Office 12 moet simpeler

Microsoft spreekt overigens liever van Office System dan van zomaar Office, om de grote reikwijdte van zijn vlaggenschip te benadrukken. Niet alleen bekende applicaties als Word, Excel en Powerpoint maken er deel van uit, maar tevens serverproducten als Exchange, Sharepoint en Live Communication. Ook het in april van dit jaar overgenomen bedrijf Groove Networks, dat software voor onderlinge samenwerking (collaboratie) ontwikkelt, valt tegenwoordig onder Office. Chris Capossela is als vice-president van de afdeling Information Worker verantwoordelijk voor de nieuwe versie, die nog geen definitieve naam heeft gekregen. Om de achtergrond van de veranderingen in Office 12 te schetsen, haalt hij een aantal door hoogste baas Bill Gates bereden stokpaarden van stal. Bestrijding van de ‘information overload’, het overbelast raken door de voortdurende informatiestroom, is er daar één van. Met zoveel woorden erkent Microsoft daar zelf aan te hebben meegewerkt, want Office in zijn huidige vorm is volgens Capossela te complex geworden. Gebruikers verdrinken in de talrijke mogelijkheden. Ze hebben geen tijd om die allemaal te leren en ze eisen veel sneller dan voorheen resultaat van software, constateert Capossela. "De gebruikersinterface van Office raakte steeds meer overladen. Er zijn nu al meer dan 35 werkbalken en meer dan 1500 opdrachten. Daarom is voor Office 12 een nieuwe aanpak nodig." Vereenvoudigd Die frisse aanpak krijgt onder andere gestalte in een vereenvoudigde gebruikersinterface. Capossela demonstreert dit aan de hand van een voorlopige versie van Excel. Alle pulldown-menu’s en werkbalken (toolbars) zijn van de bovenkant van het scherm verdwenen. In plaats daarvan is een contextgevoelige ‘ribbon’ (lint) gekomen - in feite toch weer een soort werkbalk - waarin alleen de op dat moment relevante functies zichtbaar zijn. Dat moet de overzichtelijkheid en snelheid van werken bevorderen. De meeste Office 12-applicaties worden met de nieuwe ribbon uitgerust. Voor de e-mail-client Outlook geldt dat alleen in de schrijfmodus en niet zolang de gebruiker het overzicht van zijn inbox bekijkt. Een belangrijke ontwerpdoelstelling is om het aantal muiskliks dat nodig is om een bepaald resultaat te bereiken drastisch te verminderen. Er resteert in Office 12 nog één echte werkbalk, de Quick Access Toolbar. Daarin kan de gebruiker veelgebruikte functies onderbrengen door ze er eenvoudig naartoe te slepen. Maar Capossela voegt er ter relativering aan toe dat klanten de bestaande mogelijkheden tot ‘customizen’ van Office in de praktijk nauwelijks benutten. Nieuwe wereld Naast de veranderingen in de gebruikersinterface moet Office 12 functioneel aanhaken bij allerlei technologische, economische en sociale veranderingen. Bill Gates, de chief software architect van Microsoft, schetste in mei van dit jaar ‘een nieuwe wereld van werk’. Die zou de laatste tien jaar zijn ontstaan dankzij software, maar op zijn beurt nieuwe eisen stellen aan diezelfde software. Volgens Gates moet software kenniswerkers in staat stellen zich snel aan te passen in een voortdurend veranderende zakelijke omgeving en ervoor te zorgen dat ze effectiever gebruik kunnen maken van informatie. Onderlinge samenwerking via de pc verloopt nu vaak nog onbeholpen. Capossela: "Mensen sturen elkaar e-mailtjes met documenten in een bijlage. Dat is heel ineffectief." Software die beter is toegesneden op samenwerking zou de pijn kunnen verlichten. Microsoft wil hiertoe onder andere Virtual Office, afkomstig van het overgenomen Groove Networks, in Office 12 integreren. Dit product laat eindgebruikers zonder tussenkomst van de IT-afdeling virtuele werkruimtes (workspaces) creëren waarin ze samen aan een document, presentatie of rekenblad kunnen werken. XML Het default-bestandsformaat in Office 12 is XML, althans voor Word, Excel en Powerpoint. Zo is de bestandsextensie van Word ‘docx’. Door compressie zullen de bestanden circa 50 procent kleiner zijn dan in het huidige Office. Met een applicatie als Internet Explorer is het mogelijk de structuur en inhoud van een XML-document te bekijken en te veranderen, zonder Word te hoeven openen. De platformeisen voor Office 12 zetten alle gebruikers tot en met Windows 2000 in de kou. Het nieuwe pakket werkt uitsluitend met Windows Vista (alias Longhorn) of met Windows XP inclusief Service Pack 2. Capossela ziet het uitsluiten van oudere Windows-versies niet als ernstige beperking: "Het overgrote deel van de gebruikers werkt toch al met Windows XP, zeker tegen de tijd dat Office 12 in de twee helft van 2006 op de markt komt."