Legacy IT brengt Britse voedselveiligheid en luchtkwaliteit in gevaar

Het ministerie heeft volgens het rapport in totaal 1.963 IT-applicaties in gebruik, al zijn dat met name kleinere programma's zoals printerdrivers. Naast dat klein grut zijn echter 365 van de geïnventariseerde systemen echt grotere applicaties. En zo'n 80% daarvan wordt niet meer actief ondersteund door de maker, aldus het rapport van PAC. Momenteel krijgt 50% van de grotere systemen uitgebreide ondersteuning of 'extended support', waar mogelijk extra voor betaald moet worden.

De resterende 30% zit zelfs in een stadium daarna, wat PAC 'hypercare' noemt. In dat stadium worden applicaties alleen nog ondersteund door het interne digitale team van Defra zelf, of door de leverancier te betalen om te helpen als er iets echt fout gaat. Deze apps krijgen dus geen actieve updates meer vanuit de leverancier. PAC benadrukt dat de verouderde systemen niet alleen veel geld kosten, maar ook een groter risico vormen voor cyberaanvallen en IT-problemen.

Dierenartsen en boeren op eBay

Dat de systemen zo verouderd zijn, levert ook problemen op voor de eindgebruikers. Dat zijn niet alleen ambtenaren, maar bijvoorbeeld ook dierenartsen en boeren. Zij moeten informatie doorgeven aan het ministerie, om de voedselveiligheid te garanderen. Denk bijvoorbeeld aan een systeem dat gebruikt wordt voor de registratie van testresultaten voor rundertuberculose. Dat systeem is zelfs zo oud dat het niet meer kan draaien op veel van de huidige besturingssystemen. "Dierenartsen moesten oude laptops op eBay kopen om het programma van Defra te kunnen gebruiken", aldus het rapport.

Defra heeft inmiddels aan PAC laten weten dat het 11 miljoen pond heeft geïnvesteerd in vernieuwing van het systeem voor registratie van dierentestresultaten. Het kan hierdoor ook op een iPad of iPhone gebruikt worden. Maar dit is niet de enige applicatie met problemen. Volgens het kritische rapport klagen gebruikers over meer systemen dat die verouderd aanvoelen, functionaliteiten missen en moeilijk te gebruiken zijn.

Bovendien wordt er nog erg veel met papier gewerkt, zeker bij klanttransacties. Bij dergelijke transacties betaalt iemand bijvoorbeeld voor een bepaalde dienst of wordt er informatie aangepast. Daarvoor moeten nu vaak nog papieren formulieren ingevuld worden, waarna er weken op de uitkomst gewacht moet worden. Jaarlijks handelt Defra zo'n 14 miljoen van dit soort papieren transacties af, wat neerkomt op twee derde van alle klanttransacties in een jaar.

Ministerie gaat moderniseren

Britse parlementsleden zeggen in het rapport dan ook dat de huidige situatie niet zo door kan gaan. "We worden geconfronteerd met dierziekten die zich snel verspreiden, misschien zelfs wel met de volgende pandemie, en hebben systemen die mogelijk afhankelijk zijn van papieren formulieren. Dat kan niet zo doorgaan", zegt sir Geoffrey Clifton-Brown - parlementslid en vicevoorzitter van PAC - tegenover de Britse krant The Guardian. 

In de tussentijd is Defra wel bezig met het vernieuwen van de systemen, benadrukt het rapport. Daarbij geeft het prioriteit aan de systemen die het grootste risico vormen. Maar volgens PAC heeft het ministerie ook moeite met het vinden van personeel om de projecten uit te voeren. Daardoor blijft het erg afhankelijk van externe partijen. Het vernieuwen van de systemen kan dan ook tot wel twee keer zoveel geld kosten als eerst beraamd.

Voorbij 2030

In totaal schat het ministerie dat het 726 miljoen pond moet investeren om tussen 2021 en 2025 legacy-systemen te moderniseren. Maar naar verwachting zijn voor 2030 nog niet alle legacy-problemen opgelost. Volgens PAC is dat in ieder geval te wijten aan een gebrek aan strategie of visie die nodig is voor digitale transformatie op de lange termijn. Defra wordt dan ook gevraagd om voor het einde van maart 2024 een plan voor te leggen aan de PAC, met daarin details en voorgestelde acties om de systemen te moderniseren, prestaties te monitoren en om standaarden voor technologie en architectuur te implementeren.