De adoptieconsultant: een steeds belangrijkere rol binnen het veranderproces

Van ‘knoppentraining’…

Nog maar twee jaar geleden deden we overwegend wat wij soms noemen ‘knoppentrainingen’, waarin gebruikers worden getraind op het uitvoeren van bepaalde functies en acties in de software die ze gaan gebruiken. Dit bedoel ik niet negatief of denigrerend, het is namelijk nog steeds een belangrijk onderdeel van het volledige adoptieproces. Maar adoptie gaat tegenwoordig veel verder dan alleen het aanleren van dit soort vaardigheden.

… naar de ondersteuning van veranderprocessen

Adoptieconsultants spelen tegenwoordig een cruciale rol in het begeleiden van veranderingsprocessen, vooral bij de implementatie van nieuwe technologieën en systemen. In deze rol slaan we de brug tussen de bedrijfsbehoeften, de IT-systemen en de medewerkers, en we zorgen ervoor dat veranderingen soepel en effectief worden doorgevoerd.

Verandering begint met visie

Adoptie is geen doel op zich: de manier waarop mensen gaan werken, moet het gevolg zijn van de gewenste verandering. Daar moet een stuk visie bij zitten op de manier waarop de organisatie zou kunnen gaan werken. Wij helpen klanten ook met het ontwikkelen van die visie op het veranderproces. Wij kijken naar de mogelijkheden van de technologie en vertalen die naar de beste scenario’s voor de inzet daarvan.

De business case van verandering

Organisaties moeten ook kritisch kijken naar de business case van de beoogde verandering. Wat is de toegevoegde waarde, als je de kosten van de licentie en training afzet tegen de waarde voor de medewerker of organisatie? Een goed voorbeeld daarvan is AI waar heel veel bedrijven mee bezig zijn – helaas niet altijd met evenveel visie op de inzet daarvan. De belofte van efficiency en productiviteit is groot, maar waar zit het rendement? Zit dat in het bedrijfsproces, in de rol van de medewerker binnen dat proces of in het versnellen of automatiseren van werkzaamheden?

Meerdere niveaus

Een veranderproces beperkt zich niet tot individuele medewerkers, dat gaat de hele afdeling of organisatie aan. Als adoptieconsultant ben ik tegenwoordig dus ook op meerdere niveaus aan het werk. Hoog over kijk ik samen met de klant naar de ‘stip op de horizon’: waar willen jullie als organisatie naartoe? Uiteraard kijken we naar de mogelijkheden en visie van bijvoorbeeld Microsoft, en met onze praktijkervaring vertalen we dat naar een advies. Met de IT-afdeling bereiden we de technische aspecten voor, waaronder Microsoft 365 Governance en Microsoft Purview voor onder andere datalabeling. En voor de gebruiker kijken we vooral naar de consequenties voor de werkwijze.

Veranderend werk

We worden als adoptieconsultants nu ook veel vroeger in het traject betrokken, om de organisatie door te lichten en te bepalen welke strategie nodig is om de gewenste verandering te realiseren. Dit gaat verder dan alleen trainingen geven aan eindgebruikers; het omvat ook het analyseren van processen, het adviseren over veranderstrategieën, het ontwikkelen van instructiemateriaal zoals filmpjes en handleidingen en het begeleiden en coördineren van het hele proces.

Veranderende eisen

Deze veranderingen stellen ook andere – hogere – eisen aan de moderne adoptieconsultant. De functie vereist een breed scala aan vaardigheden, waaronder kennis van verandermanagement, technische expertise en sterke communicatieve vaardigheden. Het is een rol die continue ontwikkeling en aanpassing van de consultants vereist, omdat de technologie en de behoeften van organisaties voortdurend evolueren. Zeker met de opkomst van AI en applicaties zoals Copilot zien we dat die evolutie telkens sneller gaat.

Mijn eigen rol

Mijn eigen rol heeft zich in ongelofelijk snel tempo ontwikkeld. Twee jaar geleden was ik vrijwel alleen maar met ‘knoppentrainingen’ bezig. Nu zit ik veel meer in veranderprocessen en -trajecten en ik ben bezig om de klant en de gebruiker daarin mee te nemen. Ik vind mijn baan nog steeds heel leuk en divers. De ene keer voer ik hoog-over gesprekken, de volgende klant leg ik de waarde van adoptie uit. En de volgende keer leg je een gebruiker uit: als je op die knop drukt, dan kan je dat ermee doen. Gewoon, omdat ik dat onderdeel van adoptie ook leuk vind.

Wilt u hier meer over weten?

Van het ontwikkelen van een strategische visie tot het ondersteunen van de IT-afdeling en het coachen van gebruikers – de adoptieconsultant zorgt ervoor dat de transformatie niet alleen plaatsvindt, maar ook blijvend waarde oplevert. Kies de weg van de minste weerstand en maak van adoptie een vast onderdeel van uw IT-strategie. PQR helpt u graag op weg.