Zet mens centraal bij invoering samenwerkingsapp

Intelligent Communications (IC) speelt een belangrijke rol bij het stimuleren van samenwerking en de manier waarop we communiceren. Het mooie van een IC-oplossing, zoals Microsoft Teams, is dat het niet alleen alle communicatieservices onderbrengt in een enkele gebruikerservaring, maar ook alle relevante applicaties, data en workflows integreert. Hierdoor kan het personeel optimaal met elkaar en met partners buiten de organisatie samenwerken.

Echter vraagt een goede implementatie van een IC-oplossing meer dan alleen de juiste tools. Organisaties zullen daarom een aparte strategie moeten ontwikkelen voor de gebruikersadoptie. Dit kan worden gerealiseerd aan de hand van drie fases: voor, rondom en na de implementatie.

Start met je ‘champions’

Als eerste stap is het noodzakelijk om een multidisciplinair projectteam samen te stellen. De leden van dit projectteam vormen een dwarsdoorsnede van de organisatie en dienen als ambassadeur. Zodra het projectteam is vastgesteld en de gebruikers binnen organisatie in kaart zijn gebracht, kan worden begonnen aan de volgende fase. Hierbij is het belangrijk om de interne ‘champions’ te identificeren. Een ‘champion’ is een persoon die gemotiveerd is om andere te helpen en daarnaast geïnteresseerd is in nieuwe technologie. Zij kunnen collega’s enthousiasmeren door gebruik te maken van de oplossing en waar nodig ondersteunen bij eventuele vragen.

Motiveer de volledige organisatie rondom implementatie

In deze fase worden alle medewerkers aan de hand van een lanceringsevent en verschillende trainingssessies klaargestoomd om gebruik te gaan maken van de IC-oplossing en de endpoints, zoals headsets en conferenceroom systemen. Deze activiteiten laten vooral zien hoe de oplossing het werk makkelijker en leuker maakt. Motivatie betekent immers dat werknemers willen veranderen, in plaats van moeten veranderen.

Biedt ook na de implementatie ondersteuning

Na de ingebruikname is het belangrijk dat gebruikers de oplossing blijven gebruiken. Het is daarom verstandig om regelmatig reviews te houden, tips en tricks te delen en een serviceplan op te stellen. Stakeholders en ‘champions’ kunnen hierbij ondersteunen door bijvoorbeeld verwachtingen te managen en regelmatig naar feedback te vragen.

Kortom, gebruikersadoptie is een essentieel element dat niet over het hoofd mag worden gezien. Technologie kan groei mogelijk maken en ons leven verrijken, echter kunnen we dit alleen maar realiseren als wij, jij en ik, begrijpen hoe we er mee om moeten gaan. Zet daarom niet de technologie en de oplossing centraal, maar de mens.