De meest gemaakte fouten bij overheids-ICT op een rijtje

De rode draad in de jaarrapportage 2022: doordenk de start van ict-projecten beter. Vragen aan een ICT'er of iets kan, is niet per se een goed idee, want het antwoord zal doorgaans zijn dat het inderdaad technisch mogelijk is. Dat mag dan zo zijn, maar niet alles kan zonder consequenties voor kosten en doorlooptijden, schrijft AcICT.

Het eerste, overkoepelende advies is dan ook dat er bij beleidsaanpassingen meer aandacht moet zijn voor uitvoerbaarheid. "Beleidsmedewerkers zoude samen met de ICT-deskundigen beter moeten kijken naar wat de wet of het beleid beoogt, en welke alternatieven er zijn om dat doel te bereiken", staat in het rapport. Nu wordt ICT meestal niet of pas te laat betrokken bij nieuw beleid of nieuwe wetten.

Twee: kleine stapjes

Advies twee luidt: vernieuw in kleine stapjes. Nog al te vaak kiezen beleidsmakers voor totaal nieuwe systemen. "Bij zes van onze adviezen dit jaar wordt te weinig rekening gehouden met de onderliggende verwevenheid tussen bestaande ICT-systemen. Bovendien wordt te veel tegelijk opgepakt, bijvoorbeeld door het combineren van een systeemvernieuwing met uitgebreid procesveranderingen of de introductie van generieke oplossingen". Bouw een opgave liever stapsgewijs op, adviseert het adviescollege, anders gaat het vaak mis.

"Maak weloverwogen gebruik van interne en externe onderzoeken". Daarmee spoort het adviescollege opdrachtgevers én opdrachtnemers aan om kritisch te zijn op nieuwe opdrachten. "Helaas is tijdens onze onderzoeken gebleken dat het effect van een aantal extern gevraagde adviezen beperkt is, omdat de kernproblematiek in de opdrachtformulering vanuit de opdrachtgever ontbreekt", schrijft AcICT. "Wees scherp op de opdrachtformulering en geef de opdrachtnemer de ruimte om observaties buiten de gevraagde opdracht, maar relevant voor het project, te onderzoeken."

Drie: stevige basis

Ten slotte adviseert AcICT om te zorgen voor een stevige basis. Dit advies is gebaseerd op rode draden over meerdere jaren heen, ook van voorganger Bureau ICT-toetsing (BIT). Het adviescollege stelt teleurgesteld vast dat een deel van hun adviezen telkens terugkeert. Ze denken dat dit te ondervangen is door de start van projecten beter te doordenken.

Terugkerende adviezen

De adviezen die sinds 2015 het vaakst terugkeren, zijn:

1. De gemaakte businesscase is onvoldoende. Er is meer aandacht nodig voor te onderzoeken alternatieven, inclusief voor- en nadelen. Veel meer aandacht is nodig voor het inschatten van de omvang en de daarbij horende kosten. Een goede businesscase moet samengaan met aandacht voor batenmanagement, ook na afronding van een project. AcICT verwijst naar de handreiking over businesscases die ze in 2022 uitbrachten.
2. Er moet beter worden nagedacht over hoe het project succesvol een informatiesysteem kan realiseren. ‘Als een heldere omschrijving van de relaties met andere systemen en gebruikersgroepen ontbreekt, dan is niet te bepalen welke interfaces nodig zijn of met welke gebruikersgroepen rekening gehouden moet worden’, waarschuwt AcICT. Het adviseert om bij de start van een project de afhankelijkheden van het systeem te bespreken. Anders worden kosten en doorlooptijden namelijk te optimistisch ingeschat.
3. Kies voor een projectaanpak, waarbij wordt voldaan aan noodzakelijke voorwaarden om een oplossing te kunnen ontwikkelen. Dat betekent dat er door de opdrachtnemer een goede fasering is ingebouwd, dat nieuwe technologie kleinschalig wordt uitgeprobeerd, dat er voldoende kennis is in het ontwikkelplan, dat er toegang is tot de juiste ontwikkelomgevingen en dat er met de opdrachtgever wordt nagedacht over een implementatieplan.

De rapportage eindigt nog wel met een positieve noot. Het adviescollege heeft nu veel meer contact met ministeries dan voorheen. Dat geeft het adviesorgaan de kans om dingen uit te leggen en handvatten te bieden voor opvolging van de adviezen.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op Binnenlands Bestuur, zustertitel van AG Connect.