapportcijfers nog te kunnen verkopen? Kan het eigenlijk wel anders? In veel projecten wordt de voortgang bewaakt door te monitoren hoeveel budget er op enig moment is verbruikt. Op zijn best wordt de actuele budgetuitputting geëxtrapoleerd over de nog resterende projecttijd, om zo te bepalen of de totale besteding binnen de toleranties blijft. Maar er zijn twee redenen waarom deze manier van meten te weinig zekerheid biedt voor het tijdig en binnen budget afronden van het project:
» Er is in ICT-projecten geen lineair verband tussen bestede tijd en het bereikte resultaat. Extrapoleren is dus heel onbetrouwbaar.
» De begroting die aan het begin van het project is gemaakt, blijkt in de praktijk altijd minder betrouwbaar dan verwacht, als gevolg van onvoldoende duidelijke requirements, onvoldoende inzicht in de technische impact van de requirements, te vroeg in het project gemaakte begrotingen of te veel wijzigingen op requirements gedurende de realisatiefase van het project.
Het gevolg is dat opdrachtgevers (en projectmanagers) denken te weten hoe hun project ervoor staat, maar tegen het einde van het project worden zij toch geconfronteerd met verrassingen. Of dan gekozen wordt voor requirementsversobering of budgetuitbreiding hangt van de situatie af, maar feit is dat er weer een niet-succesvol project de statistieken van Ernst & Young ingaat. Het is mogelijk om projectvoortgang in ICT-projecten te meten op basis van daadwerkelijk gerealiseerde functionaliteit. Hiervoor zijn verschillende methoden denkbaar, die allemaal uitgaan van de volgende principes:
» Niet de projectactiviteiten maar de requirements zijn het eerste ordeningsniveau binnen projectplanningen.
» Requirements zijn individueel begroot met behulp van kwantitatieve schattingsmethoden.
» In het project wordt geregistreerd welke voortgang bereikt is bij elk requirement en hier worden vervolgens periodieke rapportages op gebaseerd.
Deze manier van werken wordt in het algemeen aangeduid met het begrip ‘Earned Value Management’ (EVM). Dit concept is rond 1960 ontwikkeld door het Amerikaanse ministerie van Defensie en sinds 1987 vinden we EVM terug in de projectmanagementmethode PM-BOK. In 1998 zijn 32 kenmerkende eigenschappen van EVM-methoden vastgelegd: de ANSI EIA 748-A-standaard. Uit onderzoek blijkt dat hoe meer van deze eigenschappen terugkomen in een EVM-implementatie, hoe groter het projectsucces is. Binnen de ICT staat EVM echter nog in de kinderschoenen (zie kader). Waarom wordt het niet gedaan?