Europese aanbestedingen

Het maakt de markt transparant en het aanbod daardoor groter. Hierdoor kan de overheid beter inkopen omdat de markt moet concurreren op prijs en kwaliteit.
Ook voor de leveranciers is het idee op zich goed. Omdat de markt transparant is, kunnen zij klanten verwerven waarvan zij vroeger het bestaan niet eens wisten, laat staan wat hun behoeften waren. Een win-win situatie dus.
Maar hoe minder prettig is de werkelijkheid. In de praktijk kunnen kleinere bedrijven niet of nauwelijks meedoen aan Europese aanbestedingen en de administratieve lasten ervan voor alle bedrijven zijn enorm. Een bloemlezing waarbij elke gelijkenis met bestaande Nederlandse overheidsorganisaties geheel berust op toeval.
Overheidsorganisatie A schreef een tender uit waarbij de jaarlijkse omzet van bedrijven minimaal vijf keer zo groot moest zijn als het totale bedrag dat die overheid in dit kader per jaar wilde uitgeven. De gedachte daarachter was dat een bedrijf niet te afhankelijk mocht zijn van opdrachten van deze overheidsorganisatie. Omdat het om grote bedragen ging, werden alle bedrijven uit het MKB uitgesloten. Slechts een paar grote spelers bleven over.
Vaak zijn de aanbestedingen gericht op mantelcontracten. Als je die als leverancier wint, heb je nog steeds geen opdracht. Wanneer daarna offerteverzoeken worden gedaan, kunnen de mantelpartijen daarop, in concurrentie met elkaar, inschrijven. Op zich een logische constructie.
Een probleem is echter de procedure voor het verkrijgen van het mantelcontract. Daarbij moeten leveranciers voldoen aan zeer uiteenlopende verplichtingen, variërend van gegevens over het bedrijf tot gegevens over uitgevoerde projecten in de vorm van referenties. Elke overheidsorganisaties heeft daarbij zijn eigen format voor referenties en andere eisen, zoals financiële gegevens. Leveranciers zijn dus gedwongen om steeds weer nieuwe stukken op te stellen. Omdat ook de wijze van vragen van referenties blijkbaar in ontwikkeling is (procesinnovatie!), bestaat in toenemende mate de eis om de klanten van het bedrijf schriftelijk te laten verklaren dat die referenties kloppen. Recent kwam ik een organisatie tegen die eiste dat die verklaringen handgeschreven moesten zijn!
Het kan natuurlijk nog mooier. Een voorbeeld betrof ook een overheidsorganisatie die een veertigtal (!) bedrijven had gevraagd om offerte uit te brengen voor een relatief klein raamcontract. Ook hier ging het om hoge (en natuurlijk weer specifieke) eisen. Veertig bedrijven spanden zich in om deze gegevens te leveren, wat per bedrijf toch tientallen dagen inspanningen moet hebben gekost. De totale som van alle inspanningen ging de waarde van de totale opdracht ver te boven. Wat is het maatschappelijk voordeel dat hier wordt behaald?
Nog een voorbeeld. Een andere overheidsorganisatie liet ook een aanzienlijk aantal bedrijven voor een raamcontract offerte uitbrengen. Aan het slot van de procedure bleek dat alle bedrijven die offerte hadden uitgebracht, waren geselecteerd! Daarmee hadden die bedrijven nog niets, behalve de zekerheid dat zij in het geval van een concrete offerteaanvraag zouden mogen offreren. Wat is hier nu de toegevoegde waarde van de aanbesteding geweest?
Een laatste voorbeeld. Nadat alle betrokken bedrijven hun offertes hadden ingeleverd, besloot de betrokken overheidsorganisatie de offerteaanvraag in te trekken. Men wilde nog eens over de vraagstelling nadenken!
Het is wanorde alom. De overheid zegt een beleid te voeren om het MKB te stimuleren en de administratieve lasten te willen verlichten. De praktijk van de eigen inkoopfunctie is echter dat kleinere bedrijven van de markt worden gedrukt en dat de administratieve lasten van het leveren aan de overheid enorm zijn.
Overigens zijn die administratieve lasten er voor de overheid zelf natuurlijk ook. Teams van inkopers houden zich bezig met het opstellen van procedures en met offerteaanvragen, het beoodelen van de ingezonden offertes en het opstellen van raamcontracten. De inkoopafdelingen groeien dus ook mee. Hier pikt de markt ook wel een graantje mee omdat vaak externe bureaus door de overheid worden ingehuurd om de Europese aanbe–stedingen verder te begeleiden. Het proces van aanbesteden is dus duur aan beide kanten.
Wat zou de oplossing moeten zijn? Volgens mij gaat het om het standaardiseren van de administratieve verplichtingen overheidsbreed, om vereenvoudigde procedures (een centrale databank met bedrijfsgegevens?) en om het stellen van eisen waaraan ook de kleinere leveranciers gemakkelijk kunnen voldoen. Als dit niet lukt, is er nog een allerlaatste redmiddel: het outsourcen van de inkoopfunctie voor de gehele overheid. Maar daar zal wel weer een Europese aanbesteding voor nodig zijn!