Links naar Google Drive-bestanden in gevaar

Het probleem ontstaat doordat Google een betere beveiliging wil aanbrengen op het delen van bestanden die op Google Drive staan. Met een aanpassing wordt een 'resource key' toegevoegd aan bestanden. Wie nog niet eerder het bestand heeft bekeken, moet een URL gebruiken met de betreffende resource key om toegang te kunnen krijgen.

Het gevolg is dat heel veel links naar die Drive-bestanden na de update niet meer werken. Vooral bij grote organisaties met veel gebruikers en bestanden in Google Drive kan dit tot een behoorlijke chaos leiden.

Drie keuzes voor update

Google geeft nu aan dat beheerders de mogelijkheid zelf te kiezen hoe de update op 13 september wordt toegepast. Maken ze hun keuze voor 23 juli, dan krijgen alle eindgebruikers een waarschuwing voor elk bestand dat voortaan met een andere link moet worden benaderd. Wordt de keuze na die datum gewijzigd, vervalt die notificatie-optie.

Er zijn drie keuzeopties: de beheerder kan de beveiligingsupdate helemaal weigeren, maar Google raadt dat sterk af. Als de beheerder kiest voor de wijziging is er nog de mogelijkheid om gebruikers al dan niet in staat te stellen de update voor specifieke bestanden te verwijderen.

In de tweede fase tot 25 augustus, krijgen de gebruikers dan een waarschuwing welke bestanden te maken krijgen met de aanpassing, tenminste als de beheerder zijn keuze niet heeft gewijzigd na 23 juli. Als de beheerder heeft gekozen voor de optie dat gebruikers de aanpassing kunnen weigeren voor sommige bestanden, hebben ze tot 25 augustus om aan te geven voor welke bestanden dat van toepassing is. Vanaf 13 september gaat Google de update dan uitvoeren en die actie is naar verwachting eind september klaar.

Youtube-video's mogelijk ook onvindbaar

Google waarschuwt tevens voor een verandering aan de beveiliging van sommige YouTube-video's. Door een aanpassing in 2017 zijn veel Unlisted video's ontstaan. Google is nu van plan die allemaal onder de instelling 'Private' te brengen. Dat betekent dat die video's niet meer te vinden zijn voor derden die niet de link hebben gekregen. Wie wil voorkomen dat eigen video's onvindbaar worden, moet dus zelf in de instellingen het label in 'Public' veranderen of aangeven dat ze in de 'Unlisted'-sectie blijven staan. Dan krijgen ze echter geen beveiligingsupdate. Om dat te voorkomen kunnen deze video's ook worden verwijderd en opnieuw worden geplaatst onder de 'Unlisted'-optie. Dat moet wel voor 23 juli zijn gebeurd. Google benadert de betrokkenen overigens direct met de noodzaak een keuze te maken.