Hoe smart is jouw KPI?

En dan ga je weer aan de slag met je succesfactoren en KPI’s. De kritieke succesfactoren in het bijzonder. Altijd wel iemand die ze ‘kritische succesfactoren’ noemt. Dan heb ik de neiging er zo’n boze smiley bij te tekenen, met opgeheven vingertje. We zijn blij als we een serie goede factoren kunnen benoemen, gelukkig als ze aansluiten op de factoren op andere plekken binnen de organisatie, gelukkiger als we ze kunnen relateren aan het jaarplan, en tevreden als we KPI’s een plek in een succesboom kunnen geven. Het lijkt zo eenvoudig, maar iedere lezer weet hoe lastig dit proces is. Vaak verzuchten ‘we’ ons dat we eigenlijk al eerder hadden moeten beginnen.

Het nieuwe normaal is niet meer normaal

Tegelijkertijd is daar de nieuwe wereld en de nieuwe werkelijkheid. Ik zie die nog niet altijd terug in ons dagelijkse doen en laten als het om jaarplannen gaat. Het ‘nieuwe normale’ is namelijk niet meer zo normaal, laat Peter Hinssen ons al weten in 2010. Rik Maes waarschuwt ons al lange tijd dat bijvoorbeeld organisatieverandering meer wordt beïnvloed door onverwachte gebeurtenissen dan door verwachte (en geplande) gebeurtenissen.

Een ‘controlled’ omgeving zoals die van de wasmachine bestaat immers niet

En Nassim Nicholas Taleb schreef in zijn boek Antifragiel dat we voor organisaties veel meer moeten uitgaan van katveranderingen dan van wasmachineveranderingen. Organisaties zijn namelijk niet vanuit de metafoor van de wasmachine te veranderen – het ene onderdeel eruit, het andere onderdeel erin. Bart Stofberg introduceert dan ook PRINCE3: het managen van projecten in een complexe omgeving, die van de kat. Een ‘controlled’ omgeving zoals die van de wasmachine bestaat immers niet.

Hoe beschrijf je een goede KPI als je in een complexe en veranderende omgeving acteert? Een voorzetje. Om te beginnen: niet alleen focus op het maken van risicologs, maar aanvullend organiseren van dial(o)og. Een risicolog is een lijst maken van wat je al weet.

Maak een KPI die medewerkers aanzet hun competenties in de volle breedte te blijven ontwikkelen

Aanvullend is het nodig om voortdurend de veranderende complexe omgeving te ‘scannen’ en daarop te anticiperen. Geen risicomanagement, maar onzekerheidsmanagement en stakeholdermanagement. Of een KPI die beschrijft dat we 10% van onze tijd gebruiken om na te denken over de organisatie of je functie zoals die er over twee tot drie jaar uit kan zien. Zo kun je als organisatie enigszins anticiperen op ‘the day after tomorrow’. En een KPI die toeziet op samenwerking in multidisciplinaire teams, of ‘gluren bij de buren’ (IT'ers die met hun eigen opgeleverde producten aan het werk gaan bij de ‘klant’, en IT-gebruikers die eens komen kijken bij de ICT of het Cyber Security Center).

En dan tot slot een KPI die medewerkers aanzet hun competenties in de volle breedte te blijven ontwikkelen. Harde diepgaande kennis opdoen, samen én in beroepsorganisaties ervaringen delen, competenties managen, deelnemen aan intervisie en wellicht aanvullend een cursus ‘spreken in het openbaar’ of poëzie.  Gelukkig hebben we volgend jaar weer een kans!