SAP-licentiebeleid: stap vooruit maar kan beter

De introductie van dit programma is een grote stap voorwaarts. Het maakt het nieuwe licentiemodel begrijpelijk voor de gebruikers en beperkt het risico op compliancy-issues omtrent indirect gebruik. Bovenal helpt het organisaties de juiste keuzes te maken in het inrichten van licenties volgens het nieuwe model.

EDI: hét onderwerp van gesprek

Een van de meest gestelde vragen door SAP-gebruikers over indirect gebruik is: ‘hoe past EDI in het nieuwe model?’. Het regelen van licentiezaken rondom EDI is voor veel organisaties een grote uitdaging, al vanaf de introductie van het nieuwe model. Hierover spreken alle gebruikersverenigingen regelmatig met het SAP licentieteam, wiens inzet ik enorm waardeer. We zijn het niet altijd eens, maar dat we duidelijkheid en transparantie aan de gebruikers moeten verschaffen staat voor alle betrokken partijen als een paal boven water. Dit is dan ook een blijvend onderwerp van gesprek tussen SAP en de gebruikersverenigingen, waar nog geen eenduidig antwoord op is.

Meer inzicht in indirect gebruik

Transacties die ontstaan in een SAP-systeem (ECC or S/4HANA) door middel van EDI worden gezien als indirect gebruik. Het gaat hierbij om het creëren van documenten. Het licentiemodel dat afgelopen jaar geïntroduceerd is door SAP, maakt licentiezaken rondom indirect gebruik eenvoudiger. Het is een model gebaseerd op documenten, waarbij er negen documenttypen zijn gedefinieerd waarvoor kosten in rekening worden gebracht.

Het is dan ook zaak om inzichtelijk te hebben hoeveel documenten jouw organisatie gebruikt. De eerste manier om dit te achterhalen is een schattingstool binnen SAP Notes. Als onderdeel van DAAP stelt SAP resources beschikbaar uit haar Global Licence Audit and Compliance (GLAC) team, om de schattingen zo accuraat mogelijk te maken. De tweede optie is door middel van SAP Passport. Na de installatie hiervan telt het systeem de documentaantallen die via indirect gebruik zijn ontstaan.

Eenmaal inzichtelijk hoeveel documenttransacties plaatsvinden in jouw organisatie, dan is het tijd om de huidige licentielevels ernaast te leggen. Om te bepalen of dit op elkaar aansluit, is diepgaand begrip van SAP-contracten nodig. Gebaseerd op begrip van je huidige contract en inzicht in het aantal (indirecte) gebruikers, kun je bepalen hoe jij jouw licentiezaken wil inrichten.

Grote vooruitgang, maar tevens nog een lange weg te gaan

Er is nog nooit zo veel duidelijkheid geweest op het gebied van licentiezaken. Desalniettemin blijven we nauw samenwerken met alle gebruikersverenigingen wereldwijd en met SAP om de communicatie rondom het nieuwe model en het model zelf naar een nog hoger niveau te tillen.