AG report: Office 2007 opgehangen aan XML

Ook achter de huidige extensies van macro’s en templates komt een extra letter te staan.
Maar het blijft natuurlijk niet bij een simpele naamsverandering. Belangrijker is dat de bestanden op een fundamenteel andere manier zijn gestructureerd dan voorheen. In bestaande Office-documenten zijn de inhoudelijke informatie en de beschrijving van de manier waarop die informatie moet worden gepresenteerd met elkaar verweven. In Office 2007 worden inhoud en opmaak van elkaar gescheiden en in de vorm van een groot aantal losse elementen (‘parts’) opgeslagen in één gecomprimeerd bestand.
Bas Paumen, product solution manager voor Office System, schetst het voordeel van deze aanpak: “Dankzij Open XML kun je de data uit het document gebruiken in elke andere toepassing. Dat kunnen Office-onderdelen zijn, maar ook bedrijfsapplicaties van bijvoorbeeld Siebel, Navision of SAP. Daardoor krijgt de informatie uit ongestructureerde documenten ineens veel meer waarde in het bedrijfsproces.”
Zo ontstaan allerlei mogelijkheden voor workflow-toepassingen op basis van ‘business rules’. Een bedrijf kan bijvoorbeeld Word-bestanden gebruiken voor offerteaanvragen en daarin een XML-indicator definiëren voor de waarde van de offerte. Als het bedrag een vooraf bepaalde drempelwaarde overstijgt, zal de aanvraag op basis van de business rule automatisch naar een leidinggevende worden gerouteerd voor fiattering.
Een prettige bijkomstigheid van Open XML is dat de resulterende bestandsgrootte aanzienlijker kleiner is dan met de oude bestandsformaten. Hierdoor vragen Office 2007-documenten minder opslagruimte en bandbreedte bij verzending. Dat is mede te danken aan de gebruikte Zip-compressie.
Uitwisselbaarheid
Nadelen zijn er ook. Die houden vooral verband met compatibiliteit en uitwisselbaarheid. Niet alleen ten opzichte van externe partijen met een oudere versie van Microsoft Office, het gratis open-sourcepakket Open Office, Star Office van Sun Microsystems of WordPerfect Office van Corel, maar ook met alle tot dusver gecreëerde Office-bestanden binnen de eigen organisatie.
Om met onderzoeksbureau Gartner te spreken: “of je nu Office 2007 invoert of niet, je organisatie krijgt toch met het bijbehorende nieuwe documentformaat te maken, omdat je geen controle hebt over het formaat dat gebruikers buiten je organisatie zullen gebruiken om documenten te verzenden naar gebruikers binnen je organisatie.”
Microsoft probeert de pijn op verschillende manieren te verzachten. Om te beginnen voor degenen die Office 2007 installeren maar Open XML vooralsnog links laten liggen. Zij kunnen hun voorkeur voor het oude opslagformaat als standaard instellen. Daarnaast is het altijd mogelijk ‘ad hoc’ bestanden in een ander formaat te bewaren zodat gebruikers van eerdere Office-versies ze direct kunnen openen.
Omgekeerd is een set conversieprogramma’s beschikbaar waarmee gebruikers van Office 2000, Office XP en Office 2003 documenten kunnen openen, bewerken èn opslaan in de nieuwe bestandsformaten van Word, Excel en Powerpoint 2007. Dit ‘Compatibility Pack’ kan worden gedownload van de website van Microsoft. Gebruikers van de Office-versies XP en 2003 krijgen wel het advies eerst alle updates met hoge prioriteit te installeren voordat ze de conversietools downloaden.
Trouwe gebruikers van Office 97 hebben het nakijken. De converters gaan aan hun neus voorbij. “Als ze Office-2007-bestanden ontvangen kunnen ze de afzenders natuurlijk vragen om die bestanden nogmaals in een ouder formaat te sturen,” oppert Paumen. Hij ontkent dat Microsoft de Office 97-gebruikers in de kou laat staan om ze ertoe te vermurwen een nieuw pakket aan te schaffen.
Enigszins pijnlijk is verder dat voor Mac Office 2004, toch ook een Microsoft-product, nu nog geen converter te krijgen is. Dat laat waarschijnlijk tot april op zich wachten. In het najaar komt Mac Office 2008 op de markt, dat ‘native’ Open XML-bestanden zal kunnen openen en opslaan.
Concurrentie
Ook met concurrerende pakketten is een brug geslagen. Sinds begin februari is een ‘plug-in’ beschikbaar om Word-bestanden vanuit de Microsoft Office-versies 2007, 2003 en XP op te slaan in het Open Document Format (ODF) van Open Office. Deze Open XML Translator is met steun van Microsoft ontwikkeld en kan worden gedownload op SourceForge.net. Het is de bedoeling dat later soortgelijke converters uitkomen voor Excel en Powerpoint.
Corel heeft in zijn WordPerfect Office-suite ondersteuning toegezegd voor zowel Open XML als voor ODF. Het zal echter nog tot medio dit jaar duren voordat Corel zijn belofte kan inlossen. Het Canadese softwarebedrijf zegt een ‘unieke, formaat-neutrale positie’ in te nemen en niet mee te willen gaan in “pogingen van Microsoft, Adobe en andere leveranciers om hun eigen standaarden te propageren”.
Conversie-programma’s verzachten pijn overgang

PDF en XPS
Naast Open XML maken in Microsoft Office 2007 nog twee bestandsformaten hun debuut: het Portable Document Format (PDF) en de XML Paper Specification (XPS).
Microsoft was van plan ondersteuning voor Adobes PDF standaard in te bouwen in Office 2007, maar moest daar medio vorig jaar na juridisch wapengekletter van Adobe van afzien. De PDF-support kan daarom alleen als ‘add-in’ worden gedownload.
Als tegenhanger van PDF heeft Microsoft nu XPS geïntroduceerd. De al genoemde add-in bewerkstelligt dat acht programma’s in Office 2007 (Word, Excel, Powerpoint, Access, Publisher, OneNote, InfoPath en Visio) hun bestanden naast PDF ook in XPS-formaat kunnen wegschrijven.
In Windows Vista is ondersteuning van XPS van huis uit aanwezig. Microsoft gebruikt XPS daar ook als basistechnologie (print spooler) voor het afdrukken van alle documenten. Gebruikers kunnen vanuit iedere Vista-toepassing XPS-bestanden genereren door ze ‘af te drukken’ naar een virtuele printer. Voor Windows XP is deze XPS Document Writer-printerdefinitie als download beschikbaar, evenals een XPS Document Viewer.

Conversiehulpmiddelen
Office Compatibility Pack: plug ins voor het automatisch converteren naar Office Open XML vanuit oudere Office-versies
Office File Migration Tools: voor het omzetten van Office-bestanden in OOXML
Office Migration Planning Manager: om het bedrijfsnetwerk te doorzoeken op bestanden die zijn opgeslagen in oudere Office-formaten als .doc en .xls.
Daarnaast werken verschillende partijen, waaronder Microsoft, Novell en Sun, aan converters die bestanden in Open Document Format kunnen converteren naar OOXML