Overheid valt ten prooi aan dementie

Aan de andere kant wordt informatie door de gefragmenteerde opslag langer bewaard dan op grond van de privacywet mag en komen vertrouwelijke documenten onbedoeld in de openbaarheid. Archiefwet "De overheden overtreden de Archiefwet", zegt waarnemend hoofdinspecteur Rob Kramer. Hij voegt daar meteen aan toe dat er ook geen simpele oplossing is. "Maar we hebben dit al lang op ons af zien komen, dus het wordt tijd dat er iets gebeurt." De inspectie dringt er in het rapport bij staatssecretaris Medy van der Laan van Cultuur en bij minister van Bestuurlijke Vernieuwing Thom de Graaf op aan, de centrale overheden een handvat te geven voor de aanpak van deze problematiek. Volgens de inspectie hoort de onduidelijkheid over wat wel en wat niet in een digitaal archief opgenomen moet worden, tot de kern van het probleem. Zo hanteert het ministerie van Financiën de regel dat voor formele zaken geen e-mail gebruikt mag worden en dat het archiefbeheer zich uitsluitend richt op de papierstroom. Soms is het echter van belang te reconstrueren hoe een zaak tot stand is gekomen waarbij email wel degelijk belangrijk is. De inspectiedienst noemt het NIOD-onderzoek naar de val van Srebrenica, waarbij de communicatie tussen het ministerie van Defensie en de uitgezonden eenheden deels via e-mail verliep. Die berichten waren niet meer te achterhalen. Lastig te vinden Bovendien ontbreekt bij overheden vaak een goed documentmanagementsysteem, terwijl het zoeken naar dat ene onlogisch betitelde bestandje op een harde schijf vaak lastiger is dan het vinden van een document op een zolder vol met papieren stukken. Volgens de dienst is het noodzaak dat het management de verantwoordelijkheid oppakt en beslissingen over informatiebeheer niet overlaat aan uitvoerenden. Overvolle harde schijven leiden nog al eens tot het wissen van bestanden zonder dat daar een duidelijk beleid voor bestaat. Afgedankte harde schijven worden meestal niet of onvoldoende stringent gewist om te voorkomen dat vertrouwelijke gegevens in de openbaarheid komen. Ook werken ambtenaren vaker thuis waarbij vertrouwelijke documenten op slecht beveiligde laptops staan of op dito privé-computers. De inspectiedienst constateert dat het aan professionaliteit ontbreekt, zeker bij de kleinere overheidsorganisaties om het probleem op te lossen of zelfs te onderkennen. Daarentegen is een aantal grotere ministeries goed aan het werk met het vraagstuk. Kramer: "De overheid zo zich in deze meer als eenheid moeten opstellen." Maurice Wessling van privacy-organisatie Bits of Freedom (BOF) verbaast zich niet over het geschetste probleem. Hij vraagt zich wel af of de situatie bij andere organisaties veel anders is. "Dit is een heel zorgelijke ontwikkeling." Dat vindt ook VVD-parlementariër Zsolt Szabo, die woensdag kamervragen stelde, hoe de minister en staatssecretaris denken dit probleem aan te pakken. Zijn PvdA-collega Martijn van Dam vraagt zich af hoe het kabinet denkt allerlei diensten elektronisch aan te kunnen bieden terwijl de ‘backoffice’ niet goed geregeld is. "Workflow is bij de overheid een primair proces. Dat moet goed geregeld zijn. Verder komt het er op aan dat iedereen de discipline heeft zich aan de regels voor opslag te houden."