5 aanbevelingen om grip te krijgen op ICT-projecten bij de overheid

"Pak door op digitaal vaardig beleid", luidt de eerste aanbeveling in de jaarrapportage 2023 van AcICT. Hoe beleid digitaal vaardig kan zijn, is een semantische kwestie, maar bedoeld wordt dat er bij het maken van wetten, regelgeving en beleid al rekening moet worden gehouden met de uitvoering. Het komt te vaak voor dat de uitvoerbaarheid van digitale aspecten problematisch blijkt. Uit een analyse van alle adviezen van AcICT sinds 2015 blijkt dit voor 17 van de 100 onderzoeken te gelden.

De adviescommissie heeft vragen geformuleerd die kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van een ‘digitale toets’ voor nieuwe wet- en regelgeving door de Tweede Kamer. De hoop is dat de nieuwe Tweede Kamercommissie voor Digitale Zaken hiermee verder gaat. De ministeries zijn zich wel bewust van het probleem, maar AcICT ziet nog te weinig vooruitgang op het vroegtijdig toetsen van digitale aspecten van nieuw beleid en roept de CIO’s van de departementen op om hier stappen in te zetten.

Kennis en ervaring borgen

"Werk actief aan kennis van ICT-beheersing" is aanbeveling nummer twee. Vorig jaar zette de adviescommissie de telkens terugkerende adviezen op een rij. Omdat die ook in 2023 weer gelden, luidt het advies dit jaar om actief te werken aan de kennis van ICT-beheersing van management en opdrachtgevers. Managers stromen snel door en nemen hun kennis van ICT-projecten met zich mee. Het is dus van belang om kennis en ervaring te borgen in het project en cruciale rollen binnen een ICT-project te vullen op basis van ervaring.

Het derde advies, "Verhelp ‘problematische legacy’ evolutionair", is ook een terugkerend thema. Het gaat om informatiesystemen die niet meer aansluiten bij de eisen, met als mogelijk gevolg dat gewenste veranderingen veel tijd vragen of zelfs niet gerealiseerd worden (denk bijvoorbeeld aan de btw-verlaging op groente en fruit). AcICT merkt dat de kwaliteiten van 'oude' informatiesystemen soms niet op waarde worden geschat, waardoor er onnodig grote, risicovolle vervangingsprojecten worden gestart. Ze pleiten ervoor om eerst meer inzicht in bestaande systemen te verwerven en daarna een evolutionaire transitie in te zetten naar de gewenste situatie, oftewel: neem kleine stapjes, geen reuzesprongen.

Beter zicht op gewenste resultaten

"Maak concreet welk probleem het project moet oplossen" is een advies gericht aan projectverantwoordelijken. Bij een aantal projecten in 2023 bleek het zicht op de gewenste resultaten te algemeen. Daardoor lopen overheden het risico dat ze software laten ontwikkelen die niet aansluit bij wat ze willen.

Het laatste advies luidt: "Organiseer ruimte en aanpassingsvermogen in projecten". Het adviescollege ziet te veel optimisme en weinig realistische planningen langskomen. Er wordt nog altijd te weinig ruimte ingecalculeerd voor tegenvallers. Ook wordt er te weinig beheer en onderhoud gedaan aan oude systemen, waardoor die tegenvallers in nieuwe projecten niet zomaar kunnen opvangen.

Meer aandacht voor nazorg

Het is natuurlijk niet leuk als er stevige kritiek komt op een ICT-project waaraan je enthousiast en met de beste bedoelingen bent begonnen. Daarom is er in 2023 meer aandacht besteed aan nazorg, schrijft het adviescollege in het jaarverslag. In de nazorg zijn de adviezen verder toegelicht aan de organisaties die het betreft. 

Dit artikel is eerder gepubliceerd op Binnenlands Bestuur, zustertitel van AG Connect.