Een derde bedrijven archiveert geen e-mail

Hoe groter de organisatie, hoe vaker er sprake is van een duidelijk e-mailbeleid. Toch heeft nog altijd 15 procent van de bedrijven met meer dan duizend geautomatiseerde werkplekken geen beleid rondom het gebruik van e-mail. Als er wel sprake is van een duidelijk beleid, dan wordt er door iets minder dan de helft (44%) van de ondervraagde verantwoordelijken overlegd met collega’s van andere afdelingen. In de meeste gevallen (45%) wordt het beleid besproken met het managementteam of de board. Ook wordt overlegd met IT (15%) en juridische zaken (12%).

Geen technische oplossing

Zo’n 44% van de ondervraagde organisaties heeft geen oplossing in huis voor het automatisch archiveren van e-mail. In de meeste gevallen wordt dit opgelost door geregeld back-ups te maken (42%) of het aan de gebruiker zelf over te laten hoe de mail te archiveren (52%). Bedrijven met meer dan duizend geautomatiseerde werkplekken hebben vaker een oplossing in huis dan kleinere bedrijven.
Het maken van een back-up of het aan de gebruiker zelf overlaten om de e-mail verantwoordelijk op te slaan is volgens Jan Scholtes, Chief Strategy Officer van ZyLAB, niet altijd even verstandig. “Want alle goede intenties ten spijt, het blijft een uitdaging om de honderden e-mails die we per week ontvangen, op een verantwoordelijke manier te beheren.”

‘Bedrijven moeten zich meer zorgen maken’

De meesten respondenten verwachten geen juridisch onderzoek en als het toch zover komt, dan is de verwachting dat de huidige manier van archiveren volstaat. Enige zorgen die worden uitgesproken, betreffen de toegankelijkheid van de bestanden (formaat, locatie etc.) of problemen met betrekking tot de privacywetgeving. “Bedrijven zouden zich iets meer zorgen moeten maken. Het maken van back-ups is niet in alle gevallen voldoende. Back-ups zijn heel slecht doorzoekbaar en worden in tegenstelling tot archieven niet geconverteerd naar een nieuw systeem. Dat kan een probleem worden als je onverhoopt gedwongen wordt bepaalde informatie te overhandigen.”

In Nederland stellen verschillende instanties, waaronder de belastingdienst, strenge retentie-eisen aan de administratie van een onderneming. Scholtes: “Onder administratie vallen ook e-mails en afspraken en agenda’s die tegenwoordig worden gemaakt in Exchange. En let hierbij op, digitale correspondentie moet ook digitaal worden bewaard.”