Minister gaat door het stof over mislukt coronaproject voor veilig videovergaderen

"Het proces dat had moeten leiden tot een veilige videovergaderomgeving voor de overheid, is niet zorgvuldig verlopen. Dat betreur ik en ik neem maatregelen om herhaling te voorkomen", bekent minister Hanke Bruins Slot van Binennlandse Zaken. Zij antwoordt op vragen van SP-parlementariër Renske Leijten naar de opdracht voor de ontwikkeling van dat systeem door een stichting waar ambtenaren van het ministerie zelf bij betrokken waren.

Thijs DoorenboschMeer van deze auteur

Hanke Bruins Slot — © Rijksoverheid

Rijksoverheid

Het gaat om de stichting New Trust Foundation (NTF) die, in opdracht van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR), in 2020 een prototype van een beveiligde voorziening voor videovergaderen zou ontwikkelen. Dit moest dan een alternatief zijn voor WebEx. Dat videovergadersysteem van Cisco was door de overheid gekozen als platform voor videobellen, maar mag omdat het een Amerikaanse clouddienst is, alleen voor ongerubriceerde [niet geheime - red] informatie worden gebruikt.

"De besluitvorming over de gunning [...] is onvoldoende onderbouwd en vastgelegd. De opdracht is niet gedocumenteerd in de vorm van een contract en de interne verantwoordingsprocedure was gebrekkig", concludeert Bruins Slot in haar antwoord op de vragen van Leijten. "De gang van zaken rondom stichting NTF riep de schijn van belangenverstrengeling op."

Ambtenaar persoonlijk in bestuur

De stichting NTF komt voort uit een kennisgroep van ambtenaren en marktpartijen die in het voorjaar van 2018 is opgericht om in een vertrouwde omgeving informatie te bespreken over het bevorderen van digitale betrouwbaarheid en het verantwoord gebruik van identiteit, gegevens en systemen. Een jaar later was er behoefte om deze kennisgroep een officiële status te geven in de vorm van een stichting. Begin 2020 is een ambtenaar van de UBR op persoonlijke titel en onbezoldigd bestuursvoorzitter geworden van de stichting NTF. Drie maanden later werd een tweede UBR-ambtenaar secretaris van de stichting.

Vervolgens heeft UBR voor de stichting NTF de financiering mogelijk gemaakt voor het ontwikkelen van een prototype voor veilig videovergaderen, als alternatief voor WebEx. UBR heeft een potje voor voor innovatie beschikbaar waaruit dit werd betaald. Voordat dit gebeurde is advies gevraagd aan de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) die departementen adviseert bij inkooptrajecten en die onderdeel is van de UBR-organisatie. HIS adviseerde vanwege de haast die geboden was om snel met een veilig alternatief te komen voor WebEx vanwege de situatie die de coronapandemie te weeg bracht. Het project werd geheim verklaard omdat het ging om de uitwisseling van gevoelige informatie. De directie Constitutionele Zaken en Wetgeving (CZW) van het ministerie van BZK heeft vervolgens geoordeeld dat het gezien de dwingende spoed te verdedigen was dat het project één op één gegund werd en dat er niet gekozen werd voor een aanbesteding.

Er ging veel mis

Bruins Slot: "De besluitvorming over de gunning is evenwel onvoldoende onderbouwd en vastgelegd. Ook is de opdracht niet gedocumenteerd in de vorm van een contract en was de interne verantwoordingsprocedure gebrekkig. Wat betreft het besluitvormingsproces binnen UBR had een betere balans moeten worden nagestreefd tussen snelheid enerzijds en zorgvuldigheid anderzijds. Breder laten adviseren en meenemen van de resultaten hiervan, hadden kunnen leiden tot een betere kwaliteit van de besluitvorming over de opdrachtverlening."

De minister benadrukt overigens dat bij controle door de Auditdienst Rijk (ADR) geen onregelmatigheden zijn geconstateerd bij de besteding van de middelen door NTF.