ICT 2007: Fixatie op kosten kost geld

Kortom, een prachtige wereld waarin voor een appel en een ei de gouden bergen je als gebraden duiven de mond invliegen.
De werkelijkheid is iets weerbarstiger. En du moment je werkelijk je zegeningen moet tellen, ga je met de billen bloot. Zodra je namelijk IT werkelijk als investering gaat benoemen, kom je niet weg met indianenverhalen. Dan moet je aangeven wat de werkelijke lasten zijn, de te verwachten opbrengsten, risico’s adresseren, kortom: de businesscase uitwerken. Gek genoeg zien we in de IT-wereld vooral nadruk op slechts één van die aspecten: Total Cost of Ownership, ook wel TCO. IT-decision makers zijn helemaal doodgegooid met dat begrip. Voor het idee, als je de term intikt op Google krijg je zomaar 80 miljoen hits.
In den beginne was nadruk op TCO niet eens zo gek. De meeste consumenten kijken alleen naar de kosten en bovendien nog een klein onderdeel daarvan: de aankoopkosten, dus niet eens TCO. Alleen zeer geoefende consumenten kijken naar alle aspecten die bij aankoop aandacht verdienen: kosten, kwaliteit, service, betrouwbaarheid, en of het product conform standaarden en wet- en regelgeving is. Een extreem voorbeeld van die beperkte blik hoorde ik eens over een dierentuin: daar had men geïnvesteerd in een nieuw verblijf plus levende have, maar was men totaal vergeten de operationele kosten erbij te betrekken. Wat bleek? Nadat de zaak met hulp van buitenaf up and running was, kwamen de toen al niet op te brengen aanschafkosten elk jaar als operationele kosten terug. De investering bracht dat geld absoluut niet op. Dus dat geld was er niet, maar de bewoners van het verblijf kon je ook niet meer aan de straat zetten. Een irreversibele investering met verliezen tot in lengte van dagen. Was een TCO-berekening gemaakt, was dit nooit gebeurd, schat ik zo in.
Bij ICT zie je iets soortgelijks. De aanschafkosten zijn nog maar het begin: onderhoudskosten, uitbreidingskosten, operationele kosten, licentiekosten en meer kostensoorten overstijgen de aanschafkosten vaak verre. Een vuistregel zegt dat 50 tot 80 procent van de TCO van maatwerksoftware in de onderhoudssfeer zit. Een goede zaak dus om besluitvormers in de IT zich ervan bewust te maken dat men verder moest kijken dan alleen aanschafkosten, dus naar TCO.
maar daar is de IT-wereld te veel in doorgeschoten. We moeten namelijk naar de gehele businesscase kijken. De kosten zijn daar een wezenlijk onderdeel van, maar een vanzelfsprekende kostenminimalisatiestrategie niet. Als je meer ijzererts inkoopt, kun je meer hoogwaardig staal verkopen. In de momenteel sterk aantrekkende staalmarkt is het nu goed om meer kosten te maken, omdat er dito inkomsten tegenover staan. Precies zo kun je IT-investeringen bekijken. Denken vanuit het waardecreatieperspectief heeft sterk de voorkeur boven een cost-leadershipstrategie waarin kosten almaar omlaag moeten. Dat is als zeggen dat je minder ijzererts moet inkopen om meer staal te tapeling van IT geleid. Zonder een investeringspet op heeft de IT het uiteraard ook laten gebeuren.
ondanks deze problemen moeten we wel iets. Mijn voorstel is dan ook om IT als investering te beschouwen, en daar investeringstechnieken op los te laten. Niet blindelings een economieboek openslaan en je rijk rekenen aan optietheorie of transactiekosteneconomie, maar basale kosten- en batenanalyses, activity-based costing, en zo meer. Op die manier krijg je met redelijk simpele middelen zoals cash-flowanalyses en de daarbij behorende kosten-, realisatie- en bedrijfsscenario’s al snel inzicht in de haalbaarheid, wenselijkheid, en realiteit van IT-investeringen. Uiteraard moet je dat soort methoden en technieken niet toepassen op een enkele investering in isolatie, maar in de context van andere investeringen – met name die in bestaande legacy assets.
daar zitten voor iedereen voordelen aan: IT kan dan expliciet krijgen dat investeren in de kwaliteit van bestaande systemen een positief effect heeft omdat nieuwe IT-investeringen mogelijk worden, gemakkelijker worden, sneller kunnen, minder kosten et cetera. De business kan zien dat aan verwachte cashflows of betere dienstverlening wel een prijskaartje hangt. Aanpassingen van de voorstellen in de 80/20-sfeer kunnen door zulke analyses gevoed worden, zodat met realistischer scenario’s een groter verschil tussen de kosten en baten te bewerkstelligen is. En de gebruikers/klanten die de IT-investering ten nutte zijn, kunnen dan rekenen op een goede prijs/prestatieverhouding voor de dienstverlening.
Tenslotte is de aandeelhouder/belastingbetaler geholpen omdat via risico-analyses helder wordt of de risico’s die gepaard gaan met de investering plus de verwachte waarde met elkaar in overeenstemming zijn. Als een discretionaire IT-investering minder opbrengt dan het geld op de bank zetten kun je dat nu meteen zien, en maatregelen treffen voordat je een hele dierentuin aan problemen in portefeuille blijkt te hebben. IT als investering dus, maar dan ook echt.

Prof.dr Chris Verhoef is hoogleraar Informatica aan de Vrije Universiteit in Amsterdam.