IT-organisatie heeft terminator nodig

Maar afscheidnemen van oude applicaties duurt lang. Zelfs als een nieuwe applicatie of een alternatief beschikbaar is, kan het nog vele maanden of zelfs jaren duren voordat het oude systeem volledig is uitgezet.

Waarom is het toch zo moeilijk om afscheid te nemen van verouderde applicaties? Hieronder een overzicht van de belangrijkste oorzaken:

• Het uitzetten van applicaties kost geld (en moeite) en gaat dus ten koste van het beschikbare ontwikkelbudget. Wie gaat het betalen?
• Conflicterende belangen van betrokken stakeholders zoals gebruikers en beheerders (die zien mogelijk hun werk verdwijnen).
• Onduidelijke businesscase, aangezien men eigenlijk geen inzicht heeft wat de huidige applicatie daadwerkelijk kost (kosten van gebruik, beheer en onderhoud).
• Ontbreken van formeel eigenaarschap van de applicatie. Wie is nu eigenlijk verantwoordelijk?
• Onduidelijkheid over hoe andere systemen afhankelijk zijn van de applicatie. Wat is de impact en wat zijn de risico’s?
• Applicaties bevatten historische bedrijfsgegevens die moeten worden gemigreerd of bewaard (zoals ten behoeve van wet- en regelgeving).
• Meerjarige licentie- en onderhoudscontracten lopen gewoon door (ook al wordt de applicatie niet meer gebruikt).
• Applicatie blijft nog draaien om de historische bedrijfsgegevens in het oude systeem te kunnen raadplegen.

Het is op zich niet verrassend dat het uitschakelen nogal problematisch en kostbaar is. De oude applicatie heeft zich in de loop der tijd diep ingegraven in het complexe IT-landschap. Voordat een applicatie kan worden uitgezet, moet het volledig ontvlochten worden uit het landschap van interfaces en afhankelijkheden. Bovendien ontbreekt vaak de benodigde informatie om het uitfaseren te vergemakkelijken. Denk aan: wie zijn de gebruikers, welke bedrijfsgegevens moeten we migreren, welke integraties zijn er met andere systemen? Door het ontbreken van dit inzicht brengt het uitzetten risico’s met zich mee.

Uitstel

Daarbij hebben betrokken partijen veelal verschillende belangen, zoals de eigenaar, de gebruikers of beheerpartij. De gebruikersorganisatie heeft het al druk genoeg en stellen de beslissing liever uit. Het onderhouds- en beheerteam, vaak een externe partij, heeft er belang bij om de levensduur van de applicatie nog even te verlengen.

De vraag is dus: wat moet je doen om het opruimen van verouderde systemen te versnellen? Hieronder worden de belangrijkste punten genoemd:

1. Opzetten van applicatieportfoliomanagement (het in kaart brengen van alle applicaties en de doelarchitectuur vaststellen).
2. Identificeer applicaties die niet meer passen in de doelarchitectuur en waarvan we afscheid willen nemen.
3. Maak duidelijke afspraken en doelstellingen met betrokken partijen zoals wanneer de applicatie moet zijn uitgezet.
4. Communiceer en publiceer deze lijst van applicaties (en afspraken) op één web-portaal (zodat iedereen op de hoogte is).
5. Start vroegtijdig met het analyseren van contracten en afspraken zodat deze tijdig kunnen worden aangepast.
6. Houd verdere investeringen in de applicatie tegen (zoals upgrades en andere wijzigingsverzoeken).
7. Maak een standaard-decommission-draaiboek met alle activiteiten die nodig zijn om een applicatie uit te kunnen zetten.
8. Stel hulpmiddelen beschikbaar zoals tools om de data van de oude applicatie automatisch te kunnen archiveren (of te migreren).
9. Zorg voor periodieke terugkoppeling van de voortgang.
10. Eis van ieder project dat nieuwe applicaties introduceert, om ook het oude systeem uit te zetten (onderdeel maken van het projectbudget).

De basis voor een goed functionerende IT-organisatie wordt gevormd door de service- en applicatieportfolio-administratie. Helaas is het nog steeds zo dat organisaties niet eens weten welke applicaties er allemaal draaien, laat staan dat men actief kan sturen op het uitzetten en vervangen van deze systemen. Door het ontbreken van dit inzicht en van afspraken wordt er jaarlijks nog steeds geïnvesteerd in verouderde applicaties en worden onnodige upgrades uitgevoerd.

Draaiboek

Om het uitzetten in goede banen te leiden is het verstandig om een standaarddraaiboek en een checklist te ontwikkelen. Daarbij is een centraal team nodig dat een aantal van de decommission-activiteiten kan ondersteunen en coördineren. Denk aan het aanbieden van hulpmiddelen om de applicatie te scannen, interfaces in kaart te brengen en data te exporteren en te migreren. En natuurlijk als laatste: wijs een terminator aan die verouderde applicaties gaat elimineren.