CBR verkort afhandel-tijden dramatisch

De papierwinkel betreft vooral procesdocumenten. De documenten liggen nu nog opgeslagen in verschillende legacy-systemen waarvan een deel al 10 tot 15 jaar oud is. Het CBR gaat die documenten nu overpompen naar een centraal document management systeem. Daarvoor worden uit de legacy-systemen 6000 documenten per uur als PDF/a in één centraal DMS opgeslagen. Dat gaat nog de nodige tijd in beslag nemen: in totaal moeten 11 miljoen documenten worden overgezet. Als het proces 24 uur per dag draait, heeft het CBR voor de conversie 76 dagen nodig.

Als dat proces is afgerond, hebben medewerkers van de divisie Rijgeschiktheid voortaan alle benodigde documenten van een klant in één dossier bij elkaar. Het is niet langer nodig de documentatie uit verschillende systemen bij elkaar te zoeken. Dat vereenvoudigt het werk, maakt de kans op fouten kleiner, maar zorgt er vooral ook voor dat processen sneller afgehandeld kunnen worden. Daar worden niet alleen de medewerkers blij van, maar ook de burgers die zaken af te handelen hebben bij het CBR. Als het tegen zat, kon een proces soms wel 7 weken vergen. Na afronding van de inrichting van de centrale document store kan dat binnen een halve dag; het verzamelen van de documentatie kost dan nog enkele millisecondes.

Voor de centrale document store is de keus gevallen op het OpenIMS DMS. Aanvankelijk keek het CBR naar oplossingen van onder andere IBM, Microsoft en Oracle. Maar de offertes van deze partijen overtroffen het budget dat het CBR voor ogen had volgens manager ICT Operations Richard Hooft "met schokkende bedragen". Hooft zegt dit in een testimonial van OpenSesame ICT, de dienstverlener waarop uiteindelijk de keus is gevallen.

OpenIMS DMS draait vooral als een centrale document store die via een service bus van IBM is aan te spreken. Via de service bus kunnen applicaties documenten aanleveren en opvragen, zegt Hooft. "Het gaat dan om procesdocumenten. Die zijn van de burger en die willen we dan ook zichtbaar maken voor die burger. We moeten bovendien zorgen dat ze aan velerlei wettelijke verlichtingen voldoen. Ten behoeve van audit trails hebben we daarom nu automatisch versiebeheer. Onze papierwinkel is met fileservers per divisie niet beheersbaar, dat moet in één centraal systeem. Daarom is voor een centrale document store op basis van OpenIMS gekozen.”