Nog veel onduidelijkheid over Business Intelligence
Oorzaak is de enorme groei van het aantal pakketten. “Zo bedroeg de prijs van een gemiddeld product 20 jaar geleden nog 600.000 gulden, tegenwoordig zijn er pakketten voor een paar honderd euro te koop. De marktleider is niet een pakket met veel toeters en bellen, maar gewoon Microsoft Excel, omdat dat het eenvoudigste te gebruiken is.” Dat business intelligence een duidelijke omschrijving mist, was te merken aan de presentatie van Elsevier ScienceDirect. Het bedrijf presenteerde zich als een grote leverancier van business intelligence, terwijl de uitgever publicaties levert over wetenschappelijke vorderingen die vooral in bibliotheken opgeslagen liggen.
Definitie
De definitie van business intelligence (BI) moge onduidelijk zijn, in de praktijk gaat het vaak om pakketten die strategische financiële informatie inzichtelijk moeten presenteren. Softwarepakketten van leveranciers als Cognos, Applix en MicroStrategy bevatten tools waarmee financiële gegevens gemakkelijk in een model kunnen worden ondergebracht en vervolgens overzichtelijk kunnen worden weergegeven. Sommige pakketten bieden ook allerlei mogelijkheden om de voortgang van projecten op het niveau van afdeling of medewerker te kunnen volgen. De voortgang kan via zogenoemde scorecards gemeten en gevolgd worden en deze informatie kan in principe met iedereen in de organisatie worden gedeeld. Experts schermen met de kreet ‘actionable information’: gecondenseerde informatie die gerelateerd is aan bedrijfsdoelen. Deze wordt bijvoorbeeld samengevat in KPI’s, key performance indicators. Een nevendoelstelling van business intelligence kan zijn het verlagen van de drempel voor gebruikers om het creëren van strategische informatie makkelijker te maken. Volgens expert-gebruikers is de belangrijkste trend in de wereld van business intelligence dat de software completer en geïntegreerder wordt.
Google
Toch kreeg het symposium vrij ontnuchterende informatie te verwerken. Zo blijkt het gemiddelde grote bedrijf al over 5 tot 7 hulpmiddelen voor business intelligence te beschikken die naast elkaar worden gebruikt. Uit marktonderzoek blijkt dat er meer oplossingen voor business intelligence zijn verkocht dan er worden gebruikt. The Data Warehousing Institution rapporteert dat van alle verkochte hulpmiddelen voor business intelligence maar 15 procent op een volwassen manier wordt aangewend. Volgens Norman Manley zal in de toekomst Google veel bestaande toepassingen voor BI vervangen. Reden is het grote gebruikersgemak van Google, net als bij Excel het geval is. De optimistische cijfers over toekomstige investeringen die door marktonderzoekers regelmatig worden rondgestrooid, moeten volgens Manley met een korrel zout worden genomen. Het zou grotendeels om wishful thinking van IT-managers gaan.
Over de kosten van business intelligence blijken veel misverstanden te bestaan. Circa 70 procent van alle kosten die met implementaties gemoeid zijn, bestaat uit de infrastructuur die gebouwd moet worden. Vooral twee kostenposten springen eruit: het verbinden van een toepassing met de verschillende andere oplossingen en het inrichten van een politieke infrastructuur binnen de organisatie.
Gebruikersorganisaties die sneller rendement op investeringen in BI willen krijgen, moeten af van het idee dat het gaat om het kopen van software. Het gaat om de mensen, de politiek, de infrastructuur, alles eromheen. Leveranciers kunnen hun software niet verkopen door te stellen dat “onze software beter is dan die van andere”. De werkelijkheid is dat er weinig slechte software is.
Voordeel
Wanneer levert business intelligence een organisatie voordelen op? Daarover bestaat niet één waarheid. Zo benadrukte Egbert Dijkstra van Ahold het belang van het kunnen maken van analyses: waar het assortiment van bedrijven steeds meer op elkaar gaat lijken en ook de gebruikte technologieën steeds meer overeenkomsten vertonen, is het komen tot goede inzichten belangrijker geworden. Maar volgens Norman Manley kan het om zoiets eenvoudigs gaan als een verschuiving van perspectief. Ontdaan van alle mystiek, gaat business intelligence uiteindelijk om simpele dingen, zoals de vraag of de directie kan zien of er winst wordt gemaakt op een product. Dat soort informatie is soms gewoon niet bekend in directiekamers. BI moet de directie helpen kosten-batenanalyses te maken die bepaalde uitgaven rechtvaardigen.
Business intelligence heeft ook alleen zin als de directie het gebruik in de hand werkt. Zo vertelde de directeur Europa van Dell Computer ooit: “Ik krijg via dit tool elke twee uur updates over de verkopen uit Europa.” Waarom hij dat belangrijk vond? “Michael Dell (zijn baas, red.) krijgt elke twee uur updates uit de hele wereld en belt mij op als hij een vraag heeft over Europa.”
De conclusie is dat mensen business intelligence pas gebruiken wanneer het in hun persoonlijke voordeel is. Als het invloed heeft op hun carrière en op het aantal vrije dagen per jaar dat ze kunnen opnemen.