Universiteit Leiden: In 4 stappen naar RPA

“RPA biedt ons de schaalbaarheid die we nodig hebben”, zegt Rob van den Wijngaard, Hoofd Administratief Service Centre bij Universiteit Leiden. “RPA helpt ons efficiënter te werken. Je zet vaardigheden niet meer in voor repeterende activiteiten, maar voor de dienstverlening. Op die manier creëer je tijd om mooie dingen te doen.”

De Universiteit Leiden zet RPA onder andere in voor het automatiseren van het cashmanagement en het verwerken van inkoopfacturen. "Een robot haalt doorlopend PDF-facturen uit de mail en verplaatst ze naar een workflowomgeving", zo geeft Van den Wijngaard als voorbeeld. En ook de crediteurenadministratie van de onderwijsinstelling krijgt te maken met robotics. “Het dendert maar door.”

Klaverbladmodel

Toch is het juist dat ‘doordenderen’ waar Van den Wijngaand organisaties voor waarschuwt. “Een verandering, zoals de stap naar robotics, is meer dan alleen een implementatie van techniek. Iedere keer wanneer je een nieuwe robot inschakelt, snijd je repeterende handelingen weg. Je vraagt mensen om iets anders te gaan doen. Als je robotics vervolgens als een pure ICT-exercitie benadert zonder oog voor de menselijke factor, krijg je frustraties en op termijn een serieus probleem met het draagvlak.”

Van den Wijngaard hangt zelf het ‘klaverbladmodel’ aan. In dat model staan vier componenten centraal die als het aan hem ligt evenveel aandacht verdienen:

1. Mensen
“Een nieuwe ontwikkeling zoals RPA brengt ook een nieuwe manier van werken met zich mee. Daar moet je mensen wel in meenemen en bij betrekken”, vindt Van den Wijngaard. “Ga zo snel mogelijk op de zeepkist staan en leg uit wat je gaat doen. En vertel dan ook het eerlijke verhaal. Want ja, sommige werkzaamheden verdwijnen. Werknemers moeten invulling gaan geven aan een nieuwe toekomst. Als werkgever heb je de verantwoordelijkheid om ze daarin te begeleiden.”

2. Techniek
Hoewel een focus op alleen techniek moet worden voorkomen, kan RPA natuurlijk ook niet zonder. “De IT-omgeving moet stabiel genoeg zijn om robotics te incorporeren. Bij de Universiteit Leiden gebruiken we daarom altijd de nieuwste releases van software.”

“Dat betekent ook dat we nu onze reis naar SAP HANA hebben ingezet, zodat we niet voor verrassingen komen te staan als onze huidige SAP ERP-omgeving in 2025 niet meer wordt ondersteund”, vervolgt Van den Wijngaard. “We migreren nu ons businesswarehouse naar de HANA in-memory database. De next big step is SAP S/4HANA.”

3. Processen
Een eerste stap in een RPA-project is het selecteren van de processen die in aanmerking komen voor robotisering, want niet elk proces is geschikt. Zo moet er sprake zijn van repeterende taken. Maar er zijn ook processen nodig om te controleren of een robot zijn werk wel goed doet. “Zorg er met governance voor dat je niet afhankelijk bent van robots en kunt bijsturen.”

4. Strategie
“Trap bovendien niet in de valkuil dat je RPA geïsoleerd wilt doen, want dan loop je spaak”, waarschuwt Van den Wijngaard. “Neem robotics op in je concept. Zo streven wij naar continuous improvement, door met kleinere projecten continu verbeteringen door te voeren. En teams daar ook verantwoordelijk voor te maken. RPA is slechts een middel om te komen tot continuous improvement, net zoals bijvoorbeeld analytics dat is.”

“Er komen erg veel veranderingen op organisaties af, van robotics en analytics tot onvermijdelijke vervangingen van de IT-backbone”, besluit Van den Wijngaard. “Die veranderingen kun je alleen absorberen als je naast de techniek ook aandacht hebt voor de strategie en je processen en de menskant belangrijk maakt.”