Ongecontroleerde IT-projecten

Als de ballon zou doorvaren naar Zuid Europa dan zie je nog meer eigen stijlen en ook de bekende betonpalen met uitstekende betonijzers. Een voorziening om in de toekomst, als de behoefte zich voordoet, iets bij te bouwen.

Dit beeld van ongecontroleerde bouwchaos sprong mij voor ogen bij het lezen van berichten over de IT-huishouding van de SVB, het UWV, de Belastingdienst en recentelijk het Kadaster. Maatschappelijk belangrijke organisaties met een grote dienstverlenings- en uitvoeringsverantwoordelijkheid voor het publiek en de overheid. Tegelijkertijd ook organisaties met een ogenschijnlijk identieke IT-problematiek en identiek vernieuwingsfalen. Organisaties die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van belangrijke politieke programma’s en die streven naar een zo groot mogelijke zelfredzaamheid van de burgers als het gaat om hun betrokkenheid bij de uitvoering van regels en programma’s.

Definitie

Het definitieproces is de eerste belangrijke oorzaak van het IT-probleem. Politiek is handjeklap, geven en nemen, proefballontjes oplaten en neerhalen voordat, vaak veel later dan gepland, de regeling in detail is ingevuld. Dit doorgaans zonder de invoeringsdatum uit te stellen. Vaak zijn de nieuwe regels een uitbreiding of modificatie van bestaande regels. Maar die bestaande regels moeten nog wel behouden blijven voor oude gevallen.

Ambitie

Om de tweede ambitie te realiseren - een efficiënte overheid met lage kosten en een hoge mate van zelfredzaamheid van de burgers - wordt de interactie met die overheidsinstanties steeds meer digitaal. De burgerinteractie omtrent de regels moet dus ook geprogrammeerd worden. Vroeger was er een backoffice met deskundige mensen waar je een gesprek mee kon voeren. Maar dat is niet meer van deze digitale tijd. Daarbij komt dat niet iedere burger een digitale vorm van communicatie accepteert.
Een beetje onderneming besluit al snel om de realisatie van een dergelijk complex nieuwe initiatief direct in een separate organisatorische entiteit onder te brengen. Het oude stabiliseren en optimaliseren in efficiëntie. Het nieuwe de mogelijkheden en ruimte geven om zich volledig op de nieuwe functies en technologieën te richten. Met centraal één goed gestructureerde en geïntegreerde gegevensverzameling: met alleen gegevens en losgekoppeld van de processen, regels en interactie. Want gegevensbeheer en procesuitvoering in één toepassing is de doodsteek voor functionele vernieuwing of migratie naar een nieuwe omgeving.
Het laat zich raden hoe de informatiesystemen van bovenvermelde organisaties door de jaren heen zijn gebouwd. Schuurtje na schuurtje aanbouwen omdat er weer een nieuwe ruimte voor een nieuwe activiteit nodig is. Een extra verdieping erop, gestut met de oude palen die er toch al stonden. Alles met verschillende bouwmaterialen (software) en stijlen (architectuur en UI’s) zonder het reeds bestaande dienovereenkomstig te vernieuwen.

Aansturing

Een derde oorzaak voor het probleem is waarschijnlijk de aansturing. De chain of command van politiek via besturen naar ontwerpen en uitvoeren is niet altijd even rechtlijnig. Het is balanceren tussen politiek correctgedrag, de verplichtingen van de organisatie tegenover de maatschappij en de persoonlijke rol, deskundigheid en toekomst van de bestuurder versus die van de uitvoerder. Omdat deze organisaties essentieel zijn voor de maatschappij wordt bij iedere tegenslag weer de portemonnee  getrokken. Dit om de volgende fixer zijn werk te laten doen in plaats van voor de bulldozer om een ruime nieuwe bouwplaats te creëren.

Blijkbaar gaat het nog te goed met BV Nederland zodat we ons (ook politiek) deze Italiaanse bouwpraktijken in de Nederlandse polder kunnen  blijven veroorloven.