Webdatabase gaf euro-project ruimte voor improvisatie

Hans de Groot, directeur van Euro2002, het consortium van drie beveiligingsbedrijven dat het project uitvoerde, zag zich in de loop van 2001 voor een probleem gesteld. De euromunten moesten vanuit 56 locaties worden gedistribueerd en er moesten onder andere 1350 ‘eurowachten’ gerecruteerd worden om de transporten te begeleiden. Werving door twee uitzendbureaus, cursussen op vijftien locaties, controle door De Nederlandsche Bank en andere factoren compliceerden de coördinatie- en informatiebehoefte. “Wij zijn normaal gesproken elkaars concurrenten”, zegt De Groot, “maar je moet samen een aantal regelingen treffen.” De Groot vreesde een ‘brij aan Word- en Excel-bestanden’ die heen en weer gefaxt en gemaild zouden moeten worden, met alle complicaties van dien. En elkaar toegang bieden op hun bedrijfsnetwerken wilden de drie beveiligingsbedrijven niet. “We zochten een centrale plek om data te beheren, die overal toegankelijk was. Ik dacht aan een serverruimte op het internet en wilde daarbovenop een database bouwen. Zoiets bleek niet beschikbaar.” Vrij toevallig stuitte De Groot op het Wageningse Datheon, een startend bedrijf dat een ‘databaseschil’ met webtoegang heeft gebouwd. Dat was precies wat De Groot zocht. Datheon-oprichters Tom Zeppenfeldt, Orhan Teke en Remko Vonk waren blij met hun eerste grote klant. Euro2002 was typisch het soort decentraal ad hoc-project dat zich pas gaandeweg uitkristalliseert en waar een regulier IT-project zijn tanden op zou stukbijten. Daar zou Datheon zijn waarde kunnen bewijzen. Korte training Datheon is een gereedschap dat na één of twee dagen training is te bedienen door niet-programmeurs met een handigheid op Word- en Excel-niveau. De via het web toegankelijke centrale database kan naar believen uitgebreid en aangepast worden, zonder kennis van SQL, ODBC of tabellen. In een ‘schil’ worden alle wijzigingen beheerd; een autorisatielaag zorgt tot in detail voor het beheer van alle toegangsrechten van de gebruikers. Vonk illustreert het nut van de flexibiliteit: “Euro2002 kon pas begin september beginnen met het rekruteren van de 1350 eurowachten. Maar ze moesten wel meteen zeker weten dat als iemand afgewezen werd in Groningen, hij zich niet zou aanmelden in Leeuwarden. Men moest ook meteen weten wat de uniformmaten van die mensen waren. Ze moesten het opleiden van die 1350 mensen gaan plannen. Ze moesten informatie over de ritten opslaan en allerlei noodscenario’s gaan opzetten.” In die combinatie van centralisatie en het gaandeweg kunnen verwerken van wensen van gebruikers ligt volgens Vonk de waarde van de software. “Stel, een projectmedewerker denkt: ‘de mobiele telefoonnummers van de eurowachten zitten niet in het systeem, maar ik wil ze wel sneller kunnen bereiken’, dan kan hij een spreadsheetje of een A4-tje maken. Maar dat loopt natuurlijk vast.” Het teveel aan ad hoc-oplossingen, het verloren gaan van informatie en de onvermijdelijke parallelle activiteiten kunnen een project in de war sturen. “Maar die creativiteit is goed en moet je stimuleren. Deze software kanaliseert die creativiteit. Je hoeft de mensen niet in een informatiekeurslijf te duwen.” De projectleiding kon gaande het project extra functionaliteiten snel verwezenlijken, zelfs tot in december. De Groot: “Ik hoefde niet in februari 2001 klaar te zijn met het datamodel. Toen wist ik ook echt nog niet hoe aan het eind de database eruit zou moeten zien. We wisten toen zelfs nog niet eens of we de opdracht van de Nederlandsche Bank wel zouden krijgen.” Datheon heeft zijn software als ASP-dienst aangeboden en af en toe advies gegeven. Wel heeft Teke nog enkele gewenste extra functionaliteiten snel verwezenlijkt. “Verder weten wij niets van wat er met het programma is gebeurd”, zegt Tom Zeppenfeldt. “Ik neem aan dat die mensen goed hebben nagedacht over wie er waar welke informatie mocht krijgen. Je zult achteraf vast zien dat daar een heel complex datamodel is ontstaan, met een indrukwekkende autorisatieschil eromheen. En dat hebben ze dan zelf gedaan.” Tachtig à honderd mensen bij de beveiligingsbedrijven, TPG, DNB, uitzendbureaus, opleiders en projectbureau hebben toegang gehad tot de website met de Euro2002-database. Maar slechts een paar mensen waren geautoriseerd om de database te configureren. Zeppenfeldt: “Je moet het wel kanaliseren.” Datheon is zeer op Microsoft-technologie geënt. Toegang is feitelijk alleen mogelijk met de Internet Explorer 5 of hoger. “We hebben alles gebruikt wat daar inzit.” Nieuwe toepassingen Vonk en Zeppenfeldt zien genoeg nieuwe toepassingen voor hun software. “De euro zal niet elk jaar geïntroduceerd worden”, zegt Vonk, “maar dit is ook een middel voor lidmaatschapsregistratie van verenigingen. De Europese Federatie van Biotechnologie gebruikt het als aanmeldingsformulier op het web. Je kunt het als online-enquêtetool gebruiken, juist voor vragenlijsten die voortdurend aanpassing vergen. En er wordt steeds meer gewerkt in consortia. Er moet vaak snel een structuur worden opgezet.” Zeppenfeldt: “Vanuit medische hoek hebben we veel interesse voor het product, maar de beslissingstrajecten zijn daar wat traag. En niet iedereen zal het product met gejuich ontvangen. Bijvoorbeeld de maatwerk-leveranciers.” Helemaal uniek is Datheon met het idee van webdatabases overigens niet. In de VS zijn onder andere Caspio Bridge en Intuit (met zijn dienst Quickbase) actief op dit vlak.