Zo haal je meer waarde uit multivendor outsourcing

Meer waarde halen uit de prestaties van meerdere IT-uitbestedingsleveranciers kan een uitdaging zijn. Organisaties kiezen steeds vaker voor IT-multisourcingstrategie, waarbij ze IT-diensten uitbesteden aan meerdere leveranciers tegelijk, die onderling van elkaar afhankelijk zijn [1]. De volwassenheid van enterprise architectuur (EA) kan de gezamenlijke prestaties van uitbestedingsleveranciers verbeteren.

Omdat de leveranciers van elkaar afhankelijk zijn, zorgen de gezamenlijke leveranciersprestaties voor de echte waarde.

EA wordt vaak toegepast om waarde uit IT te halen en prestaties te verhogen. Maar weinig organisaties hebben echter een volwassen enterprise architectuur. Enterprise architectuur en IT-multisourcingrelaties relateren beide aan vraagstukken rondom inter-organisatie, integratie en interoperabiliteit. Hoe groter de EA-volwassenheid, hoe meer dit mogelijk kan bijdragen aan de waarde van multisourcingrelaties.

EA-volwassenheid meten kan goed met het DyAMM-model [3]. Dit model is een hulpmiddel om stapsgewijs een architectuurfunctie vorm te geven en de huidige staat van de EA te beoordelen. Het bevat 17 focusgebieden, die elk hun unieke volwassenheidspad en prioriteit hebben binnen het model. De laatste versie is gepubliceerd [4] in 2019 en openbaar beschikbaar.

Bijdrage volwassen enterprise architectuur

Een hogere enterprise architectuurvolwassenheid draagt bij aan het behalen van gezamenlijke prestaties in IT-multisourcingrelaties. Acht EA-volwassenheidsaspecten leveren een positieve bijdrage aan collectieve leverancierswaarde.

1. De afstemming met de bedrijfsstrategie - de mate waarin architectuurkeuzes in lijn zijn met organisatiedoelstellingen – verbetert het vermogen van de organisatie om bedrijfsresultaten te definiëren en te monitoren en de juiste leverancier te (her)selecteren. Doordat er bedrijfsresultaten gedefinieerd kunnen worden die relateren aan de leveranciers kunnen zij ook prestaties leveren die bijdragen aan de bedrijfsstrategie. Als je dit niet hebt bestaat het risico dat afspraken worden gemaakt met de leveranciers die los staan van de bedrijfsstrategie van een organisatie.
2. Als architectuur wordt ontwikkeld door een brede vertegenwoordiging van business en IT worden de onderlinge relaties tussen EA-lagen en de positionering van de IT-multisourcing hierop duidelijk gemaakt. Zo kunnen de behoeften van de organisatie worden gedefinieerd en kan EA-interactie met de IT-multisourcing-leveranciers intensiever plaatsvinden. Inzicht in de onderlinge afhankelijkheden, het mogelijk maken van bedrijfsresultaten en het vergroten van de haalbaarheid van architecturen verbeteren gezamenlijke leveranciersprestaties.
3. Het gebruik van architectuur als richtinggevend en managementinstrument kan het definiëren en monitoren van bedrijfsresultaten voor IT-multisourcingleveranciers en standaardisatie van EA-producten vergemakkelijken. De realisatie van bedrijfsresultaten en uniformiteit van EA-producten zorgt voor harmonisatie bij de leveranciers en bevordert gezamenlijke prestaties.
4. Een hoge mate van EA-interactie en samenwerking binnen de organisatie verbetert het definiëren en volgen van bedrijfsresultaten. Indien je hierin volwassen bent kun je beter bedrijfsresultaten definiëren en monitoren. Maar ook buiten de organisatie zorgt het ervoor dat je meer over EA spreekt met de IT multi-sourcingpartners, wat op zijn beurt leidt tot betere architecturen.
5. Het beheren van architectuurproducten zodat deze actueel en functioneel zijn zorgt ervoor dat leveranciers consistent kunnen acteren in lijn met recente architectuurproducten. Dit zal de standaardisatie bevorderen over de leveranciers heen, wat het beheer vergemakkelijkt. De gezamenlijke prestatie profiteert van het beperken van afwijkingen.
6. Door de huidige en toekomstige situatie vanuit een architectuurperspectief in samenhang weer te geven, ontstaat inzicht in de huidige en toekomstige situatie en de onderlinge verbanden tussen EA-lagen, inclusief de positionering van de IT-multisourcing-leveranciers. Dit heeft een positief effect op de collectieve prestaties, aangezien zij kunnen toewerken naar een gedeeld eindresultaat, hun onderlinge afhankelijkheden helder hebben en weten hoe ze relateren aan de business van de klantorganisatie.
7. Wanneer een organisatie architecturen kan vertalen naar de uitvoering komt dit gezamenlijke leveranciersprestaties ten goede door geoperationaliseerde EA-richtlijnen. Implementeerbare architectuurrichtingen voorkomen dat IT-multisourcing leveranciers onmogelijke initiatieven moeten uitvoeren.
8. Tot slot helpt het implementeren van monitoringmechanismen  om te bepalen of de organisatie conformeert aan de architectuurprincipes en uitgangspunten. Dit leidt tot een effectievere uitvoering van operationele processen en het monitoren van bedrijfsuitkomsten van de multisourcingsamenstelling. Consequenties zoals het herstellen van incidenten, het ontwikkelen van diensten en het volgen van bedrijfsresultaten verhogen de gezamenlijke leveranciersprestaties.

Team leveranciers samenstellen

Tot slot zijn er verschillende typen afhankelijkheden tussen leveranciers in een IT-multisourcingrelatie. Situaties waarin leveranciers op elkaar moeten wachten, zijn relatief eenvoudig te managen vergeleken met situaties waarin leveranciers gezamenlijk dezelfde middelen moeten produceren of gebruiken.

Praktijkaanpak voor huidige IT-multisourcing-relaties

De inzichten uit dit artikel kunnen direct worden toegepast in de praktijk. Het maakt duidelijk welke EA-volwassenheid aspecten relevant zijn voor collectieve prestaties en biedt organisaties concrete handvatten via het DyAMM EA-volwassenheidsmodel. Ook biedt het een hulpmiddel om de haalbaarheid van een multisourcingsstrategie te beoordelen en voorkomt het dat organisaties verkeerde sourcingsbeslissingen nemen. Richtlijnen over de samenstelling van de leveranciers kunnen bovendien de slagingskans vergroten.

Zo kun je je huidige IT-multisourcingrelaties verbeteren:

• Identificeer de huidige IT-multisourcingrelaties en meet de gezamenlijke leveranciersprestaties; beoordeel ook de bestaande EA- volwassenheid.
• Pas de EA-aspecten en beoogde prestatievoordelen toe om focuspunten voor verbetering te identificeren. Begin met de IT-multisourcingovereenkomst met de laagste gezamenlijke leveranciersprestaties. Verbeter de vereiste EA-volwassenheidsaspecten en (her)definieer de IT-multisourcingsamenstelling.
• Ontwikkel een verbeterplan voor de IT-multisourcingrelatie op basis van de uitkomst van stap twee en het DyAMM-raamwerk voor verbeteringsacties. Geef prioriteit aan acties met een hoog impact en lage investering.
• Monitor continu de resultaten van het verbeterplan door de collectieve leveranciersprestaties van de geselecteerde IT-multisourcingrelaties te meten. Stel het verbeterplan indien nodig bij op basis van de geïdentificeerde EA-aspecten en beoogde voordelen.
• Bij het (her-)bepalen van een IT-sourcingsstrategie, pas de EA-aspecten en beoogde voordelen toe om de haalbaarheid van een multisourcingsstrategie te beoordelen. Herhaal de cyclus van stap één.