Factuurproces nog steeds één grote papiermolen

Er zijn tegenwoordig uitstekende oplossingen om administratieve systemen van crediteuren en debiteuren snel en nagenoeg foutloos met elkaar te laten 'praten'. Dat kan bijvoorbeeld met XML e-facturen, directe verbindingen op basis van EDI of met portals van een externe factureringsdienstverleners. Toch wordt wereldwijd nog steeds meer dan de helft van alle facturen uitgeprint, fysiek verzonden, handmatig gescand en overgetikt.

Redactie AG ConnectMeer van deze auteur

53% van organisaties scant papieren facturen nog steeds zelf, een kwart scant facturen helemaal niet. Ook de pdf-factuur is nog volop in gebruik.

Een en ander blijkt uit de Global E-Invoicing Study 2012 van e-factureringsspecialst Basware. Samen met het Institute of Financial Operations (IFO) bevroeg de technologie leverancier ruim 900 financiële professionals in de VS, Zweden, Engeland, Noorwegen, Duitsland en Finland. Het onderzoek wijst onder meer uit dat:

69% van de onderzochte bedrijven z'n facturen binnenshuis afdrukt
81% van de facturen voor verwerking wordt gescand.
26% van de ondernemingen besteedt het scannen van aankoopfacturen uit
het MKB besteedt slechts 11% het scannen van facturen uit

.pdf-factuur bijna even achterlijk als papier

Het door administratieve software onverwerkbare pdf-bestand is nog steeds het meest voorkomende formaat voor ‘elektronische’ facturen (58%). Bedrijven die wel geautomatiseerd verwerkbare formats gebruiken - zoals XML of EDI - plukken daar volgens de onderzoekers rechtstreeks de vruchten van: 56% van de bedrijven met geavanceerde technieken ervaren een kostenbesparing voor het factuurproces. 38% zag een afname in factuurfouten.