Cisco probeert Zoom en Teams af te troeven met slimme WebEx-toevoegingen

Cisco kondigde gisteren een reeks vernieuwingen aan in WebEx, de online vergader- en presentatieomgeving. Covid-19 heeft een enorme impuls gegeven aan het gebruik van online-vergaderen, maar ook de zwakheden pijnlijk duidelijk gemaakt. Cisco heeft het ambitieuze streven geuit de technologie zo aan te passen dat deze een tien keer betere ervaring oplevert dan een fysieke ontmoeting.

Thijs DoorenboschMeer van deze auteur

Eén van de hinderlijke aspecten van fysiek en online vergaderen is dat een aantal extroverten alle ruimte opeisen om hun eigen bespiegelingen voor het voetlicht te brengen. De inbreng van de meer introverte deelnemers schuift dan al gauw naar de achtergrond. Dat gebeurt helemaal in een online vergadering. Bij een traditionele vergadering kan het lastig zijn de veelpraters de mond te snoeren, maar met een online systeem kan dat veel beter gaan. De nieuwe WebEx biedt nu namelijk de mogelijkheid om iedere deelnemer een vaste spreektijd te geven zonder interruptie voordat een tweede ronde inbreng begint. Cisco heeft het idee voor deze aanpak opgedaan uit de werkwijze van het hooggerechtshof.

WebEx is ook voorzien van AI-gedreven beeldherkenning. Daardoor moet de software ook voor de minder bedreven online vergaderaars meer intuïtief worden. Het systeem herkent handgebaren, bijvoorbeeld een opgestoken duim, applaus of een hand die om de aandacht vraagt. Deelnemers hoeven zo niet eerst op zoek naar het icoontje daarvoor.

Afgemeten vergadertijd

Iedereen kent de frustratie van uitlopende vergaderingen. Door vooraf in te stellen hoeveel tijd nodig is voor de vergadering kan een online vergadersysteem na het verstrijken van de tijd de vergadering automatisch afbreken. Dat legt druk op de deelnemers niet uit te wijden in zijpaden. Cisco heeft WebEx ook losgemaakt van de door Outlook opgedrongen standaardtijd voor een afspraak van minimaal een half uur. Juist online kan het handig zijn even 5 of 7 minuten een ideetje of probleempje door te spreken. Het afsprakensysteem in WebEx biedt die mogelijkheid en houdt de deelnemers ook aan de afgesproken tijd.

Automatische transcriptie en vertaling

De integratie van het vergadersysteem met kunstmatige intelligentie biedt ook de mogelijkheid om automatisch transcripties te laten maken van wat deelnemers bespreken. Notuleren zou dan niet meer nodig hoeven zijn. Ook is het mogelijk realtime-ondertiteling te tonen zodat ook deelnemers met een gehoorbeperking aan de vergadering kunnen deelnemen. Tenslotte faciliteert de AI in het systeem realtime-vertalingen bij online bijeenkomsten met deelnemers met een verschillende taalachtergrond. Aanvankelijk vertaalt het systeem de volgens Cisco top 15 meestgebruikte talen ter wereld, waaronder ook het Nederlands. In volgende versies wordt dat aantal uitgebreid. Hoe accuraat de vertalingen en transcripties zijn, is nog niet bekend.

Inzicht in contactmomenten

Het systeem biedt deelnemers met WebEx Insights inzicht in het aantal en type contactmomenten dat een gebruiker heeft gehad met anderen in de organisatie en in hoeverre die bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Uit de prestentatie gisteren werd niet duidelijk of dit overzicht alleen voor werknemers zelf inzichtelijk is of dat er ook rapportages voor het management beschikbaar komen.

Deze week trok Microsoft een dergelijk managementtool met inzichten op individueel niveau - Productivity Score - schielijk terug nadat er ernstige kritiek was geuit op de privacy-aspecten van dergelijke overzichten.

Cisco heeft verder geïnvesteerd in de ontwikkeling van WebEx App Hub, een serie API's die WebEx-functionaliteiten beschikbaar stellen voor integratie in apps van derden. Zo is al een integratie gemaakt met een aantal "ecosysteempartners" zoals Box, Dropbox, Salesforce, ServiceNow, MIRO en Workplace for Facebook.