Honderdduizend euro voor het meest innovatieve idee

Dat werd de uitnodiging om met innovatieve ideeën te komen en omdat we het resultaat voorop wilden stellen, verbonden we er honderdduizend euro aan”, zegt expertisemanager Ruben Hassing van de Caesar Groep, een Utrechtse ICT-dienstverlener met zo’n driehonderd medewerkers.
Die honderdduizend euro is arbitrair, zegt hij. “We wilden een bedrag waar je iets mee kunt, dat medewerkers uitdaagt. Het geld moest een goed idee in ieder geval niet in de weg staan.”
De uitnodiging leverde ongeveer dertig ideeën op. “We hebben de bedenkers bij elkaar gezet om over hun voorstellen te praten. Het proces kwam eigenlijk vanzelf op gang: men ging ideeën clusteren en vormde groepjes om de clusters verder uit te werken. Uiteindelijk werd een top 3 aan het management gepresenteerd, dat er één uitkoos.” Het winnende idee moest waarde toevoegen aan de organisatie, medewerkers of klanten en haalbaar zijn in tijd en geld.
De eerste bijeenkomst vond plaats in december 2006 en inmiddels is het product gereed waarin het winnende idee werd uitgewerkt. Het is een informatieportaal, genaamd SPoT, waar medewerkers alle informatie uit de organisatie kunnen vinden en kunnen samenwerken.
Justin Sjouw was een van de bedenkers en heeft geholpen bij de realisatie. “Ik houd mij bezig met enterprise content management. Dat gaat over hoe organisaties zo goed mogelijk kunnen omgaan met informatie en ongestructureerde kennis. Ik vond dat er bij Caesar behoefte was aan een oplossing op dit gebied.”
Hij was niet de enige: zeker de helft van de dertig ideeën ging over het verbeteren van de interne informatievoorziening. Sjouw was niet bang dat zijn idee te intern gericht zou zijn: “Onze strategie is dat we toegevoegde waarde leveren aan klanten. Om dat goed te kunnen doen, moet je binnen je eigen organisatie zoveel mogelijk informatie en kennis delen.”
“Als je het niet in dit systeem kunt vinden, dan bestaat het niet”, zo verklaart Sjouw de naam van het portaal: SPoT staat voor Single Point of Truth. Het portaal, gebouwd met Microsoft SharePoint, is een verzameling van een aantal technieken en systemen, legt hij uit.
“Onze oude fileserver bevat dik twee terabyte aan informatie. Die is nu snel door te zoeken via SPoT. Ook ons oude intranet is toegankelijk.” Alle informatie die binnen de organisatie bestaat, is via SPoT te vinden. Ook werd functionaliteit toegevoegd om samen te werken, op zogenaamde teamsites: “Men kan er aan documenten werken, bloggen en een wiki opzetten.” Heel belangrijk bleek het inrichten van een beveiligde toegang, zodat medewerkers ook vanuit huis en bij klanten het systeem kunnen benaderen en ermee kunnen werken.
Het nieuwe informatieportaal moet op den duur de oude systemen vervangen. Het is bovendien de bedoeling dat er steeds nieuwe functionaliteit aan wordt toegevoegd. Het is dan ook nooit af, zegt Sjouw, die erbij betrokken blijft: “Het past goed binnen mijn functie om SPoT te blijven doen.”
De honderdduizend euro mocht worden besteed aan materiaal en aan uren. Medewerkers hebben er ook in hun eigen tijd aan gewerkt: “Het was erg inspirerend om zo met twintig collega’s samen te werken. Je ziet echt een team ontstaan dat ervoor gaat zorgen dat iedereen zijn werk beter kan doen. We hebben het zoveel mogelijk als een gewoon project behandeld, maar toch ook wel ’s avonds doorgewerkt om het af te krijgen.” Hij ziet nu het resultaat van hun werk. De teamsites bijvoorbeeld worden enthousiast gebruikt.
Ook Hassing is tevreden: “Het heeft zeker opgeleverd wat we wilden en nog wel meer, denk ik. Want er is niet alleen een goed idee gerealiseerd, het heeft ook veel positieve energie opgeleverd binnen de organisatie.”